Projektorganigramm: So erstellen Sie das perfekte Organigramm für Ihr Projekt

Jedes Unternehmen besitzt eine Aufbauorganisation, welche die Beziehungen der einzelnen Organisationseinheiten zueinander darstellt. Grafisch erfolgt das in Form eines Organigramms, aus welchem hervorgeht, wie die Zusammenarbeit erfolgt, wer wem über- oder untergestellt ist und wie die Kommunikation im Unternehmen verläuft. 

Grob betrachtet lassen sich die Arten von Organigrammen in zwei Gruppen unterteilen: Hierarchische Organigramme und Matrix-Organigramme. Alle weiteren Formen sind Ausprägungen oder Mischformen. Eine besondere Form ist die Netzwerk-Organisationsstruktur.

Hierarchische Organigramme: Vor- und Nachteile

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Die wahrscheinlich häufigste Form des Organigramms ist die hierarchische Form. Von oben nach unten ist für jede/n Mitarbeiter/-in festgelegt, wem man unterstellt ist, wem gegenüber man Weisungsbefugnis hat und welchen Weg die Kommunikation im Unternehmen nimmt. Ergänzt wird diese Organisationsform häufig durch Stabstellen, welche keine Weisungsbefugnis haben und der zugeteilten Stelle lediglich Information liefern, damit diese Entscheidungen treffen kann. Klassischerweise wird hier das Rechnungswesen und Personalwesen als Beispiel genannt. 

Das hierarchische Organigramm können Sie sich vorstellen wie eine Pyramide – oben gibt es eine Person, die nach unten kommuniziert und unten finden sich die Mitarbeitenden, die von weiter oben Anweisungen entgegennehmen.

Hierarchische Organigramme – TimeTrack

 

Der Vorteil des hierarchischen Organigramms ist, dass jede/r einer Stelle bzw. einer Abteilung zugeordnet ist und damit eine/n direkte/n Ansprechpartner/in hat. Auch innerhalb der Abteilung herrscht ein Zugehörigkeitsgefühl, die Zuständigkeiten sind klar geregelt und für jeden Mitarbeitenden ist ersichtlich, ob und wie eine Beförderung möglich ist.

Auf der anderen Seite kann das hierarchische „Silo“-denken dazu führen, dass nicht an das große Ganze gedacht wird, sondern nur daran, wie die Abteilung besser performen kann. Außerdem geht mit einem hierarchischen Organigramm oft auch eine hohe Bürokratie einher, die dazu führt, dass Innovationen verlangsamt oder aufgehalten werden. Auch Mitarbeitende, die in den unteren Stufen der Pyramide angeordnet sind, können das Gefühl haben, dass ihre Arbeit weniger wichtig ist, was negative Auswirkungen auf die Motivation haben kann.

Matrix-Organigramme

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Bei der Matrix-Organisationsform wie der Kommunikationsmatrix haben Mitarbeitende nicht nur eine/n direkte/n Vorgesetzte/n, sondern mehrere. Die Organisationsstruktur ist nicht aufgebaut wie eine Pyramide, sondern wie ein Raster. Das offensichtlichste Problem, welches mit dieser Organisationsform einher geht, ist, dass Mitarbeitende nicht nur einen Ansprechpartner mit Weisungsbefugnis haben, sondern mehrere. Die Herausforderung liegt bei der Projektorganisation auf der Hand: Auf wen soll gehört werden, wenn Weisungsbefugte nicht einer Meinung sind? Auf der anderen Seite ist die Matrixorganisation dynamischer als die hierarchische Organisation, und damit können Mitarbeitende flexibler eingesetzt werden und ihre Stärken finden und ausleben. Doch genau diese Dynamik kann für manche Mitarbeiter/innen nicht gut sein.

Netzwerk-Organisationsstruktur

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In dieser Form werden, neben der eigenen Organisation, auch andere Organisationen dargestellt. Sie bietet sich beispielsweise bei Subunternehmen an, oder wenn ein nennenswerter Teil der Arbeit von externen Dienstleistern, wie zum Beispiel Freelancern erledigt wird. So komplex die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern sein kann, so komplex ist auch das daraus resultierende Organigramm. Es gibt zwar einen hervorragenden Überblick über die einzelnen Bereiche und Aufgaben und ermöglicht dadurch die flexible Arbeit und Mitgestaltungsfreiheit der Mitarbeitenden – doch bei diesem Organigramm kann die Übersicht schnell verloren gehen. Außerdem ist bei dieser Art von Organigramm nur schwer ersichtlich, wer wem untersteht und wer letztendlich die Entscheidung trifft. Bei agilen, selbst organisierten Teams wird dies kaum ein Problem darstellen – bei klassischen Teams schon.

Organigramme im Projektmanagement

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Im Projektmanagement ist es wichtig, vor Projektstart zu definieren, welche Organisationsform vorliegen wird. Üblicherweise werden folgende Formen der Projektorganisation genutzt: 

•     Linienprojektorganisation oder Staborganisation 
•     Autonome oder reine Projektorganisation
•     Matrix-Projektorganisation

Je nachdem, wie das Projekt in die Organisation eingebunden ist, sollte auch das Organigramm gestaltet sein. Ist geplant, dass das Projekt der Geschäftsleitung unterstellt ist oder dass die Projektleitung nur eine beratende Funktion hat? Dann sollte das Stab- oder Linienorganigramm verwendet werden. Soll die Projektleitung die Verantwortung für das Projekt übernehmen und allein weisungsbefugt sein? In diesem Fall ist das autonome Organigramm die bessere Wahl. 

In der Matrixorganisation, wie sie oben beschrieben wurde, gehen die Anweisungen von zwei Stellen aus. Dabei ist es wichtig, dass nur eine weisungsbefugte Person als Projektleiter/in tätig ist. Für jede/n Projektleiter/in ist das eigene Projekt das Wichtigste und hat die höchste Priorität – daher kann es zu Konflikten kommen. Besser ist es, wenn auf der einen Seite die Projektleitung und auf der anderen Seite die Abteilungsleitung oder die Geschäftsführung steht. Wenn darauf geachtet wird, dann hat jede/r Ansprechpartner/in einen eigenen Verantwortungsbereich: Die Projektleitung entscheidet über das „Was“ und „Wann“ und die Geschäftsführung über das „Wie“ und „Von wem“.

Ein Projektorganigramm ist aus den gleichen Gründen sinnvoll, wie das Organigramm eines Unternehmens: Es wird benötigt, um zu erkennen, wer die Weisungsbefugnis für wen hat, wer die Verantwortung trägt und wer an wen berichtet. Innerhalb eines Projektes spielt dies vor allem bei der Stakeholderkommunikation und bei der Personalbedarfsplanung eine wichtige Rolle.

Besonders hilfreich ist zum Projektüberblick eine effektives Projektcontrolling, wie durch eine automatische Projektverfolgung. Neben den neuesten Projektdaten ist man auf diese Weise auch immer über die Tätigkeiten aller Projektbeteiligten informiert. TimeTrack ermöglicht dank seiner einfachen Nutzung genau das.

Projektverfolgung – TimeTrack

Wie wird ein Projektorganigramm richtig erstellt?

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Bei der Erstellung eines Projektorganigramms sollte zunächst geklärt werden, welche Art von Organigramm in Frage kommt. Diese Entscheidung wird in der Regel nicht von der Projektleitung getroffen, sondern von der an oberster Stelle stehenden Person festgelegt. Sobald klar ist, welche Art von Organigramm in Frage kommt, kann das Organigramm erstellt werden. Überlegen Sie, wer an Ihrem Projekt arbeitet, wer wofür verantwortlich ist und wer wem unterstellt ist. Wenn Sie als Projektleitung die Benennung der Mitglieder/-innen selbst bestimmen können, sollten Sie sich zunächst überlegen, welche Rollen Sie benötigen. Was soll die gewünschte Person fachlich und persönlich auszeichnen? Halten Sie die Ergebnisse fest und suchen Sie Ihre Teammitglieder auf Grundlage der von Ihnen definierten Rollenbeschreibung. Dies geschieht in der Regel in Absprache mit dem Senior Management, der Abteilungsleitung oder der Geschäftsführung.

Sobald Sie wissen, wer an dem Projekt beteiligt sein wird, können Sie mit der Erstellung des Organigramms fortfahren. Es empfiehlt sich, die Namen aller Beteiligten auf einzelne Karten zu schreiben oder sie digital zu erstellen. Überlegen Sie, welche Aufgabenbereiche sie haben, wem sie unterstellt sind und von wem sie Anweisungen erhalten.

Anschließend können Sie das Organigramm digital erstellen und darstellen, wo sich die einzelnen Personen befinden. Das Organigramm ist nicht in Stein gemeißelt und kann während des Projekts angepasst werden, zum Beispiel, wenn Teammitglieder das Projekt verlassen oder wenn neue Personen zum Team stoßen.

Fazit

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Es gibt kein Organigramm, das perfekt für eine bestimmte Art von Projekt passt – vielmehr muss für jedes Projekt individuell entschieden werden, welches Organigramm geeignet ist. Nicht zuletzt spielt auch das Unternehmen, in dem das Projekt organisiert ist, eine wichtige Rolle, da die Entscheidung über die Projektorganisation in der Regel von der Geschäftsleitung oder einer ähnlichen Stelle getroffen wird.

Wie auch immer die Entscheidung ausfällt: Jede Art von Projektorganigramm hat ihre eigenen Vor- und Nachteile. Eine gute Projektleitung wird sich mit den Nachteilen arrangieren und das Beste tun, um das Projekt zu einem erfolgreichen Abschluss zu bringen.

Wenn Sie als Projektleitung das Glück haben, selbst über Ihr Projektteam zu entscheiden und das Projektorganigramm eigenständig zu füllen, dann sollten Sie diese Möglichkeit auch nutzen. Sie wissen am besten, welche Kompetenzen in Ihrem Team vorhanden sein sollten und wer welche Position am besten besetzen kann.