Wie der Rahmendienstplan Unternehmen zu maximaler Effizienz verhilft

Der Rahmendienstplan ist ein sehr effektives Werkzeug in der Planung von Schichten. Gerade in der Pflege und in anderen Branchen mit Wechselschichten bietet er Sicherheit – für Arbeitgeber/-innen und Arbeitnehmer/-innen. In diesem Artikel erklären wir Ihnen, was es damit auf sich hat und welche Vorteile der Rahmendienstplan für Sie und Ihr Unternehmen haben kann.

Rahmendienstplan Definition – Was ist das?

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Grundsätzlich kann ein Rahmendienstplan so verstanden werden, dass die notwendigen Dienste spezifisch nach den verschiedenen Mitarbeitern bzw. Mitarbeiterinnen geplant wurden und sich innerhalb regelmäßiger Abstände wiederholen.

Das bedeutet, dass für alle Angestellten, für die eine regelmäßige Schichtplanung möglich ist, ein Rahmendienstplan erstellt werden kann. In der Summe aller Mitarbeiter/-innen ergibt sich die Dienstplanerstellung nahezu automatisch.

Rahmendienstplan vs. Dienstplan

Der Rahmendienstplan bildet also mit den enthaltenen Informationen die Basis für die geplanten Arbeitszeiten im Dienstplan. In der Erstellung vom Dienstplan gibt der Rahmendienstplan der Einsatzplanung, also Struktur und Erleichterung.

Auch die automatische Dienstplanerstellung von TimeTrack kann dabei helfen, den Arbeitsaufwand von Arbeitskräften in der Personaleinsatzplanung auf ein Minimum zu reduzieren.

 

 

Rechtliche Aspekte

Natürlich muss ein Unternehmen bei der Einteilung vom Personalbedarf die rechtlichen Bestimmungen einhalten.

Das Arbeitsschutzgesetz und Arbeitszeitgesetz dürfen sowohl in der Planung des Rahmendienstplans sowie zu keinem anderen Zeitpunkt von den Arbeitgeber/-innen nicht aus dem Auge verloren werden.

Um den Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen ausreichend Schutz zu bieten, sind die Arbeitsverträge und Arbeitszeiten des Rahmendienstplans verbindlich. Arbeitgeber/-innen müssen sich an diese unveränderlichen Schichten vom Rahmendienstplan halten.

Wie sieht ein Rahmendienstplan aus?

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Rahmendienstpläne sind für viele Branchen von Notwendigkeit. Hierzu zählen insbesondere jeder Bereich, in dem eine Schichtplanung für die Arbeitnehmer/-innen wirklich unerlässlich ist.

Die Dienstplanung im Gesundheitswesen, Einzelhandel, Gastronomie und in der Logistik sind nur einige Beispiele für Bereiche, in denen die Anordnung von Diensten im Sinne des Rahmendienstplans vorteilhaft ist.

Ein guter Rahmendienstplan muss sich an vielen Dingen orientieren. Zum Beispiel müssen individuelle Arbeitszeitmodelle, Anforderungen und Bedürfnisse in der Praxis immer berücksichtigt werden. Eine Gruppe von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern muss daher immer in Übersicht behalten werden.

Der Schichtplan und die Dienstpläne müssen mitarbeiterorientiert sein und dürfen sich ebenfalls nicht nur auf die Arbeitsleistung konzentrieren, sondern auch auf das Wohl der Angestellten.

So wäre es zum Beispiel eher nicht zu einem guten Zweck, immer die gleichen Mitarbeiter/-innen Frühschichten zuzuteilen, da diese ihre Kinder nicht mehr zur Kita bzw. Schule bringen könnten.

Vor- und Nachteile vom Rahmendienstplan

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Die Einführung vom Rahmendienstplan für das Personal hat also nicht nur Einfluss auf die Dienstplanung insgesamt, sondern bringt noch zahlreiche andere Vorteile und einige Nachteile für ein Unternehmen mit.

Vorteile des Rahmendienstplans

Der Rahmendienstplan macht im Allgemeinen die Dienstplanung sehr viel einfacher. Da die Planung des Rahmendienstplans sowohl für die Mitarbeiter/-innen, zum Beispiel in der Pflege, und ebenfalls für die Arbeitgeber/-innen verbindlich ist, sind für eine exakte kurzfristige Gestaltung nur wenige Schichten neu zu planen.

So steht auch außer Frage, dass alle rechtlichen Vorschriften eingehalten werden. Der Rahmendienstplan bietet auch Angebote der Sicherheit für eine regelmäßige Arbeitszeit.

Planbarkeit macht zufrieden – das gilt sowohl fürs Berufliche, als auch für die Freizeit Ihrer Mitarbeiter/-innen. Wenn Ihre Angestellten in wechselnden Schichten arbeiten, ist es teilweise entscheidend zu wissen, wie die Feiertage des gesamten Kalenderjahres geplant werden. Ein Rahmendiensplan kann also auch dabei helfen, die Work-Life-Balance entscheidend zu beeinflussen.

Nachteile beim Rahmendienstplan

Existiert ein Rahmendienstplan erst einmal, muss dieser bei individuellen Veränderungen einzelner Mitarbeiter/-innen im Unternehmen ebenso mit einzubeziehen. Ändert sich der Personalbedarf oder die Anzahl der Arbeitnehmer/-innen, müssen diese Informationen beim Erstellen der Planung beachtet werden.

Einen Rahmendienstplan erstellen

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Um einen Rahmendienstplan mit zugehöriger Arbeitszeit passgenau erstellen zu können, sind für den Dienstplan einige Dinge zu beachten. Wenn diese eingehalten werden, steht einer optimalen Personaleinsatzplanung jedoch nichts mehr im Wege.

 

Zunächst müssen einzelne Schichten eingeteilt werden, um diese anschließend exakt den Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen zu übertragen. Die Besetzungsstärke gibt eine Übersicht darüber, wie viel Personal für eine einzelne Schicht benötigt wird.

Auch die Arbeitszeit einzelner Mitarbeiter/-innen darf nicht aus den Augen verloren werden, sowie die Pausen. Wenn diese einzelnen Informationen vorhanden sind, können Sie den Personalbedarf für die Schichten ermitteln. Auch ist es ratsam, den Bedarf für Schichtgruppen zu planen.

In Zeiten der Digitalisierung gibt es trotz des Einsatzes einer Software nie genügend Tipps zur Dienstplangestaltung. Ebenfalls, weil die Erstellung von einem Rahmendienstplan durch individuelle Arbeitszeitmodelle und Diskrepanzen zwischen Konzept und Realität nicht immer ganz einfach ist.

TimeTrack ist die Lösung

Es gibt viele Gründe dafür, es sein zu lassen, sowohl einen Schichtplan und ganz allgemein auch einen Dienstplan mit Excel zu erstellen.

Mittlerweile gibt es bessere Möglichkeiten, individuelle und anpassbare Planungen für die Mitarbeiter/-innen vorzunehmen. TimeTrack bietet nicht nur den Arbeitnehmer/-innen eine Übersicht über ihre einzelne Arbeitszeit. Arbeitsbereiche und Standorte können geplant und Qualifikationen verwaltet werden.

Das cloudbasierte Software-Tool macht es so einfach, Dienstpläne zu planen und für eine bestimmte Gruppe im Rahmendienstplan auch die Dienste zu tauschen. Zum Inhalt der App gehören Filterfunktionen, individuelle Arbeitszeitmodelle, Warnungen wie Arbeitszeitüberschreitungen der Mitarbeiter/-innen, Feiertage sowie geplante An- und Abwesenheiten.

Für alle Mitarbeiter/-innen ist der fertige Dienstplan schnell und digital einsehbar. Erleichtern Sie sich den Arbeitsalltag mit einer automatischen Dienstplanung auf Knopfdruck.

Dienstplan – TimeTrack

Einfache und komplexe Rahmendienstplan Beispiele

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Der Rahmendienstplan kann sich je nach Branche unterscheiden. Ein Teil der beeinflussenden Faktoren sind die Anzahl der notwendigen Schichten, die Anzahl der Mitarbeiter/-innen sowie die benötigte Qualifikation für die geplanten Vorhaben.

Einfache Rahmendienstpläne

Wird das Grundprinzip des Rahmendienstplans vereinfacht, lässt sich zusammenfassten, dass in einem einfachen Rahmendienstplan jede der Schichten die gleiche Zahl an Arbeitsstunden umfasst. Auch sind alle Schichten im Rahmen der Einfachheit mit der gleichen Anzahl von Mitarbeiter/-innen geplant.

Bei der Einteilung in Gruppen sind ebenfalls die Gruppen exakt gleich groß. Ein einfacher Dienstplan umfasst auch dann keine Planung im Fall von Krankheit und Urlaub der einzelnen Angestellten. Auch sind Standort, Skills und Tätigkeitsbereiche nicht weiter beachtet.

Schon jetzt ist sehr offensichtlich, dass das Beispiel vom einfachen Rahmendienstplan nicht der Realität entspricht.

Komplexe Rahmendienstpläne

Ein komplexer Dienstplan sollte mit professionellen Hilfsmitteln geplant werden, damit immer ausreichend viele Mitarbeiter/-innen mit den richtigen Kompetenzen zur passenden Zeit am benötigten Ort sind.

Hier ist es wirklich hilfreich, dass Sie sich bei einer hohen Mitarbeiteranzahl, verschiedenen Schichtlängen und Aufgabenbereichen ein Beratungsgespräch mit einem Profi sichern. Denn nur wer die komplexe Planung im Überblick behält, schafft es auch optimale Reservepläne zu erstellen.

Wenn die komplexe Konzeption automatisiert wird, kann das ebenfalls die Mitarbeitermotivation steigern. Vergessen Sie nicht, dass auch individuelle und kurzfristige Lösungen auf Seiten der Mitarbeiter/-innen notwendig sein können. Eine automatisierte Schichtplanung in Bezug zu den der rechtlichen Verbindlichkeiten vermeidet dann unnötigen Arbeitsaufwand.

Fazit

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Der Rahmendienstplan ist eine Grundlage für die exakte Gestaltung von Diensten. Er kann helfen, im Vorhinein viel Planungschaos zu vermeiden und dadurch unnötige Fehlplanungen vermeiden.

Holen Sie sich gerne ein unverbindliches Beratungsgespräch. Schließen Sie sich der digitalen Planung von Diensten an und überzeugen Sie sich selbst von den vielen Vorteilen der TimeTrack Software.