Selbstorganisation mit diesen 5 Schritten einfach meistern

# /von Fabian Neiger/11 min read
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Aufgaben zeitnah erledigen? Chaos auf dem Bürotisch vermeiden? Den Alltag gekonnt meistern? Antworten zu all diesen Fragen liefert die Selbstorganisation! Besser gesagt, nicht die Selbstorganisation liefert die Lösungen, sondern die Organisation des eigenen Alltags und die dadurch vermiedenen Fehler.

Damit dies bestens funktioniert und Sie sowie Ihre Mitarbeiter:innen erfolgreich durch den Tag kommen, helfen einige Tipps und Tricks. Im folgenden Artikel wird die Selbstorganisation thematisiert und gewisse Hinweise gegeben, damit auch Sie das Konzept perfekt verstehen.

Eine erfolgreiche Selbstorganisation ist ein zentraler Punkt um eine Deadline einzuhalten, Produktivität zu steigern, zufriedener zu arbeiten und Vieles mehr. Generell kann gesagt werden, dass fünf Schritte zum Erfolg führen. Diese fünf Schritte können gelernt werden, so dass Sie schon bald zählbare Ergebnisse erkennen können. Tauchen wir also ein in das Management der eigenen Zeit!

Definition Selbstorganisation

Worum handelt es sich denn genau bei der Selbstorganisation? Theoretisch gesehen ist diese Frage leicht beantwortet, denn es geht um die exakte Aussage hinter dem Wort: Die individuelle Organisation von Aufgaben, unterteilt in Arbeitszeit und Freizeit. Per Definition versteht man unter Selbstorganisation also effizientes Planen und darauf basiertes Handeln am Arbeitsplatz sowie im privaten Leben.

Der Begriff „Selbstorganisation“ stammt übrigens aus der Betriebswirtschaft, bei der das Gegenteil von Hierarchischer Organisation gemeint ist. Aufgaben werden also nicht „von oben nach unten“ delegiert, sondern die Zeiteinteilung und Vorgehensweise wird jedem Mitarbeiter und jeder Mitarbeiterin frei überlassen. Die Logik dahinter ist, dass die Mitarbeiter:innen bestens wissen, was, wann, und wie erledigt werden muss und ein Unternehmen also Einiges an Ressourcen sparen kann, wenn diese Planung nicht hierarchisch statt findet.

Die Selbstorganisation täglich anwenden

Selbstverständlich ist der Begriff auch alltags anzuwenden. Egal welchen Beruf Sie ausüben, oder ob Sie die Theorie der Selbstorganisation im privaten Leben anbringen: Mit dem richtigen System kommen Sie zum Erfolg. Es ist jedoch ganz logisch, dass gewisse Systeme helfen, die Selbstorganisation in Praxis erfolgreicher umzusetzen. Diese Systeme können Unternehmen und Privatpersonen unterstützen und so die Gestaltung der Arbeit vereinfachen.

Termine planen mit TimeTrack

Zum erfolgreichen Selbstmanagement gehört also zweifelsohne das Organisieren und Unterteilen der eigenen (Arbeits)zeit. Damit die persönlichen Erwartungen von Ihnen erfüllt werden, ist es von Vorteil, wenn Sie ein Programm wie TimeTrack zur Unterstützung herbei nehmen und Termine mit der App planen. Dadurch können Sie und Ihre Mitarbeiter:innen Ordnung ins Chaos bringen.

So lässt Sie TimeTrack einen Termin, also eine konkrete Deadline, im Terminplaner eintragen. Ihre Mitarbeiter:innen können somit zu jeder Zeit die einzelnen Termine einsehen und sind bestens informiert. Mit TimeTrack können Sie sicher sein, dass Sie Termine einhalten und die Selbstorganisation in jeglicher Hinsicht funktioniert.

 

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Terminplaner von TimeTrack

Die Methoden zur Selbstorganisation

Um besser zu organisieren, stehen Arbeitsweisen zur Verfügung, welche eine Menge Unterstützung im Bereich der Selbstorganisation bieten. Die Rede ist von den fünf Methoden der Organisation, welche Ihnen Struktur geben. Je länger Sie mit den 5 Schritten arbeiten, umso intuitiver erfolgen sie.

Haben Sie es eilig? Hier eine schnelle Übersicht aller 5 Schritte zur Selbstorganisation:

  1. Aufgaben aufschreiben
  2. Ablenkungen minimieren
  3. Eindeutige Prioritäten setzen
  4. Zeitplan einhalten
  5. Üben

Die Aufgaben aufschreiben

Obwohl sich das logisch anhört und Sie eventuell schon mit Listen arbeiten ist es zweifelsohne sinnvoll, wenn Sie Ihre Aufgaben aufschreiben. So haben Sie die Aufgaben jederzeit physisch vor sich, in Form einer To-Do-Liste. Egal ob im Alltag oder im Büro am Schreibtisch, eine To-Do-Liste hilft Ihnen etwas Ordnung zu finden.

Arbeiten Sie mit To-Do-Listen, dann gibt Ihnen dies auch etwas Führung. Besonders wenn Sie gerade erst beginnen Ihre Aufgaben selbst zu organisieren ist eine Liste absolut zentral um sich einen Überblick zu verschaffen und Ihre jetzige Arbeitssituation zu verstehen. Sobald Sie eine Liste vor sich haben, können Sie die Aufgaben mit mehr Motivation angehen und diese potentiell auch im Multitasking absolvieren.

Am Fokus arbeiten

Wenn Sie Selbstorganisation lernen, ist besonders zu Beginn schwierig, richtig fokussiert zu sein. Generell ist es ungemein wertvoll, wenn Menschen die Eigenschaft besitzen, sich konkret zu fokussieren und Probleme schnell und konzentriert zu lösen. Ablenkung ist und bleibt etwas völlig Normales im Leben und kann schon einmal dazu führen, dass Aufgaben nach hinten verschoben werden.

Um dies zu umgehen, können Sie unglaublich viele verschiedene Taktiken anwenden. Ob es reicht, wenn Sie sich im Büro einschließen oder das Mobiltelefon weglegen ist sehr individuell. Generelle Vorteile haben bestimmt die, die mit Arbeitstechniken arbeiten, wie zum Beispiel dem Pomodoro Prinzip.

Finden Sie also heraus, welches Zeitmanagement für Sie am besten funktioniert und wenden Sie diese Methode so gut wie es geht an. Sie werden rasch sehen, dass Sie Motivation finden für jede noch so unangenehme Aufgabe und auch besser konzentriert sind!

Klare Prioritäten setzen

Wenn Sie Ihre To do Liste vor sich haben, dann ist es an der Zeit passende Ziele zu setzen. So ist es oft nicht das wichtigste Projekt, welches zuerst erledigt werden sollte, sondern jenes, das als Nächstes fertig sein muss. Organisation innerhalb Ihrer eigenen Liste ist zentral, um Ordnung zu finden und erfolgreich Ihre Ziele zu erreichen. Probleme mit dem Zeitmanagement treten insbesondere dann auf, wenn Sie Ihre eigene Prioritäten nicht mehr einhalten können.

Selbstorganisation ist immer auch ein Lernen von sich selbst. Dies trifft insbesondere beim Setzen von Prioritäten zu, denn dies ist ganz klar die schwierigste Aufgabe, die es zu meistern gilt. Um Ihre Ziele zu erreichen, können Sie im privaten Leben üben und zum Beispiel im Haushalt klare Prioritäten setzen und diese dementsprechend abarbeiten. Sie handeln nach Ihrer eigenen Liste und haben einen Überblick über Ihren eigenen Alltag.

Es kann auch von Vorteil sein, wenn Sie Methoden zur Setzung von Prioritäten anwenden. Mit der 5S Methode schaffen Sie Ordnung und verbessern stetig Ihre Arbeitstechnik und steigern auch Ihren Wert bei der Arbeit. Sie werden sehen, dass mit der richtigen Zielsetzung auch das generelle Befinden der Selbstorganisation gesteigert wird!

Das Zeitmanagement einhalten

Hand in Hand mit den Prioritäten ist das Einhalten des Zeitmanagements. Es braucht Übung um das Zeitmanagement zu meistern, besonders dann, wenn nicht nur Sie sondern auch andere Personen an einem Projekt mitarbeiten. Konkrete Tipps hierzu sind schwierig zu geben, denn nur Sie selbst kennen Ihre Verhaltensweisen und können somit einschätzen, wie lange Sie für gewisse Projekte benötigen.

Verschaffen Sie sich stets einen ganzheitlichen Überblick Ihrer Projekte, analysieren Sie den Inhalt der einzelnen Aufgaben und planen Sie entsprechend Zeit und Aufwand ein. Je mehr Sie von Selbstorganisation lernen und je mehr Aufgaben Sie nach verfügbarer Zeit einteilen, desto erfolgreicher werden Sie sein im Zeitmanagement. Schlussendlich werden Sie selbst im Multitasking wissen, wie lange Sie wofür haben und alle Deadlines perfekt einhalten!

Üben, üben und noch mehr üben

Dieser Punkt ist selbsterklärend, dennoch ist es wichtig zu verstehen, dass nichts von alleine funktioniert. Je mehr Sie üben, desto besser erledigen Sie Ihre Aufgaben und desto besser verstehen Sie sich und Ihre Arbeitsweisen. Je mehr Sie von sich selbst verstehen, umso besser verstehen Sie die Selbstorganisation. Schlussendlich verbessern Sie Ihre Ergebnisse, erledigen mehr Aufgaben, und finden auch mehr Möglichkeiten Ihren Alltag zu organisieren. Also: Üben Sie die oben genannten Punkte und geben Sie nicht auf, dann kommen Sie zum Erfolg!

 

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5 Schritte der Selbstorganisation

 

Vorteile bei der Selbstorganisation

Einige Vorteile einer erfolgreichen Selbstorganisation sind praktisch allen klar. Sie arbeiten erfolgreicher und halten sich an Deadlines. Schon diese zwei Punkte alleine sollten aufzeigen, dass Selbstorganisation zentral sein kann für ein Unternehmen und für einzelne Mitarbeiter:innen. Es gibt jedoch noch mehr Pluspunkte, die auftreten, wenn Sie Selbstorganisation lernen und diese beherrschen.

Zeitersparnis

Je besser Sie die Selbstorganisation beherrschen, desto schneller arbeiten Sie und desto mehr Aufgaben können Sie in derselben Zeit erledigen. Schlussendlich führt die Selbstorganisation dazu, dass Sie eine Aufgabe erledigt haben und direkt mehr Freizeit haben. Dies gilt nicht nur am Arbeitsplatz sondern auch im privaten Leben. Erfreuen Sie sich daran, dass Sie Zeit haben für die Dinge, die Sie schon immer machen wollten!

Die Selbstorganisation gekoppelt mit einem zeitsparenden und einfach zu bedienendem Tool wie TimeTrack führt zum ultimativen Erfolg im Zeitmanagement. Die Software erlaubt es Ihnen Ihre Arbeitszeiten mit einer praktischen Stempeluhr aufzuzeichnen und die dazugehörigen Tätigkeiten zuzuweisen. Somit wissen Sie immer, worin Sie Ihre Arbeitszeit gesteckt haben und können Ihre Arbeitsweise analysieren und verbessern.

 

Arbeitszeiterfassung einfach gemacht - Mit TimeTrack!

 

Stress ist etwas aus der Vergangenheit

Selbstorganisation, wie der Begriff schon sagt, organisiert das Individuum. Wenn Sie all Ihre Aufgaben unter Kontrolle haben, diese also frühzeitig erledigen können und erfolgreich abschließen, dann kommen Sie auch nie mehr in eine stressige Situation. Wenn Sie ohne Selbstorganisation arbeiten, also im schlimmsten Fall einfach so drauf los, entstehen jederzeit Konfliktpunkte.

Durch fehlende Organisation werden Sie zweifelsohne in Stress verfallen, denn Sie haben keinen Überblick Ihrer Aufgaben. Im Gegenteil dazu bringt Ihnen die Selbstorganisation einen roten Faden am Arbeitsplatz, sodass Sie definitiv keine langen Tage im Büro mehr verbringen müssen!

Die Selbstorganisation für Teams

Sprechen wir von Selbstorganisation im Team, dann ist die Rede vom Arbeiten ohne klare Führungsperson. Die zu erledigenden Aufgaben werden im Team besprochen, die Zeit gemeinsam eingeteilt, und die Arbeitsweisen frei gewählt, ohne dass dies von einem Chef oder einer Chefin vorgegeben wird.

Obwohl dies anfangs chaotisch wirkt, ist es sehr gut möglich, dass Teams so effizienter arbeiten und zu größerem Erfolg kommen. Dafür gibt es einige Gründe. Einerseits fällt das kontrollieren der Arbeit durch die Führungsperson weg und es wird darauf vertraut, dass Mitarbeiter:in sauber arbeiten. So wird einen Haufen Zeit gespart! Andererseits wissen Mitarbeiter:innen oft besser bescheid welche Aufgabe ansteht und wie diese gut erledigt wird, so dass die relevanten Personen auch die korrekten Entscheidungen treffen. Eine Win-Win Situation!

Kostensparende Teamarbeit

Für ein Unternehmen, welches Teams selbst organisiert arbeiten lässt, bieten sich einige Vorteile. Nicht nur können Kosten gespart werden weil keine Führungsperson angestellt werden muss, sondern es fallen auch Einiges an anderen Ausgaben weg, da das Team von alleine zu einem besseren Resultat kommt als ohne Selbstorganisation. Des Weiteren führt diese Arbeitsweise zu einem stärkeren Zusammenhalt im Team, was schlussendlich zu besseren Resultaten führt und zu weniger Mitarbeiterwechsel. Das Unternehmen profitiert also praktisch in allen Belangen.

Weitere Tipps und Tricks

Obwohl ein aufgeräumter Schreibtisch nicht direkt zum Erfolg führt, wenn Sie mit der Selbstorganisation arbeiten, kann es doch von Vorteil sein, wenn Sie kein Durcheinander am Arbeitsplatz haben. So können Sie viel besser denken, denn es ist wissenschaftlich bewiesen, dass ein aufgeräumter Schreibtisch zu aufgeräumten Gedanken führt.

Ein weiterer Hinweis für erfolgreiches Arbeiten ist es, Pausen bewusst zu planen und während diesen Pausen etwas Bewegung einzuführen. Egal ob dies ein kurzer Spaziergang draußen ist oder Sie eine längere Mittagspause einführen, während der Sie aktiv Sport betreiben: Bewegung hilft dem Hirn! Planen Sie also Ihren Tag entsprechend um gewisse Bewegungspausen herum.

Fazit

Nachdem Sie diesen Artikel gelesen haben wissen Sie, wie Sie erfolgreich sich selbst organisieren. Selbstverständlich gibt es noch andere Tipps, sowie andere Methoden von Organisationen, die Ihnen helfen können zu einem positiven Resultat zu kommen. Es ist nun jedoch klar, dass gewisse Planung am Arbeitsplatz absolut notwendig ist. Fügen Sie die Selbstorganisation in Ihren Tag ein und schauen Sie, was Ihnen hilft Stress zu vermeiden und Deadlines einzuhalten.

Arbeiten Sie schon länger mit dem Konzept der Selbstorganisation, dann ist es an der Zeit, dass Sie die verfügbare Zeit analysieren und diese vollständig ausnützen. Machen Sie sich auf die Suche nach Orten in Ihrer Organisation, die Zeit beanspruchen und machen Sie es sich zum Ziel Zeitfresser am Arbeitsplatz frühzeitig zu erkennen und diese zu bekämpfen. Außerdem sollten Sie diese Punkte mit Ihrem Team besprechen, damit alle im Bilde sind wie Zeit gespart werden können. Dies ist schlussendlich das konkrete Ziel des organisierten Arbeitens!

 

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