Projektsteuerung erfolgreich umsetzen: Worauf Projektmanager achten sollten

Inhaltsverzeichnis

• Was ist eine Projektsteuerung?
• Wer steuert ein Projekt?
• Die wichtigsten Aufgaben in der Projektsteuerung
• Projektsteuerung Beispiel: Projektleitung im Bau
• Die Kosten in der Projektsteuerung

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Tatsächliche Termine, Kosten und Ergebnisse eines Projekts im Blick zu behalten und diese Ist-Werte möglichst nahe an den Planwerten zu halten, ist die Hauptaufgabe eines Projektmanagers bzw. einer Projektmanagerin. Eine gute Projektsteuerung kann Sie also zielgerichtet zum Erfolg bringen, egal ob im Bauwesen, in der Architektur oder allgemein im Marketing.

Was ist eine Projektsteuerung?

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Die Projektsteuerung ist die wichtigste Aufgabe in der Durchführung eines Projekts. Traditionell umfasst sie die Planung, Steuerung und Überwachung der Projektziele durch den/die Projektmanager:in. Durch Projektmanagement Methoden, wie zum Beispiel PRINCE2 kamen noch weitere Aufgabenbereiche und Formalisierungen hinzu. Somit gibt es nicht nur eine Definition für die Projektsteuerung, sondern mehrere.

• DIN 69901: Das Prozessmodell definiert die Steuerung im Projektablauf als Phase im Projektmanagement, der andere Prozesse zugeordnet werden.
• PRINCE2: Die Steuerung in der Projektdurchführung ist ein einzelner Prozess aller Tätigkeiten und Aufgaben des Projektmanagers.
• PMBOK: Die Steuerung und Organisation von einem Projekt wird in elf einzelne Prozesse der Projektarbeit im Projektcontrolling unterteilt sowie acht Prozesse im Executing.
• Bauwesen: In der Immobilienbranche ist die Projektsteuerung synonym zum Projektmanagement als Steuerung von Projekten mit mehreren beteiligten Bereichen.

Festgehalten kann also werden, dass die Projektsteuerung immer der grundlegende Vergleich von allen Soll-Werten und den Ist-Werten eines Vorhabens ist. Diese sind allerdings noch fachkundig festzulegen und zu koordinieren, um das Projektziel auch wirklich zu erreichen.

Wer steuert ein Projekt?

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Die Steuerung eines Projekts betrifft also die genaue Planung von Maßnahmen eines Vorhabens durch den Projektsteuerer. Die Projektleitung und somit auch die Steuerung übernehmen in der Regel Projektmanager:innen. Die Aufgaben des Projektsteuerers umfassen dabei alle Funktionen, um in Hinblick des Projektziels Budget, Kosten, Personaleinsatz und Termine im Überblick zur haben.

Projektsteuerung und Projektleitung

Zwischen Projektsteuerung und Projektleitung gibt es Unterschiede. So trägt die Projektleitung die Verantwortung der Umsetzung der Projektziele z. B. in der Objektplanung. Daher hat sie Entscheidungsbefugnisse und leistet ihren Beitrag in der Steuerung der Maßnahmen.

Die Projektsteuerung soll die verschiedenen Prozesse vom Beginn der Projekte mit der Initialisierung bis hin zum Abschluss in Einklang bringen und so durch fortlaufende Kontrolle und Organisation eine reibungslose Projektdurchführung gewährleisten.

Tools der Projektsteuerung

Die Projektüberwachung und das Projektcontrolling kann mit der Größe eines Vorhabens auch ungeahnte Komplexität annehmen. Um sich die Projektarbeit zu erleichtern, kann auch für die Projektsteuerung eine Projektmanagement Software eingesetzt werden. Diese Tools erleichtern das Steuern im Projektablauf und das Erstellen von einem Plan.

TimeTrack als Tool zur Projektleitung

Die cloudbasierte Software von TimeTrack kann Ihnen dabei helfen das Wichtigste und alle Werte, auf die es wirklich ankommt, im Überblick zu behalten. So können Sie den Plan, Kosten, Ist-Werte und den Projektablauf einfach verfolgen und somit die Effizienz steigern. Das wird durch die Projektzeiterfassung per digitaler Stempeluhr gewährleistet. Es ist ebenfalls möglich, einen detaillierten Projektplan mit festgelegter Dauer sowie Budget zu erstellen. In der Projektverfolgung behalten Sie alle Fortschritte von den Werten des Projektziels im Überblick.

TimeTrack – Module der Projektzeiterfassung

Die wichtigsten Aufgaben in der Projektsteuerung

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Zu den Aufgaben eines Projektleiters bzw. einer Projektleiterin gehört nicht nur das Steuern, sondern auch die Umsetzung des Projektziels.

Was macht der/die Projektleiter:in?

Um ein Projekt erfolgreich zum Abschluss zu bringen, muss diese/r Folgendes beachten:

• Abstimmung der Planung von Projekten mit allen Beteiligten
• Starten und Abschließen von Arbeitspaketen z. B. im Bau
• Teamführung im Projektmanagement
• Kosten und Finanzierungen
• Überwachung und Dokumentation eines Projekts
• Gegenmaßnahmen erarbeiten, wenn z. B. die Planung nicht eingehalten wird.
• Koordination aller Tätigkeiten und zur Verfügung stehender Ressourcen
• Qualitätssicherung
• Verträge und Versicherungen

So hängen Projektplan und Projektsteuerung zusammen

Zu den Aufgaben des Projektmanagements gehört also auf die Planung der Projekte in der Projektmanagementphase. Im Projektplan muss unter anderem die Zeit aller am Beteiligten festgehalten werden. Die Projektzeiterfassung kann mit einer Projektmanagement Software den entscheidenden Gesamtüberblick gewährleisten und vor allem die Richtung im Blick behalten, welche das Projekt annimmt.

Der/die Projektleiter:in weiß so ebenfalls, welche Aufgabe am Projekt gerade in Arbeit ist und wo einzelne Mitarbeiter:innen derzeit beschäftigt sind. Ein guter Projektplan kann so sehr viel Zeit und Aufwand sparen und erleichtert die Projektsteuerung.

Die Bedeutung von klar definierten Schnittstellen

Die Abgrenzung von Aufgaben der Verantwortlichen ist nicht einfach, weshalb es einfach zu Schnittstellenproblemen kommen kann. Beispielsweise müssen Architekten und Architektinnen ihre Planung mit anderen Bereichen und die verschiedenen Termine aufeinander abstimmen sowie die Dokumentation im Projektmanagement von einem Objekt gewährleisten. Klare Positionen und Aufgabenbereiche zu definieren und eine transparente Kommunikation beizubehalten tragen dazu bei, Missverständnisse und Informationsmangel vorzubeugen.

Soll-Ist-Vergleiche in der Projektsteuerung

Zur Projektsteuerung gehört es, die tatsächlichen Vorgänge immer in den Toleranzen der Planung von einem Projekt anzupassen. Zu den Aufgaben des Projektleiters bzw. der Projektleiterin gehört also die optisch ansprechende Berichterstellung. Dieses Tracking vergleicht fortlaufend die angestrebten Werte in der Projektplanung mit den tatsächlichen Begebenheiten im Projektverlauf.

TimeTrack erlaubt mit den automatischen Soll-Ist-Vergleichen Projektmanager:innen immer einen klaren Überblick zu behalten und auf dem neuesten Stand zu sein. Außerdem wird die Zeiterfassung für Architekten um Einiges erleichtert.

 

 

Projektsteuerung Beispiel: Projektleitung im Bau

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In der Baubranche ist es üblich, ab der Planung einer gewissen Größenordnung auch Projektmanager:innen zu beauftragen, neben den Architekten bzw. Architektinnen und Fachplanern bzw. Fachplanerinnen.

Die Projektsteuerung kann also an Externe delegiert werden, wenn sowohl Architekten, als auch Bauherrn nicht genügen Expertise besitzen. Dazu gehören ebenfalls technisches, wirtschaftliches und rechtliches Know-How über das Projektmanagement in der Baubranche.

Aufgaben der Projektsteuerung im Bau

Die Projektsteuerung in der Immobilienbranche umfasst also viele Aufgaben, die vor allem der reibungslosen Fertigstellung eines Vorhabens umfassen. Hierzu gehören demnach folgende:

• Klare Definition einzelner Aufgaben des Projekts
• Erstellung des gesamten Projekts und ebenfalls dessen Koordination
• Klären der Frage, wer am Projekt beteiligt ist und welche Funktionen diejenigen erfüllen
• Einsatzplanung der fachlich Beteiligten
• Erstellen von Terminplänen, welche die Koordination und Kontrolle der Organisation und Zahlung vom Projekt und der am Vorhaben Beteiligten umfasst
• Genaue Koordinierung der in das Projekt einbezogenen Personen und die Kontrolle dessen sowie die Erstellung der Arbeitsplanung
• Vorbereitung und Betreuung von Personen und Gewerken, die in die Planung mit einbezogen werden müssen
• Fortlaufende Ergänzung und Aktualisierung der Pläne und Ziele sowie die Klärung von Krisen und Konflikten im Projektmanagement
• Kommunikation mit den Auftraggebern bzw. Auftraggeberinnen und Information dessen über die Abwicklung vom Projekt sowie die Entscheidungsklärung mit dem Bauherrn
• Betreuung und Koordination von Finanzierungs-, Förderungs- und Genehmigungsverfahren durch öffentliche Einrichtungen

Rechtliches und Versicherungen

Natürlich muss alles rechtlich abgesichert werden, falls Aufgaben nicht richtig verlaufen oder ein ausschlaggebender Termin der Projekte nicht eingehalten wird. Der Projektsteuerer bzw. die Projektsteuerin muss sich also um den Versicherungsschutz eines Projekts wie beispielsweise eines Bauvorhabens kümmern, um die Verantwortlichen für alle Eventualitäten und Konsequenzen abzusichern.

Um sich bei Streitigkeiten und Verzögerungen fachkundig abzusichern, sollte bestenfalls eine Baukombi-Versicherung abgeschlossen werden. Sie umfasst viele Leistungen, welche man auf die Kosten für den Bauherr, Projektsteuerer, Planer und Handwerker umlagern kann.

Ein Projektsteuerer bzw. eine Projektsteuerin selbst sollte eine eigene Berufshaftpflichtversicherung haben, um sich bei Vermögensschäden, aber auch bei Vorfällen, die Personen und Sachgegenstände betreffen, abzusichern.

AHO & HOAI in der Projektsteuerung

Wenn man sich weiterführend mit der Projektsteuerung in der Immobilienbranche beschäftigt, werden einem öfter die beiden Akronyme AHO und HOAI begegnen. Die Bedeutungen sind zunächst nicht ganz klar, deswegen möchten wir sie hier kurz erklären.

HOAI – „Honorarordnung für Architekten und Ingenieure“

Dieser Begriff der Projektsteuerung ist dazu da gewesen, die verschiedenen Tätigkeiten im Projektverlauf klar zu definieren und eine Abgrenzung zu schaffen.

AHO – „Ausschuss der Verbände für Ingenieure und Architekten für die Honorarordnung“

Dieser Ausschuss wollte nach der noch immer verwirrenden HOAI eine klare Definition für das Berufsbild schaffen. Nach dieser ist die Aufgabe in der Projektsteuerung die Unterstützung des Auftraggebers, sein Projekt bis zur Zielerreichung zu koordinieren.

Zu den Handlungsbereichen der noch heute aktuellen AHO gehört die Organisation, Koordination, Information und Dokumentation. Darüber hinaus sollten Projektsteuernde immer die Quantitäten und Qualitäten der Arbeit sowie die Finanzierung und Kosten im Blick behalten. Hierfür müssen Termine, Logistik und Kapazitäten in Einklang gebracht sowie Versicherungen und Verträge fachkundig abgeschlossen werden.

Die Kosten in der Projektsteuerung

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Das Kostencontrolling ist für den/die Projektmanager:in elementar. Die Kosten im Überblick zu behalten, ist Kennzeichen eines erfolgreichen Projektmanagements.

Um die Kosten nicht unnötig hoch werden zu lassen, müssen Sie auch den Zeitaufwand im Blick behalten. TimeTrack kann die Lösung sein und die Kosten der Aufgaben im der Projektsteuerung minimieren. Mit der digitalen Projektzeiterfassung, Berichten und Analysen schaffen Sie es, den Projektplan zu verfolgen und die Termine im Blick zu behalten. Mit einem minimierten Kommunikationsaufwand können Sie so die maximale Effizienz für Ihre/n Projektsteuerer:in und Ihr Projekt erreichen.

 

TimeTrack – Berichte und Analysen

Fazit

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Die Projektsteuerung veranlasst, kontrolliert und gewährleistet. Sie ist ein wichtiger Bestandteil in der erfolgreichen Durchführung von Projekten und maßgeblich für die Erreichung der Ziele in komplexen Bauvorhaben.

Digitale Tools können dabei helfen, alle Prozesse in der Projektsteuerung im Überblick zu behalten und sowohl finanzielle Ressourcen einzusparen, als auch Fehlentwicklungen im Verlauf eines Projekts schnell zu offenbaren. Mit einer digitalen Projektzeitplanung haben Sie als Projektmanager:in immer das Wichtigste im Blick – jederzeit und überall. Überzeugen Sie sich gerne selbst von den vielen Vorteilen der cloudbasierten Projektmanagement Software TimeTrack.