Risikomanagement – So bereiten Sie sich auf „unerwartete“ Ereignisse vor

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Risikomanagement

Als Projektleiter müssen Sie immer davon ausgehen, dass während der Umsetzung eines Projekts bestimmte Risiken auftreten können. Ihre Aufgabe ist es, zu entscheiden welche Haltung Sie gegenüber diesen Risiken einnehmen. Sind Sie eher risikoscheu, risikotolerant oder risikoaffin? Während viele Projektmanager grundsätzlich eher risikoscheu sind und dadurch auch Chancen auslassen, wird empfohlen, die Risiken möglichst genau zu analysieren, um auf diese vorbereitet zu sein und effektiv mit Ihnen umgehen zu können. Wie Sie die Risiken analysieren verraten wir Ihnen im folgenden Beitrag.

Allgemeines zum Risikomanagement

Unter dem Begriff „Risiko“ verstehen wir im allgemeinen die Eventualität, dass mit einer bestimmten Wahrscheinlichkeit (diese kann definiert oder nicht definiert werden) ein Schaden bei einer Entscheidung eintritt oder ein geplanter Erfolg ausbleibt. Sprich im Projektmanagement gehen wir bei Risiken davon aus, dass diese einen negativen Einfluss auf die Erreichung der Projektziele haben und aus diesem Grund wird versucht, diesen Risiken vorzubeugen.

Der Begriff des Risikomanagements lässt sich demnach leicht erklären, denn diese Form des Managements beschäftigt sich schlicht und einfach mit der Vermeidung des Eintrittes von Risiken beziehungsweise mit dem Umgang mit auftretenden Risiken, um deren negative Auswirkungen zu verhindern.  Risikomanagement beschreibt also alle Aktivitäten, um mit Risiken effektiv umzugehen. Dabei wird es meist in vier Stufen unterteilt: Identifizieren, Analysieren, Steuern und Überwachen. Das Identifizieren dient der Feststellung, welche Risiken im Projekt auftreten können, dazu zählen auch die unsicheren Ereignisse, die die Erreichung der Projektziele gefährden könnten.

Die Stufe der Analyse dient der Beurteilung der Risiken, sprich wie gefährlich diese einzustufen sind und welche Auswirkungen diese haben können. Die Steuerung dient der Bestimmung einer Strategie, mit der Sie die Risiken bearbeiten können und der Erstellung von Maßnahmen, welche die Gefahr von Risiken minimieren oder ganz vermeiden können. Der letzte Schritt ist anschließend die Überwachung des Projektverlaufs und wie sich die Risiken innerhalb diesem entwickeln. Auch ob neue Risiken entstehen, gehört zur Überwachung dazu.

Das Projektmanagement ist also wichtig, damit Sie im Laufe des Projekts nicht ins offene Messer laufen, auch wenn selbstverständlich nicht alle Ereignisse absehbar sind und Gefahren nicht komplett ausgeschaltet werden können. Mithilfe des Managements und der richtigen Vorbereitung lassen sich die Risiken jedoch mit vergleichsweise einfachen Maßnahmen vermeiden oder der Schaden kann reduziert werden. Da es die Aufgabe eines Projektmanagers ist, Projekte zur Zufriedenheit der Stakeholder zum Erfolg zu bringen, also eine definierte Leistung in einem Zeit- und Budgetrahmen abzuliefern, sollte das Risikomanagement auf keinen Fall zu kurz kommen, denn diese gefährden die Ziele.

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Die vier Risikoarten

Um die Risiken besser einordnen zu können, unterscheiden wir zwischen vier verschiedenen Risikoarten. Besonders wichtig zu erkennen und beobachten ist die Risikogruppe 3, denn die Risiken dieser Gruppe können zum wirtschaftlichen Kollaps führen, wenn sie nicht rechtzeitig erkannt und reduziert werden.

Gruppe 1:

Diese Gruppe lässt sich unspektakulär als „normales“ Risiko beschreiben. Bei dieser Risikoart können nämlich wir davon ausgehen, dass sie unvermeidlich mit jedem Projekt verbunden ist.

Gruppe 2:

Diese Gruppe beinhaltet Risiken, die man sich leisten kann, da sie einen nicht „umbringen“. Dieses Risiko kann man sich also erlauben, da es das Projekt nicht zum Scheitern bringt, dennoch liegt es eine Stufe über der ersten Risikogruppe.

Gruppe 3:

Wie bereits erwähnt, sollte dieses Risiko auf keinen Fall eingegangen werden, da dieses das Projekt zum Scheitern bringt, wenn es eintritt. Wichtig ist also, aus diesem Risiko ein Risiko der 2. Art zu machen. Das kann beispielsweise durch eine passende Vertragsgestaltung, Hereinnahme von Partnern, Risikoabwälzung auf Dritte, Risikovorsorge oder ähnliches erfolgen.

Gruppe 4:

In diese Gruppe fallen Risiken, die man eingehen muss, weil man keine andere Wahl hat. Sie beruhen meist auf Fehlern aus der Vergangenheit und dazu zählen zum Beispiel Schicksal, Ausweglosigkeit und Tragik.

Anschließend lassen sich die Risiken innerhalb der Gruppen zusätzlich in Kategorien einteilen. Diese wären beispielsweise technische Risiken, Kostenrisiken, Terminrisiken, Ressourcenrisiken, Qualitätsrisiken, personelle Risiken, rechtliche/vertragliche Risiken und viele mehr.

Die Identifizierung der Risiken und Risikoanalyse

Bevor Sie allerdings die Risiken in Gruppen unterteilen können, gilt es an erster Stelle, diese Risiken aufzuspüren und zu identifizieren. Um das zu schaffen, gibt es verschiedene Strategien. Die bekanntesten Möglichkeiten sind Checklisten oder auch Brainstorming-Methoden, strukturierte Befragungen und viele mehr. Am besten nutzen Sie eine Kombination aus mehreren Methoden. Hier möchten wir Ihnen kurz vier der beliebtesten Methoden vorstellen:

Delphi-Methode

Die Delphi-Methode ist ein Befragungsverfahren. Zu Beginn dieser Methode muss definiert werden, was genau das Ziel der Befragung ist. In unserem Fall wäre dies die Feststellung von möglichen Risiken im Projektverlauf.  Die Delphi-Befragung kann qualitativ, quantitativ oder eine Mischung aus beiden Vorgehensweisen sein. Für die Befragung müssen Sie eine Auswahl an geeigneten Experten eines bestimmten Fachgebietes treffen. Zuvor sollte nämlich die Expertise der potentiell wichtigen Experten ermittelt werden, schließlich muss ein Mindestmaß an Fachwissen vorhanden sein, um eine Delphi-Befragung erfolgreich durchzuführen. Zudem ist es wichtig, dass die Experten untereinander in Anonymität bleiben, um Meinungsführerschaften zu vermeiden und das Revidieren, sowie Verbessern von getroffenen Urteilen zu ermöglichen.

Eine empfohlene Höchstzahl für die an der Befragung teilnehmenden Experten gibt es nicht, da diese Zahl immer themen- bzw. projektabhängig ist. Bei qualitativ ausgerichteten Befragungen empfiehlt es sich allerdings immer, auf eine zu große Anzahl an Teilnehmenden zu verzichten. Generell sollten Delphi-Befragungen aber mit mindestens 10 Experten durchgeführt werden.

Nach der Auswahl der Experten ist es Ihre Aufgabe, einen Fragebogen zu entwickelt, dessen Design wesentlich für den Erfolg der Delphi-Befragung ist. Achten Sie daher unbedingt darauf, einen Pretest durchzuführen, um den Fragebogen zu überprüfen.

Der fertige und geprüfte Fragebogen wird den teilnehmenden Experten anschließend per Post oder Mail zugesendet und in Folge mehrmals wiederholt. Um die anonymisierten Fragebögen zuordnen zu können, sollten Sie diese zuvor mit einer ID-Nummer versehen, um den Verlauf der Meinungsbildung nachvollziehen zu können.

Außerdem wichtig ist es bei der Delphi-Befragung, dass die Experten Informationen über die aus der vorherigen Runde ausgewerteten, Ergebnisse erhält, um später eine möglichst hohe Übereinstimmung zwischen den Experten zu erreichen. Denn je höher die Übereinstimmung ist desto höher ist die Sicherheit bzw. desto mehr Präzision gibt es bei der Prognose.

Eine Delphi-Befragungen nimmt zeitlich meist mehrere Monate in Kauf und ist daher mit relativ hohem Aufwand verbunden. Am Ende der Befragung steht ein Abschlussbericht, aus dem die Empfehlungen für die Praxis abgeleitet werden können.

Nominal Gruppe Technik

Die Nominale Gruppentechnik (NGT) ist eine strukturierte Methode, die eine Art Gruppen-Brainstorming ist. Ziel hierbei ist es vor allem, alle Beteiligten dazu zu motivieren, einen Beitrag zu erbringen. Durch diese Methode soll außerdem eine schnelle Feststellung und Bewertung von Problemen stattfinden und mögliche Lösungen für diese gefunden werden. Die Teammitglieder beginnen damit, ihre Ideen aufzuschreiben und dann auszuwählen, welche der Ideen sie für die besten halten.

Sobald die Teammitglieder bereit sind, stellen sie alle ihre Lieblingsidee vor und die Vorschläge werden dann von der gesamten Gruppe anhand eines Punktesystems diskutiert und priorisiert. Anschließend wird die Wichtigkeitsbewertung der Ideen von den einzelnen Gruppenmitgliedern zu den endgültigen gewichteten Prioritäten der Gruppe zusammengesetzt. Die Nominal Group Technik eignet sich vor allem, wenn einige Gruppenmitglieder eher leiser sind, denn auch diese kommen durch die Gruppenaktivität zu Wort.

Die Umsetzung der Methode ist zudem denkbar einfach. Alles, was Sie benötigen, sind Papier und Stifte für jede Person. Anschließend wird das Problem genannt (in diesem Fall die möglichen Risiken) und jedes Teammitglied überlegt sich im Stillen Lösungen oder Ideen, die ihm bei der Betrachtung des Problems in den Sinn kommen und schreibt diese in einem festgelegten Zeitraum auf. Anschließend präsentiert jedes Mitglied seine beste Idee, die dann vom Moderator auf einem Flipchart oder ähnlichem festgehalten wird und anschließend von jedem Mitglied bewertet wird. Zum Schluss werden die Vorschläge in einer Rangliste festgehalten.

SWOT-Analyse

Die SWOT-Analyse ist eine Methode der strategischen Planung. Die Analyse soll dazu beitragen, eine Strategie für das Unternehmen festzulegen, um Ressourcen etc. richtig einzusetzen, Projekte anzustoßen und Maßnahmen zu ergreifen. Sie ist deshalb ein wichtiger Baustein des Businessplans oder Geschäftsplans und zudem werden hier die Risiken und Schwächen definiert, was für das Risikomanagement von großem Vorteil sein kann.

SWOT Analyse

 

Die SWOT-Kategorien sind Stärken (Strength), Schwächen (Weakness), Chancen (Opportunities) und Risiken (Threats).

Zu den Stärken gehören die Merkmale des Unternehmens, die im Wettbewerb ein Vorteil sind oder die Ihr Unternehmen besser beherrscht als seine Konkurrenz und die Schwächen sind eben die Merkmale, die ein Nachteil sind. Unter den Chancen verstehen wir die Merkmale und Faktoren, die zu einem Vorteil für das Unternehmen werden können und noch Potenzial mit sich bringen. Die letzte Kategorie sind die Risiken, auf die Sie beim Risikomanagement natürlich das größte Augenmerk legen sollten.

Für eine SWOT-Analyse werden Informationen recherchiert, die vor allem das Umfeld des Unternehmens betreffen, wie Kundenanforderungen, technologische Entwicklungen, gesellschaftliche Trends etc. Aber auch unternehmensinterne Informationen werden festgehalten.

Soll-Ist-Analyse

Beim Soll-Ist-Vergleich arbeiten wir mit einem Vergleich der Istwerte und -leistungen mit den Werten, die unser Ziel sind, also den „Soll-Werten“. Diese Form des Vergleichs dient vor allem der Überwachung von Projekten, da hier sämtliche Merkmalsausprägungen festgestellt werden und Abweichungen sofort auffallen würden. Unabdingbar für einen Soll-Ist-Vergleich ist also die Planung. Denn nur wenn das konkrete Ziel bekannt ist, kann man den Weg zum Ziel abgleichen.

Wichtig ist es auch, Erfahrungswerte zu kennen, um sich an diesen orientieren können. Trotz genauer Planung können immer wieder vorhersehbare oder unvorhersehbare Dinge passieren, die zu einer Abweichung zwischen dem Plan und dem Ist-Zustand führen können. Sollte die Abweichung nachhaltig sein, also auch in der Zukunft gültig, dann muss die Planung angepasst werden. Für die gefundenen Abweichungen muss dann auf Ursachensuche gegangen werden, damit die geeigneten Maßnahmen eingeleitet werden, um zukünftig weitere Abweichungen zu verhindern. Genau aus diesem Grund ist die Soll-Ist-Analyse auch ein wichtiger Bestandteil des Risikomanagement-Prozesses.

Wichtig ist außerdem, wo Sie nach den Risiken suchen. Hier zeigen wir Ihnen einige Bereiche, die Sie nicht außer Acht lassen sollten.

  • Das Projektumfeld

In das Projektumfeld fallen viele potenzielle Risiken, wie ein vorgegebener Zeitrahmen, Regularien, klimatische Bedingungen etc. Die Nichtbeachtung dieser kann sehr schnell negativ Folgen mit sich bringen.

  • Stakeholder

Auch Stakeholder können Projekte zum Scheitern bringen, vor allem wenn diese einen hohen Einfluss auf das Projekt haben und diesem im ungünstigen Fall auch nicht unbedingt positiv gegenüberstehen.

  • Projektstrukturpläne

Da der Projektstrukturplan alle Arbeitspakete, die im Projekt abgearbeitet werden müssen, beinhaltet, sollte dieser genauestens unter die Lupe genommen werden. So können Sie feststellen, welche Arbeitspakete potenziell kritisch sind.

  • Ablaufpläne

Da Projekte prinzipiell immer recht zeitkritisch sind, sollten Sie sich auch genau mit dem Ablaufplan und seiner Erstellung beschäftigen. Denn erst nach der Fertigstellung des Ablaufplanes wird der kritische Pfad sichtbar und es lässt sich erahnen, welche Arbeitspakete das Projekt verzögern könnten.

  • Eigene Erfahrungen

Als letzten Punkt empfehlen wir Ihnen, auch auf Ihre eigenen Erfahrungen zu vertrauen, da Erfahrungen und das Bauchgefühl ebenfalls sehr nützliche Hilfsmittel sind, um Risikoquellen festzustellen.

Soll-Ist-Vergleich Titelbild

Die Risikobewertung

Nachdem die Risiken identifiziert und kategorisiert wurden, bleibt noch der letzte Punkt der Risikobewertung offen. Diese kam schon kurz in einigen der Identifizierungsmethoden vor, dennoch sollten Sie hier nochmal einen genaueren Blick darauf werfen. Denn dieser Punkt kann durchaus Ihre Nerven schonen und Arbeit ersparen. Das Ziel der Bewertung ist es, wie zu erwarten, die wirklich bedrohlichen Risiken zu identifizieren. Denn nicht alle gesammelten Risiken wirken sich gleichermaßen negativ auf ein Projekt aus, wie wir bei der Kategorisierung schon feststellen konnten.  Zur Bewertung von Risiken existieren zwei wesentliche Faktoren, diese sind die „Eintrittswahrscheinlichkeit“ und die „Tragweite“.

Die Eintrittswahrscheinlichkeit wird im Rahmen einer Umfeldanalyse betrachtet und in Prozent angegeben. Das Vorgehen hierbei ist es, jedes Risiko zu betrachten und die Wahrscheinlichkeit, dass dieses Risiko eintritt, zu schätzen. Als nächster Schritt folgt die Tragweite eines Risikos. Hierbei geht es um den Schaden, der entsteht, sobald das Risiko eintritt. Dieser Wert wird am besten in Euro anzugeben.

Nach der Feststellung dieser zwei Werte errechnen Sie das Produkt aus Eintrittswahrscheinlichkeit (EW) und Tragweite (TW), womit Sie den Risikowert erhalten und somit einschätzen können, welche der Risiken besondere Beachtung verdienen. Festhalten können Sie die Ergebnisse beispielsweise in Form eines Risikoportfolios.

Strategien zur Risikobewältigung

Nachdem die Risikobewertung abgeschlossen ist, gilt es nun eine geeignete Risikostrategie zu entwickeln. An erster Stelle steht hier die Festlegung von notwendigen Handlungsmaßnahmen, wobei zuvor abgewogen werden muss, ob sich der Aufwand für die Umsetzung einer Maßnahme in Relation zum bestehenden Risiko lohnt. Im Mittelpunkt steht also die Frage, welche Maßnahmen ergriffen werden müssen, um ein Risiko effektiv zu steuern. Dabei stehen verschiedene Ansätze zur Verfügung:

  • Die Risiken akzeptieren

Dieser Ansatz ist ein eher passiver Ansatz der Risikobehandlung und wird auch als Nullposition bezeichnet. Er ist die bewusste Entscheidung, ein bestimmtes Risiko in Kauf zu nehmen, weil man es weder vermeiden noch reduzieren oder umleiten kann. Das Risiko wird dennoch kontinuierlich kontrolliert, um sicherzustellen, dass es tragbar bleibt.

  • Risiken vermeiden

Der Vorgang der Vermeidung eines Risikos wird immer mit einer Änderung innerhalb des Projekts erreicht. Die Anpassungen können im internen Prozess, bei Sicherheitsmaßnahmen, dem Austausch von Partnern und vielen weiteren Vorgängen im Projekt, erreicht werden. Wenn Ihnen ein Vorhaben zu riskant erscheint, dann geht es bei der Vermeidungsstrategie darum, eine Alternativen für eine weniger risikoreiche Durchführung zu finden oder die Durchführung vollständig zu vermeiden. Das Ziel ist es, die potenzielle Gefahrenquelle zu beseitigen oder ihr Bedrohungspotenzial zu schmälern.

  • Risiken reduzieren

Bei der Strategie des Reduzierens von Risiken geht es darum, vorausschauende Maßnahmen zu ergreifen, um die Gefahr zu mindern. Erreicht wird das beispielsweise durch technische Hilfsmittel oder Kundenbefragungen. Die Maßnahmen zielen dabei auf die Verringerung der Eintrittswahrscheinlichkeit des jeweiligen Risikos ab und versuchen zudem, diese abzuschwächen, falls sie doch eintreffen.

  • Risiken abwälzen bzw. verlagern

Bei der Abwälzung bzw. Verlagerung von Risiken ist es das Ziel, dass eine dritte Partei die teilweise oder komplette die Verantwortung übernimmt, was die finanziellen Auswirkungen betrifft. Hierfür müssen Versicherungsverträge ausgestaltet werden, beispielsweise durch einen unabhängigen Versicherungsberater. Beim Abwälzen handelt es sich somit um eine Strategie des Reduzierens, die allerdings lediglich die finanziellen Auswirkungen eines Risikoeintritts abfängt.

Die Maßnahmen im Risikomanagement

Nachdem Sie die Risiken identifiziert und bewertet haben und sich für eine Bewältigungsstrategie entschieden haben, ist es an der Zeit, Maßnahmen zu setzten. Möglichkeiten hierfür sind:

  • Ändern Sie den Projektplan oder passen Sie diesen an, um Risiken zu vermeiden oder abzuschwächen.
  • Bestimmen Sie, welche Risiken trotzdem bestehen bleiben und definieren Sie für diese Risikoverantwortliche.
  • Gestalten Sie Notfall- und Ausweichpläne für den Fall, dass Risiken eintreten.
  • Sorgen Sie dafür, dass Notfallreserven vorhanden sind.
  • Definieren Sie auch eine Reserve für Risiken, die Sie im Vorfeld nicht erkannt haben.
  • Analysieren Sie, ob durch die vorherigen Maßnahmen die Risiken bereits unter einen definierten Grenzwert gesunken sind. Falls nicht, führen Sie die Maßnahmenplanung fort.
  • Sprechen Sie mit dem Management und den Stakeholdern über die Maßnahmenplanung.

Wie genau Sie am besten an die Maßnahmenplanung herangehen, kann Ihnen leider niemand sagen. Die Methoden, Teilnehmer und wie viel Zeit Sie für die Planung benötigen, hängt ganz von der Projektgröße, der Komplexität, den verfügbaren Ressourcen und der Priorität des Projekts ab. Wie Sie bei der Maßnahmenfindung vorgehen, sollte allerdings schon im Risikomanagement festgelegt worden sein. Meist genügt eine Brainstorming-Session mit Stakeholdern und anderen Projektmitwirkenden, um einen groben Maßnahmenplan zu erschaffen. Größere Projekte können aber auch mehrere Sitzungen benötigen und das Hinzuziehen von Spezialisten benötigen.

Prinzipiell können Maßnahmen im Risikomanagement in zwei Kategorien eingeteilt werden. Diese sind die präventiven und die korrektiven Maßnahmen.

Präventive Maßnahmen

Präventive Maßnahmen sollen vorbeugend wirken und dafür sorgen, dass bestimmte Risiken gar nicht erst eintreten. Ziel ist es also, vor allem die Eintrittswahrscheinlichkeit zu senken und damit in weiteren Schritten die Auswirkungen bzw. die Schäden zu reduzieren. Um als präventiv zu gelten, muss sich die Maßnahme somit auf die Ursache des Risikos beziehen.

Korrektive Maßnahmen

Korrektive Maßnahmen werden dann ergriffen, wenn das Risiko bereits eingetreten ist, man bekämpft also nicht die Ursache. Diese Maßnahmen dienen natürlich auch der Schadensreduzierung, aber die Eintrittswahrscheinlichkeit bleibt gleich.

Sidefact: Im ersten Moment klingt es natürlich immer besser, im Vorhinein die Ursache zu bekämpfen und präventive Maßnahmen zu wählen. Das muss aber nicht immer der bessere Weg sein. Korrektive Maßnahmen sind zum Beispiel dann sinnvoller, wenn der Aufwand und die Kosten der präventiven Maßnahmen sehr hoch sind oder das Risiko eine geringe Eintrittswahrscheinlichkeit hat.

Die Überwachung im Risikomanagement

Der letzte Schritt ist es, das Projekt und die vorhandenen Ressourcen, etc. regelmäßig zu kontrollieren und weiter zu verfolgen. Das können Sie beispielsweise mit TimeTrack machen. In der App haben Sie die Möglichkeit, einen groben oder auch einen genauen Projektplan festzulegen. Nachdem das geschehen ist, aktiviert TimeTrack die Projektverfolgung und berechnet Ihre weiteren Projektfortschritte. Zudem stellt die App Soll/Ist-Vergleiche an und kann damit schnell feststellen, welche Projekte effizient und welche ineffizient sind und wo innerhalb des Projekts Abweichungen aufgetreten sind.

TimeTrack – Genaue Projektplanung

 

Die Checkliste fürs Risikomanagement

  • Sie haben sich für eine Risikohaltung entschieden
  • Die Risiken wurden mit Hilfe einer Strategie identifiziert
  • Die Risiken wurden bewertet
  • Sie haben sich für eine Strategie der Risikobewältigung entschieden
  • Sie haben sich mit der Maßnahmenfindung beschäftigt
  • Die Maßnahmen wurden umgesetzt (falls es sich um präventive Maßnahmen handelt) oder festgelegt, wie sie eingesetzt werden (bei korrektiven Maßnahmen)
  • Das Projekt wird genau verfolgt und überwacht, um über Abweichungen informiert zu bleiben
  • Das Projekt wurde erfolgreich abgeschlossen

Fazit

Wir hoffen, dass wir Sie mit diesem Beitrag auf die Risiken, die im Projektmanagement auftreten können, vorbereiten konnten und Sie nun wissen, wie Sie im Ernstfall handeln sollten. Holen Sie sich auch gerne die kostenlose 14-tägige Testversion von TimeTrack, um die zahlreichen Projektcontrolling-Vorteile dieser App zu nutzen! Gutes Gelingen!

/von