Was ist denn genau die Pufferzeit?

Um beim Bearbeiten von Projekten Stress zu vermeiden und Abweichungen vorzuwiegen, besteht die Möglichkeit, einen Puffer einzubauen, um Zeitpläne artifiziell zu verlängern. Dies hat zur Folge, dass eine Verzögerung nicht mehr so stark ins Gewicht fällt, da diese bereits vor der Durchführung des Projektes eingeplant war. Außerdem führen Puffer in jedem Fall zu mehr Flexibilität, da schlicht mehr Zeit einberechnet wurde, um eine Aufgabe fertigzustellen.

Im Idealfall können Pufferzeiten nämlich dazu gebraucht werden um Arbeiten zu kontrollieren oder Fehle auszubessern. Hierfür wäre ohne Pufferzeit keine Zeit, denn die Frist des Projektes wäre bereits abgelaufen. So ist es also sicherlich sinnvoll, bei der Projektplanung gewisse Pufferzeiten einzubauen, um sicherzustellen, dass Risiken im Zeitfenster des Projektes entschärft werden. Es sollte also zu Ihrer Arbeitsorganisation gehören, Pufferzeiten in die Planung Ihrer Projekte einzubauen.

 

 

Die Pufferzeit: Bedeutung und Definition

Die Pufferzeit ist die zusätzliche Zeit, die zu einer Aufgabe oder einem Prozess hinzugefügt wird, um unerwartete Verzögerungen oder Probleme zu berücksichtigen, die auftreten können. Diese zusätzliche Zeit kann genutzt werden, um sicherzustellen, dass Aufgaben rechtzeitig erledigt werden, Fristen eingehalten werden und der gesamte Prozess reibungslos verläuft. Die Pufferzeit wird auch als Durchlaufzeit, Reservezeit oder Sicherheitszeit bezeichnet und dient im Allgemeinen dazu, unerwartete Probleme, die bei der Erledigung einer Aufgabe auftreten können, aufzufangen.

Die Pufferzeit ist ein sehr wichtiges Konzept im Projektmanagement und in anderen verwandten Bereichen. Es ist von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass Aufgaben rechtzeitig erledigt werden, Fristen eingehalten werden und der gesamte Prozess effizient ist. Darüber hinaus kann die Pufferzeit genutzt werden, um sicherzustellen, dass unerwartete Probleme so schnell wie möglich behoben werden. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass das Projekt reibungslos und effizient abläuft, und es werden Verzögerungen oder zusätzliche Kosten vermieden.

Die Pufferzeit wird auch verwendet, um eine zusätzliche Sicherheitsebene und einen zusätzlichen Schutz für alle Aufgaben oder Prozesse zu bieten, die abgeschlossen werden. Darüber hinaus kann die Pufferzeit als zusätzliche Sicherheit dafür dienen, dass eine Aufgabe oder ein Prozess rechtzeitig und nach höchsten Qualitätsstandards abgeschlossen wird. Dies kann dazu beitragen, dass das Gesamtprojekt rechtzeitig und kostengünstig abgeschlossen wird.

Die Pufferzeit mit TimeTrack

Pufferzeit manuell in Projekte einzubauen ist mühsam, besonders weil diese nicht direkt kommuniziert werden sollten, sondern eher als „Geschenk“ angesehen werden sollten. Es ist jedoch möglich, wenn Sie mit einer Zeitmanagement-Software arbeiten, dass Sie die Pufferzeit automatisch einbauen können, aber nicht alle Ihrer Angestellten Einsicht haben.

Eine solche Software ist TimeTrack, mit der Sie die Länge eines Projektes gleich zu Beginn der Projektabwicklung angeben. Den entsprechenden Arbeitsplan erstellen Sie dann mit TimeTrack, welches auch die eingeteilten Mitarbeiter/-innen informiert. Nun haben Ihre Angestellten zwar einen Rahmen für das Projekt, Sie haben jedoch mit Ihrem Projektpuffer sichergestellt, dass Verzögerungen keine schwerwiegenden Folgen haben werden. Eine Win-Win Situation.

 

Selbst die freie Pufferzeit berechnen

Zunächst muss gesagt werden, dass alle auf der Suche nach möglichst langen Pufferzeiten sind. Jeder Projektmanager/Jede Projektmanagerin möchte so viel Zeit wie möglich für laufende Projekte aufwenden können, jedoch ist das nicht möglich. Daher sind Projektpuffer das Beste, was ihre Projektmanager/-innen bekommen können, da die Zeit stets begrenzt ist. Es gibt keine Formel, die eine ideale Pufferzeit ausmacht, hier sind jedoch einige Fragen, die Ihnen bei der Steuerung helfen können.

„Wie viel Zeit brauchen Sie, um Dinge zu ändern?“

Dazu folgendes Beispiel: Einer ihrer Teammitglieder/-innen arbeitet an einer technischen Zeichnung, die bis Ende des Monats eingereicht werden muss. Wenn der Arbeitscomputer kurz vor der Ziellinie abstürzen würde, wie viele Tage würden Sie und Ihr Team brauchen, um den neuen Computer einzurichten, das Design zu laden und die technische Zeichnung fertigzustellen?

„Wie stark wirkt sich eine Fristversäumung aus?“

Wenn die Frist weiter verlängert werden kann und es eigentlich niemandem schadet, dann kann mit einem kleineren Puffer kalkuliert werden. Wenn Sie jedoch mit größeren negativen Folgen von Verzögerungen rechnen (finanzielle Auswirkungen, Projektgefährdung), sollten Sie einen größeren Puffer einplanen.

„Wie sehr können Sie Mitarbeitenden vertrauen, Fristen einzuhalten und qualitativ hochwertige Ergebnisse zu liefern?“

Manche Menschen sind zuverlässiger als andere, wenn es um die Einhaltung von Fristen geht. Legen Sie Ihren Puffer entsprechend Ihrem Vertrauen in die Person fest, die die Arbeit erledigt.

Auch die benötigte Puffermenge ist Erfahrungssache. Je mehr Projekte Sie managen, desto schärfer wird Ihr sechster Sinn, um Risiken zu erkennen und zu mindern. Legen Sie natürlich realistische Fristen fest, die die mit der Aufgabe verbundenen Risiken widerspiegeln.

 

Warum ist es wichtig, Pufferzeiten in ein Projekt einzubauen?

Ein gutes Puffermanagement ist für den Erfolg eines Projekts unerlässlich. Zu wenig Puffer kann Stress verursachen und das Projekt gefährden. Zu viele Puffer können zu schlechter Leistung und Ausfallzeiten führen. Die folgenden Punkte zeigen, warum Puffer im Projektmanagement unglaublich wichtig sind.

1: Fristen werden eingehalten

Projektmanager schließen häufig Spielräume in Projektpläne ein, um Projekttermine einzuhalten. Viele Projekte werden nicht rechtzeitig abgeschlossen. Versäumte oder verspätete Deadlines setzen alle Projektbeteiligten unter Druck und Stress. Pufferzeit wird daher als eine Form des Risikomanagements hinzugefügt und um die Wahrscheinlichkeit dieser Ergebnisse zu verringern.

Anstatt Ihre Kunden mit einem verspäteten und ehrgeizigen Liefertermin im Stich zu lassen, sollten Sie sich lieber eine realistisches Zeitfenster setzen, den Sie tatsächlich einhalten oder sogar übertreffen können.

 

 

2: Eine Verzögerung wird einkalkuliert

Projektmanager verwenden Pufferzeiten, um mit unerwarteten Verzögerungen umzugehen, die oft außerhalb ihrer Kontrolle liegen. Zu diesen Verzögerungen gehören zum Beispiel die Tatsache, dass Mitarbeiter/-innen eine Aufgabe nicht innerhalb des vereinbarten Zeitrahmens erledigen. Ebenso kann sich der Zugriff auf externe Ressourcen verzögern, was wiederum zu Verzögerungen im Projektablauf führt. Es werden also theoretische Verzögerungen gleich in das Projekt mit eingebaut.

3: Ein Zeitraum zum reflektieren wird eingebaut

Es wird angenommen, dass mehr Abstand zwischen Aufgaben die allgemeine Arbeitsleistung verbessert. Wenn Mitarbeiter zwischen dem Abschluss einer Aufgabe und dem Beginn einer anderen eine Pause einlegen, können sie über die geleistete Qualität nachdenken und diese Erfahrung besser auf zukünftige Aufgaben anwenden. Umgekehrt führen Zeitmangel und Hektik logischerweise zu schlechter Leistung und Qualität. So kann Pufferzeit also zu gesünderen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern führen.

Die Pufferzeiten Netzplantechnik erklärt

Wenn Sie einen Netzplan für Projekte erstellen, dann sollten Sie Pufferzeiten einbauen. Die Netzplantechnik stellt den Verlauf eines Projekts in Form von Blöcken graphisch dar. Die Pufferzeiten werden also auch als Blöcke angegeben und zeigen visuell auf, dass an diesem Punkt eben ein Puffer ist! Die visuelle Darstellung hilft, während der Pufferzeit auch tatsächlich zu reflektieren, bzw. diesen Block als Ausweichoption zu nutzen, sollte dies notwendig sein.

Fazit

Nun sind Sie informiert darüber, wie wichtig Pufferzeiten beider Projektabwicklung sind und warum diese zwingend zur erfolgreichen Projektsteuerung gehören. Das gilt übrigens auch noch für eingespielte Teams. So sind Sie sicher, dass ein Zusammenbruch des Projekts verhindert wird, Sie Ihren Aufträgen nachkommen, Fehler vermieden werden, Risiko verringert wird, und vieles mehr!