Stellenbesetzungsplan einfach gemacht: Personalplanung auf das nächste Level bringen

Die Personalbedarfsplanung umfasst viele Teilgebiete und ist eine Grundlage für reibungslose Abläufe im Unternehmen. Der Stellenbesetzungsplan ist ein Instrument im Personalmanagement. Welche Informationen Sie alle beachten müssen und was das für Auswirkungen auf den Stellenplan hat, erfahren Sie in diesem Artikel.

Stellenbesetzungsplan Definition

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Der Stellenbesetzungsplan stellt die tatsächlich besetzten Stellen in Ihrem Unternehmen dar. Die Planung der Besetzung von Stellen dient der betrieblichen Personalplanung.

Es gibt einen Unterschied zum Stellenplan, welcher den Bedarf jeder Stelle und den Bedarf an Personal angibt und ebenfalls eines der Instrumente der Personalplanung ist.

Das Organigramm vom Stellenplan zeigt also das geplante Soll an und der Besetzungsplan gibt die Ist-Situation wieder. Darüber hinaus ist in dessen Organigramm ebenfalls ersichtlich, welche Mitarbeiter/-innen auf einer genauen Stelle sitzen und welche Vollmachten sie haben.

Die Personalplanung kann bei diesem Instrument darüber hinaus natürlich auch eine Angabe über zusätzliche Daten, wie das Alter, machen.

Inhalt und Funktion vom Stellenbesetzungsplan

Der Stellenbesetzungsplan soll auf Grundlage vom Stellenplan eine einzelne Stelle exakten Mitarbeiter/-innen mit ihrem Namen zuordnen. Verglichen mit dem Stellenplan von der Organisation lässt sich dann herausfinden, ob es eine Differenz in der Personalplanung gibt.

Dieser Unterschied in der Personalplanung kann zwei verschiedenen Formen annehmen. Die eine kann zu einem Personalbeschaffungsbedarf führen, wenn im Stellenplan mehr Stellen mit einer Stellenplanung vorhanden sind und diese besetzt werden müssen.

Ebenso kann die Differenz einen Personalüberhang angeben. Dann muss die Planung ebenfalls angepasst werden und die Organisation muss je nach Stellenbeschreibung dann einige Stellen abbauen. Das ist ein Mittel der Personalplanung, um das Unternehmen mit dem Personalmanagement profitabel arbeiten zu lassen.

 

 

Instrumente der Personalplanung

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Das Personalmanagement kümmert sich um die Personalplanung und somit auch um die Planung einzelner Stellen als Instrument der Personalwirtschaft.

• Stellenbeschreibung

  Die Stellenbeschreibung ist eines der Instrumente der Personalplanung und beschreibt die Anforderungen an einen Arbeitsplatz. Aus der Stellenbeschreibung ergeben sich dann die Anforderungen an einzelne Mitarbeiter/-innen, die bestimmte Stellen in der Organisation besetzen sollen.

  Für die Angaben einer einzelnen Stelle, kann sich in der Stellenbeschreibung an verschiedenen Dingen orientiert werden. Dazu gehören die Bezeichnung, die Stelle im Organisationsgefüge, Hierarchien, Ziele, Hauptaufgaben, Vollmachten, Stellvertreter und besondere Qualifikationen.

• Stellenplan

  Eines der hier bereits genannten Instrumente ist der Stellenplan. Er zeigt den Bedarf an Stellen in der ganzen Organisation an, unabhängig davon, ob eine Stelle zur Zeit besetzt ist oder nicht. Ein Stellenplan beinhaltet also immer alle Stellen und so schafft es das Personalmanagement mit seinem Organigramm den gesamten Leistungszusammenhang in einem Unternehmen darzustellen.

• Stellenbesetzungsplan

  Der Besetzungsplan basiert auf dem Stellenplan und hilft bei der Personalbedarfsplanung.

  Die Personalbedarfsplanung lässt sich in der cloudbasierten Software von TimeTrack ganz einfach nachvollziehen und macht ihre Instrumente so stärker. Der Mitarbeiterbericht macht es den Administratoren des Programms ganz leicht, eine klare Übersicht zu gewinnen und einen Soll-Ist-Vergleich vorzunehmen. Stundendifferenzen können mit der jeweiligen Personalsituation abgeglichen werden und die Qualifikationen und Kompetenzen jeder einzelnen Stelle sind sehr übersichtlich dargestellt.

• Anforderungsprofil

  Die Personalplanung ordnet jeder Stelle auch ein Anforderungsprofil zu. Das dient dem Personalmanagement dazu herauszufinden, ob Bewerber/-innen oder Stelleninhaber/-innen ihrer Stelle gerecht werden. Dabei ist es wichtig darauf zu achten, dass das Anforderungsprofil auch wirklich immer die Stelle und nicht die dazugehörige Person meint.

  Auch diese Merkmale der einzelnen Stellen und Stellenbeschreibung können nach einem Abgleich in TimeTrack hinterlegt werden und Ihre Personaleinsatzplanung mit einem Arbeitsplan um vieles vereinfachen.

• Qualifikationsprofil

  Jede einzelne Stelle erhält in der qualitativen Personalbedarfsplanung ebenfalls ein Qualifikationsprofil. In diesem ist genau festgehalten, welche Fähigkeiten und Belastungen die Stelle beinhaltet.

  Darunter lassen sich also das Leistungspotential, die Leistungsfähigkeit und die Leistungsbereitschaft einzelner Mitarbeiter/-innen verstehen, welche sich natürlich bei verschiedenen Stellen auch in der Stellenbeschreibung unterscheiden.

• Laufbahnplan

  Der Laufbahnplan dient in der Stellenbeschreibung als eines der Instrumente dazu, jede einzelne Stelle und jede Position aufzuführen, welche Mitarbeiter/-innen bei einem Aufstieg im Unternehmen durchlaufen sollen. Besonders praktisch ist hierfür ein Rahmendienstplan.

  Das dient nicht nur der Organisation der Hierarchie, es können auch Nachfolgepläne leichter realisiert werden und es ist umso einfacher eine Stelle neu zu besetzen, sollte sie kurzfristig frei sein. Mit Angaben über die Stelle und die zugehörigen Personen als Stellenbeschreibung kann der Stellenplan leichter erstellt werden.

• Personalstatistiken

  Statistiken dienen immer der Übersicht und der Gewinnung von Informationen. Daher ist dies auch eines der wichtigsten Instrumente.

  Anhaben über Altersstruktur, Qualifikationsstruktur, Fehlzeiten und Personalkosten können bei der weiteren Planung, wie im Stellenplan, oder bei der gesamten Orientierung der Unternehmensziele und der Kapazitätsplanung sehr hilfreich sein.

 

 

Stellenbesetzungsplan – Beispiel

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Der Stellenbesetzungsplan gibt die aktuelle Ist-Situation in Bezug auf die Stellen im Unternehmen wider.

In diesem Plan sind sämtliche Stellen vermerkt und allen können noch weitere Angaben hinzugefügt werden, damit die Planung einen erheblichen Mehrwert für das Personalmanagement im Unternehmen hat. Zu diesen Beschreibungen gehören dann Name, Alter, Vollmacht, Eintrittsdatum und die Lohngruppe.

Auf einen Blick ist so jede relevante Information für eine einzelne Stelle direkt ersichtlich und schon ist auch klar, warum der Besetzungsplan mit dieser kurzen Stellenbeschreibung ein so wichtiges Instrument ist.

Hier finden Sie ein Beispiel, wie diese kurze Stellenbeschreibung im Organigramm aussehen kann:

• Kimm, Maria
• Geb. 02.08.1988
• Handlungsvollmacht
• Eintritt am 01.04.2020
• Lohngruppe 5.

Den Stellenbesetzungsplan mit einer Software einfach umsetzen

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Softwares können dabei helfen komplexe Sachverhalte besser auszuwerten und sind somit für das Personalmanagement ein wichtiges Instrument der Planung. Die Auswertung in Echtzeit durch zukunftsorientierte Softwarelösungen bieten Überblick und schaffen es, genaue Angaben zu bieten.

Der Besetzungsplan der Ist-Situation kann mit Angaben über Name, Berechtigungen, Wochenstunden und Positionen schnell digital erstellt werden und der Führungsebene schnell benötigte Angaben bereitstellen.

Timetrack als Retter in der Not

Die Instrumente der Personalabteilung sind breit gefächert, aber eins steht fest: eine professionelle Software ist unverzichtbar. TimeTrack kann den Arbeitsalltag enorm erleichtern und bietet Ihnen und Ihren Mitarbeiter/-innen viele Vorteile.

Die App bietet die ideale Lösung zur gesetzlich vorgeschriebenen Arbeitszeiterfassung. Mit Features, wie einer elektronischen Arbeitszeiterfassung per digitaler Stempeluhr und individuellen Arbeitszeitmodellen für alle Mitarbeiter/-innen schafft TimeTrack die besten Voraussetzungen für einen reibungslosen Arbeitsablauf. Dazu kommen noch viele weitere Benefits, wie eine intuitive Bedienung und ein einfaches Menü.

Besetzen Sie ganz einfach Stellen mit den vordefinierten Qualifikationen und Kompetenzen. Ebenfalls können Sie automatische Dienstpläne erstellen lassen, die alle individuellen Wünsche berücksichtigen und erheblich zur Work-Life-Balance beitragen.

 

 

Vorteile einer automatisierten Personalbedarfsplanung

Mit diesen vielen Möglichkeiten der Arbeitszeiterfassung ist es ebenfalls möglich, auf Knopfdruck digitale Stundenzettel für jede/n einzelne/n Mitarbeiter/-in zu erstellen. Diese Stundenzettel sind sowohl rechtskonform und berücksichtigen ebenfalls alle individuellen Pausen- und Abwesenheitszeiten.

Mit dem Unterschied zwischen Projektzeiten und Arbeitszeiten, ist es möglich, bessere Arbeitspläne zu gestalten. Durch die perfekte Übersicht aller benötigten Wochenstunden für Ihre Projekte, können Sie automatisierte Dienstpläne erstellen und Ihre Projekte zielführend beenden.

Fazit

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Wenn Sie wirklich herausfinden möchten, wie die aktuelle Ist-Situation der Personalplanung aussieht, dann ist ein Stellenbesetzungsplan einfach unverzichtbar.

Machen Sie es sich einfach und suchen Sie sich Softwares und Tools, die Ihnen dabei helfen! Testen Sie gerne unsere ganz unverbindliche, 14-tägige Probeversion von TimeTrack.