Die Einführung zum perfekten Projektbericht

In einem Projektbericht wird der aktuelle Status eines Projektes dokumentiert. Dies wird in der Regel von den Verantwortlichen des Projektes übernommen, also entweder von dem/der Projektleiter/-in oder vom Projektmanagement. Die Anforderungen an einen solchen Bericht sind zwar von Projekt zu Projekt, bzw. von Unternehmen zu Unternehmen, unterschiedlich, trotzdem gibt es gewisse Formalien, die beachtet werden müssen. Der Projektbericht gehört also zu den Möglichkeiten der Projektüberwachung.

Der folgende Blog-Artikel zeigt auf, worauf beim Projektbericht besonders geachtet werden muss. Außerdem werden die wichtigsten Schritte beim Schreiben des Projektberichtes aufgezeigt und beschreiben. So können Sie in Zukunft entweder das jeweilige Schreiben persönlich übernehmen oder auch delegieren. Als Support steht dieser Artikel zur Verfügung, sodass ein gutes Ergebnis ohne zu hohen Aufwand bestimmt herausspringt.

Wie schreibe ich einen guten Projektbericht?

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Gehen Sie das Schreiben eines beliebigen Projektberichts an, dann werden Sie sofort merken, dass diese in drei Teile gegliedert sind. Der Aufbau ist nicht unweit von einfachen Aufsätzen, die viele noch aus der Schulzeit kennen. Wir unterscheiden zwischen den folgenden Punkten, welche weiter unten in mehr Detail erklärt werden:

1. Die Einleitung: In diesem Paragraphen werden die wichtigsten Parameter des Projekts dargestellt. Dies kann das gewünschte Ziel des Projekts sein oder auch die verschiedenen KPIs, die Sie mit dem Projekt erreichen wollen. Außerdem muss in der Einleitung die Ausgangslage vom Projekt erläutert werden.
2. Der Hauptteil: Dieser Teil widmet sich dem Projektfortschritt und präsentiert die aktuellen Projektergebnisse.
3. Der Schlussteil: In diesem Teil vom Bericht wird der Status des Projektes evaluiert und dessen zukünftige Progression analysiert. So haben Sie einen Ausblick auf den aktuellen Stand und können herausfinden, ob Sie sich auf dem richtigen Weg befinden oder Anpassungen vornehmen müssen.

Nun haben Sie die absolute Basis zum Beginnen, jedoch gibt es hier noch einen wichtigen Punkt, den Sie beachten sollten: Bevor Sie sich ans Schreiben vom Bericht machen, sollten Sie sich erkundigen, ob Ihre Firma eine Vorlage für solche Berichte benutzt. Viele Unternehmen machen heutzutage von Vorlagen gebrauch, um Projektinformationen einheitlich und verständlich darzustellen. Je nach Branche, Projekts oder Zielgruppe wird der Aufbau des Berichts nämlich von der oben genannten Struktur abweichen. So erfolgt auch die Projektsteuerung einfacher, denn einheitliche Vorlagen machen solche Vorgänge stets einfacher.

 

Die Einleitung der Projektberichts

In diesem Teil setzen Sie das Projekt in einen Kontext, dass diejenigen, die nicht direkt daran beteiligt waren, sich auch eine Übersicht verschaffen können. Außerdem setzen Sie die Rahmenbedingungen für das Projekt. Halten Sie sich in der Einleitung so kurz wie möglich und notieren Sie nur das Nötigste. Die Inhalte dieser Bulletpoints müssen jedoch zwingend enthalten sein:

• Der Projektname: Notieren Sie einen konkreten Projektnamen und teilen Sie dem Projekt gegebenenfalls eine Nummer zu. Besonders zu Identifikationszwecken ist die sehr wichtig und es kann den Beteiligten bei parallel laufenden Projekten helfen, nicht den Überblick zu verlieren. Außerdem finden Sie das Projekt mit einem verständlichen Namen auch leichter als ohne solchen.
• Die Mitarbeiter/-innen & die Stakeholder/-innen: Schreiben Sie auf, wer alles am Projekt mitwirkt und wer daran Interesse hat, dass das Projekt erfolgreich abgeschlossen wird.
• Die Zeitdauer: Notieren Sie, wann das Projekt beginnt und wann dieses fertig sein wird. Schreiben Sie auf, wie lange schon am Projekt gearbeitet wurde.
• Der Status: Geben Sie an, wie es derzeit um das Projekt steht und welche Aufgaben wie weit fortgeschritten sind (z. B. „in Arbeit“, „abgeschlossen“, etc.)
• Das Datum: Schreiben Sie auf, an welchem Datum Sie den Projektbericht schreiben.

 

 

Der Mittelteil des Projektberichts

Der Mittelteil ist inhaltlich der wichtigste Teil vom Projektreport. Hier vergleichen Sie den Ist-Zustand mit dem Soll-Zustand des Projektplans. Auf die folgenden Parameter sollten Sie im Mittelteil definitiv eingehen:

• Die Aufgaben: Was haben Sie bisher gemacht? Woran wird aktuell gearbeitet? Wurde der ursprüngliche Projektplan angepasst?
• Die Ziele: Welches Projektziele haben Sie bereits erreicht? Welche sind noch offen? Gibt es Ziele, die Sie nicht mehr erreichen können oder die sich geändert haben?
• Die Ergebnisse: Welche Ergebnisse wurden realisiert? Wie fortgeschritten ist das Projekt? Ist das Projekt im Verzug und die Projektziele bedroht?
• Die Ressourcen: Welche Ressourcen wurden im Vergleich mit dem Projektplan gebraucht? Wie verlaufen die tatsächlichen Kosten gegenüber den geplanten Kosten?
• Die Risiken: Welche Risiken wurden seit Beginn des Projekts festgestellt? Wurden diese Risiken bereits behoben – und wenn ja, wie? Für welche Risiken muss noch ein Lösungskonzept gefunden werden?

Zu den Tipps für diesen Teil gehört, dass Sie stets konkrete Zahlen nennen sollten. Vermeiden Sie es, geschwollen zu schreiben oder irgendwelche Floskeln zu verwenden. Das ist für den Leser/die Leserin nur verwirrend. Der perfekte Projektstatusbericht ist kurz und bündig und beinhaltet nur das Wesentliche. Auch kann der Projektbericht nicht, zum Beispiel, eine Kostenanalyse oder eine Qualitätskontrolle ersetzen. Der Bericht zeigt den Projektstatus auf, ohne eine Wertung einzunehmen, und ermöglich nötige Anpassungen.

Das Fazit des Projektberichts

Das Ende des Berichts ist eher kurz und liefert eine Zusammenfassung der zuvor genannten Fortschritte. Wenn unerwartete Änderungen anstehen oder gewisse Anpassungen im Projektplan vorgenommen werden müssen, dann müssen diese hier nochmal erwähnt werden. Dies zählt doppelt, wenn die Änderungen die kommenden Projektschritte beeinflussen oder den Zeitrahmen für das Projekt verändern.

Was ist ein Projektzwischenbericht?

Um es kurz zu fassen: Ein Projektzwischenbericht ist eine andere Art, Projektbericht auszudrücken. Der Zwischenbericht, also der Statusbericht, zeigt auf, wie weit Sie mit Ihren Projekten fortgeschritten sind. Jederzeit, wenn Sie Zwischenbericht hören, dann wissen Sie, dass Sie sich noch nicht am Ende vom Projektumfang befinden. Kommen wir aber nun zum Abschlussbericht.

 

 

Was gehört alles in einen Projektabschlussbericht?

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Der Projektbericht zum Abschluss zeigt auf, wie die tatsächlich erreichten Leistungen des Projekts gegenüber den geplanten Leistungen stehen. Der Bericht umfasst nicht nur den finalen Output des Projektes, sondern analysiert auch wie die gebrauchten Ressourcen gegenüber den geplanten zu verstehen sind. Finanziell gesehen gilt es in diesem Teil mit einer exakten Kalkulation die tatsächlichen Kosten und den benötigten Aufwand auszurechnen. So ist auf einen Blick klar, ob das Projekt auf einem hohen Level ein Erfolg war oder nicht.

Fünf Schritte zum erfolgreichen Projektbericht

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Nun konnten Sie sich einen Überblick verschaffen, was es bedeutet einen Projektbericht zu schreiben. Das bedeutet, es geht an das Eingemachte! Die folgenden Paragraphen liefern Ihnen Hilfe, um in fünf Schritten die Umsetzung der Projektberichte zu garantieren.

1) Halten Sie sich kurz

„Kurz und knackig.“ So soll die Informationen im Bericht dargestellt werden. Niemand schreibt oder liest gerne lange Berichte. Benutzen Sie hierfür am besten eine Projektmanagement-Software, wie z. B. TimeTrack!

2) Halten Sie feste Strukturen ein

Bestehen feste Strukturen, dann lohnt es sich, diese auch bei zukünftigen Berichten einzuhalten. Dazu kann auch gehören, eine Projektmanagement-Software und dessen Strukturen anzuwenden. So sind Sie sicher, dass die Fakten für das gesamte Team schnell zugänglich sind.

3) Beginnen Sie vor dem Projektstart

Es ist nie zu früh, um mit dem Schreiben der Projektberichte zu beginnen. Das hilft, Fehler zu vermeiden und liefert frühzeitig wichtige Informationen.

4) Verwenden Sie einheitliche Begriffe

Ganz einfach: mit einheitlichen Begriffen kommt keine Verwechslung innerhalb verschiedener Projekte auf.

5) Benutzen Sie Vorlagen

Wie bereits erwähnt, kann es sinnvoll sein, gewisse Vorlagen zu verwenden. So kann für manche Aspekte Zeit gespart werden und die Entscheidungsgrundlage ist für das gesamte Team verständlich.

Den Projektbericht mit TimeTrack schreiben

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Um Probleme zu vermeiden und die Vorgänge so einfach wie möglich zu gestalten, ist es definitiv sinnvoll mit einer Software zu kollaborieren. Obwohl solche Softwares nicht die gesamte Arbeit übernehmen kann, ist doch der Aufwand weniger. So eine Software ist TimeTrack, dessen Projektverfolgungs-Tool Ihnen automatisch gewisse Teile des Projektberichts erstellt.

 

 

So können Sie (und das Projektteam) jederzeit in den aktuellen Stand des Projekts einsehen, die Fortschritte erkennen, die Verzögerungen analysieren, und so das weitere Vorhaben entscheiden. TimeTrack liefert Ihnen Berichte Ihrer Projekte, sowie einen raschen Zugang zu den genauen, finanziellen Zahlen. So haben Sie die perfekte Entscheidungsgrundlage für zukünftige Vorgänge.

Die Inhalte eines guten Projektberichts

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Der folgende Teil von diesem Blog beschreibt, was alles in einen guten Projektbericht gehört. Diese Paragraphen beantworten also die letzten Fragen zum Inhalt vom Statusbericht. Vorneweg sollte erwähnt sein, dass es zu den besten Führungsansätzen gehört, die Teammitglieder/-innen in den Projektbericht zu involvieren.

Der Name des Projektes

Zentral ist, dass Sie den Projektbericht einheitlich und klar benennen. So finden Sie diesen immer wieder und alle Beteiligten, die den Bericht lesen, wissen direkt um welches Projekt es sich handelt.

Die Arbeiten beschreiben

Fassen Sie die geleistete Arbeit klar und übersichtlich zusammen. Bringen Sie die wesentlichen Inhalte auf den Punkt. Das Dokument sollte also nicht länger sein als zwei Seiten.

Der Zeitfaktor

Probleme mit der Zeit, also Verzögerungen oder Verschiebungen, müssen genauestens dokumentiert sein. Nur so können Sie Kunden und Stakeholder aktuelle Angaben liefern und die Zeitverzögerungen besprechen.

Die Projekt-Ressourcen

Benutzen Sie Zahlen, denn diese sagen mehr aus als Worte. Am besten Sie stellen eine Tabelle auf oder schreiben einfache Kalkulationen nieder.

Die Aufgaben im Projekt

Stellen Sie sicher, dass die erledigten und aktuellen Aufgaben des Projektplans hier notiert sind. Sie können diesen Teil des Berichtes gut mit den Zeitfaktoren kombinieren und diese Inhalte übersichtlich darstellen. So ist eine Verzögerung auch gleich an eine Aufgabe gekoppelt.

Der Umsatz des Projektes

Haben Sie bereits einen gewissen Umsatz erzielt, dann muss dies dokumentiert werden. So verschaffen Sie sich direkt einen Überblick, ob sich das Projekt lohnt und ob die Kosten zurzeit gedeckt sind oder nicht.

Abschließende Worte

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In diesem Artikel wurde Ihnen der Projektbericht erklärt und dessen Bausteine erläutert. Nun sind Sie auf dem aktuellen Stand, um Ihren eigenen Projektbericht zu schreiben und kennen die Details, die zu einer solchen Aufgabe gehören!