Die Stakeholderanalyse: Definition, Methode und Beispiele

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Bei der Stakeholderanalyse geht es darum herauszufinden, wer Interesse an dem erfolgreichen Verlauf des Projekts hat. Da diese Interessensgruppen in Beziehung dazu stehen, haben sie auch einen Einfluss auf das Projekt.

Als Stakeholder kommen verschiedene Personen und Gruppen in Frage. Stakeholder können sowohl von innerhalb sowie auch außerhalb eines Unternehmens kommen. Zu den Stakeholdern gehören unter anderem Kundinnen und Kunden, Mitarbeiter/-innen, Organisationen, Institutionen, juristische Personen und mehr.

Die Stakeholder sind all diejenigen Personen, die gewisse Meinungen zum Projekt haben und die von diesem Beeinflusst werden und müssen als solches auf eine Art in das Projekt einbezogen werden.

Um einen Überblick über alle Stakeholder zu behalten und deren Interessen sowie Einfluss auf das Projekt einzuschätzen, ist es ratsam eine Stakeholderanalyse durchzuführen.

Stakeholderanalyse Definition: Was ist das?

Die Stakeholderanalyse unterstützt Sie dabei, diejenigen Interessenträger zu identifizieren sowie diese Gruppen zu werten.

Bewertung der Gruppen

Sie legen fest, wie wichtig die einzelnen Gruppierungen für den Projekterfolg sind. Nach einer effizienten Bewertung der Stakeholder ist Ihnen klar, wer alles zu den eigentlichen Stakeholdern gehört. Diese kategorisieren Sie nach Einfluss und Interesse zum Projekt. Anhand dieser Bewertung können Sie die Entscheidung fällen, wie sehr Sie einzelne Gruppen ins Projekt einbeziehen wollen.

Ziel der Stakeholderanalyse

Das Ziel der Stakeholderanalyse ist es, eine Stakeholder Matrix aufzustellen. Mit dieser lässt sich auf einen Blick erkennen, welches die wichtigsten Stakeholder sind und welche für das Projekt weniger zentral sind. Es gibt Ihnen die Möglichkeit einen Rahmen auf den Aufwand gegenüber der jeweiligen Stakeholder Gruppen zu setzen. Außerdem fungiert es als eine Art Leitfaden für die Durchführung des Projektes. Für ein erfolgreiches Stakeholdermanagement ist eine Stakeholderanalyse Pflicht!

Mit gutem Stakeholder Management steigert man die Kundenzufriedenheit enorm, da sich Kunden bzw. Kundinnen mehr ins Projekt einbezogen werden. Eine transparente Projektzeiterfassung ermöglicht einen objektiven und transparenten Überblick der erbrachten Projektleistungen und den derzeitigen Projektfortschritt.

 

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Stakeholder Matrix

Eine solche visuelle Darstellung wird in der Fachsprache Stakeholder Map genannt und ist in vier Quadranten aufgeteilt. Auf den Achsen werden jeweils das Interesse und der Einfluss auf ein Projekt gemeint. Je näher die Stakeholder beim Nullpunkt im Graf sind, desto weniger wichtig sind diese für das Gelingen des Projektes. Je weiter oben und rechts die Stakeholder im Graf sind, desto zentraler sind diese für das Gelingen des Projektes. Die folgende Abbildung zeigt die Grundlage einer visuellen Stakeholderanalyse, die nur noch ausgefüllt werden muss.

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Die 5 Schritte der Stakeholderanalyse

Um eine Stakeholderanalyse holistisch aufzustellen, empfiehlt es sich, den folgenden fünf Schritten zu folgen. Diese werden heutzutage als die Standardabfolge für eine Stakeholderanalyse angesehen.

Selbstverständlich können Sie in Ihrem Unternehmen auch andere Art einführen, um diese Analyse aufzustellen, wenn Sie z. B. genau wissen, wie welche interne Stakeholder zu einem Projekt stehen und jegliche externe Stakeholder ignorieren können.

Schritt 1: Persönliche Informationen überblicken

Schreiben Sie alle Menschen (ob natürliche oder juristische Personen) auf, die Einfluss auf die zu erledigenden Projekte haben. Notieren Sie die jeweiligen Kontaktdaten und am besten auch gleich, wann diese Personen zu kontaktieren sind. Geographische Standorte können auch dokumentiert werden.

Schritt 2: Interessen zum Projekterfolg erkunden

Notieren Sie das jeweiligen Interesse pro Stakeholder zum Projekterfolg. Erfassen Sie den gegenseitigen Einfluss der Stakeholder und des Unternehmens. Außerdem sollten Sie die Haltung und die Motivation der verschiedenen Stakeholder notieren.

Schritt 3: Den Kontext notieren

Schreiben Sie nun zu jedem Stakeholder auf, welche Wissensgebiete diese zum Projekt beitragen und mit welchen kontextuellen Erfahrungen diese Gruppen in das Projekt hereingehen. Vorhandenes Fachwissen sollte an dieser Stelle auch aufgeschrieben werden.

 

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Schritt 4: Die endgültige Ermittlung

Nun kommt der wichtigste Schritt der Analyse: Bewerten Sie die Stakeholder und priorisieren Sie diese. Nehmen Sie sich für diesen Schritt am meisten Zeit und arbeiten Sie genau, denn das wird Ihnen später viel Zeit sparen. Dieser Schritt ist übrigens der Wichtigste, da diese Priorisierung das eigentliche Ziel der Stakeholderanalyse ist.

Schritt 5: Schauen Sie voraus

Im letzten Schritt müssen Sie die Dynamik der Stakeholderanalyse im Kopf behalten.

Das Interesse der Stakeholder fluktuiert und verändert sich, was schlussendlich zu Veränderungen im eigentlichen Projekt führen kann.

Wenn Sie jede einzelne Version der Stakeholderanalyse aufbewahren, können Sie jeweils zurückschauen und erkennen, welche Veränderungen der Stakeholder zu welchen Anpassungen im Projekt geführt hat.

Außerdem hilft dies auch bei der Implementierung von erhaltenem Feedback, da Sie auf gewisse Wünsche oder Forderungen der Stakeholder reagieren können.

Die Vorteile der Stakeholderanalyse im Projektmanagement

Sich mit dem Projektplan und den Projektbeteiligten auseinander zu setzen bringt auch im Projektmanagement einige Vorteile.

  • Bei der Miteinbeziehung der internen und externen Stakeholder wird der Budgetplan bedeutend genauer.
  • Kennen Sie Ihre Stakeholder perfekt, dann kann das Ihnen helfen, Projekt-Unterstützer zu finden und Projekte effizienter durchzuführen.
  • Ihr Projekt ist von außen besser sichtbar, was besonders Projektbeteiligten in Managementpositionen eine zentrale Rolle spielt
  • Sie erkennen frühzeitig, welche Kosten in Zukunft auf Sie zukommen.
  • Die Kommunikation nach innen und außen verläuft besser.
  • Die richtigen Informationen und Kommunikationen gehen an die richtigen Personen.

Stakeholderanalyse mit TimeTrack

Mit den komplexen Projekten und Stakeholdern in der heutigen globalen Welt kann es oft von Vorteil sein, sich bei der Stakeholderanalyse etwas unter die Arme greifen zu lassen. So ist es logisch, dass viele Firmen mit Softwares oder Tools arbeiten, die eine Unterstützung zur Analyse liefern.

 

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Projektzeiterfassung mit TimeTrack

 

TimeTrack unterstützt Unternehmen bei dem Überblicken unterschiedlicher personen- und projektbezogener Informationen.

  • Mit dem Stundenzettel können Mitarbeiter/-innen und Arbeitgeber/-innen Ihre Über- und Minusstunden überblicken.
  • Mit der Projektzeiterfassung können erbrachte Leistungen für das Projekt eingetragen werden. Die Projektauswertung erstellt daraufhin automatisch einen Bericht, der im Nachhinein personalisiert werden kann.
  • Abwesenheiten werden in dem Abwesenheitskalender eingetragen, wodurch man mehr Transparenz in das Unternehmen schafft.

Beispiele einer erfolgreichen Stakeholderanalyse

Der zentrale Punkt der Stakeholderanalyse ist die Kategorisierung der verschiedenen Stakeholder. So müssen Sie nach abgeschlossener Analyse erkennen können, welche die wichtigen Stakeholder sind und welche die weniger wichtigen Stakeholder sind. Beurteilen Sie dafür die Stakeholder nach folgenden Punkten:

  • Wie groß ist der Einfluss, den ein Stakeholder auf das Projekt hat?
  • Wie groß ist das Interesse von Stakeholdern am Projekterfolg?
  • Welche Reaktionen können Sie von den verschiedenen Stakeholdern gegenüber ihrem Projekt erwarten?
  • Wie mächtig sind die jeweiligen Stakeholder? Hierbei ist es wichtig zu quanitifizieren, ob ein Stakeholder einen direkten Einfluss auf ein Projekt hat oder nur einen indirekten Einfluss.

Für eine erfolgreiche Stakeholderanalyse sollten Sie die verschiedenen Gruppen in drei Fraktionen unterteilen. Unterschieden wird zwischen niedrigem, mittlerem und hohem Einfluss. Generell sollten Sie diese Abstufungen so objektiv wie möglich gestalten, darum wird nur in drei Gruppen aufgeteilt. Es versteht sich von alleine, dass die Stakeholder, die einen hohen Einfluss auf ein Projekt ausüben, besondere Aufmerksamkeit benötigen.

Fazit

Die Erwartungen der einzelnen Stakeholder sollten mit dem Rahmen des Projekts übereinstimmen, damit es schlussendlich nicht zu Unzufriedenheiten kommt. Sorgen Sie also für Klarheit Ihrer Stakeholder mit einer Stakeholderanalyse und erfreuen Sie sich daran, dass die Projektbeteiligten stets zufrieden sind!

 

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