Überplanung im Dienstplan – das praktische FAQ

#, # /von Lara Augat/9 min read
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Familie, Privatleben und Freizeit – Sie alle werden durch Überstunden beeinträchtigt. Um Antworten auf die Fragen zu finden, was erlaubt ist und was nicht, dient dieser Beitrag. Hier finden sich alle Fakten rund um das Thema geplante Überstunden im Dienstplan und noch dazu Informationen über Rechtliches und praktische Tools zur Hilfe in der Planung.

Wie kommt es zu Überplanung im Dienstplan?

Überstunden fallen genau dann an, wenn die Arbeitnehmer/-innen im Unternehmen länger arbeiten müssen, als es im Regelfall geplant war. Das bedeutet, dass bei Überschreiten der regelmäßigen Arbeitszeiten, welche im Arbeitsvertrag festgehalten sind, Überstunden entstehen.

Sind Überstunden erlaubt?

Grundsätzlich sind Überstunden im Rahmen vom Arbeitsrecht erlaubt. Sie dienen den Arbeitgeber/-innen bzw. den Unternehmen, alle Prozesse zufriedenstellend und zielführend fertigzustellen. Auch für die Arbeitnehmer/-innen können Überstunden gewisse Vorteile haben.

Regelungen und Ausnahmen bei Überplanung

Damit Sie zunächst einmal einen Überblick über die rechtliche Seite der Arbeitsbedingungen bekommen, finden Sie hier die wichtigsten Normen zum Dienstplan erstellen zusammengefasst.

  1. Zunächst darf außer in Ausnahmen eine maximale Arbeitszeit von 10 Stunden am Tag für die Arbeit in Betrieben nicht überschritten werden. Gleichzeitig darf die maximale Arbeitszeit eines Arbeitnehmers 48 Stunden in der Woche nicht übersteigen, falls schon, dann spricht man Mehrarbeit.
  2. Die Obergrenze für die Forderungen des Arbeitgebers kann sich auf sechs Monate bzw. 24 Wochen gerechnet verändern. Die Beschäftigten können dann 60 Stunden in der Woche und 10 Stunden am Tag arbeiten, wenn laut Arbeitsgericht die durchschnittliche Arbeitszeit von 8 Stunden am Tag nicht überschritten wird. Dem Personal muss bei diesem Arbeitsalltag also ein Freizeitausgleich ermöglicht werden.
  3. Wenn die Existenz des Betriebs auf dem Spiel steht, ist auch der Einsatz von Überstunden gerechtfertigt. Angestellten können diese dann zugemutet werden, wenn Notsituationen, wie in Fällen von Brand und Unwetter eintreten.
  4. Wenn jemand in einer Führungsposition arbeitet, ist er vom Schutz durch das Arbeitszeitgesetz ausgenommen. Dies betrifft Kollegen bzw. Kolleginnen und Arbeitgeber/-innen, die über Kündigungen bzw. Entlassungen und Neueinstellungen selbstständige Entscheidungen treffen können. Geregelt wird dieser Grundsatz über die Arbeitsleistung in § 5 Abs. 3 Betriebsverfassungsgesetz.
  5. Das alles gilt weiterhin für Tarifverträge und die Betriebsvereinbarung von einem Unternehmen, wenn dort nichts anderes geregelt wurde.

 

Es kann sich schwierig gestalten über all diese Regelungen und gleichzeitig auch die Mitarbeiterzufriedenheit durch Berücksichtigung ihrer Wünsche zu fördern. Deshalb erweist es sich als besonders vorteilhaft eine intelligente Software als Stütze zu haben. Mit dem Dienstplan von TimeTrack werden Sie auf die größten Fehler Ihres Dienstplans aufmerksam gemacht und können Ihre Mitarbeitenden sogar nach ihren Verfügbarkeiten einplanen.

 

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FAQ – Überstunden im Dienstplan

Hier finden Sie die wichtigsten Informationen zu Überstunden im Überblick, um Überplanung im Dienstplan zu vermeiden.

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TimeTrack – Überplanung im Dienstplan

1. Wie viele Überstunden dürfen Angestellte machen?

Es gibt für Arbeitskräfte mit einem Arbeitsvertrag in Vollzeit eine maximale Höchstzahl der Überstunden in jedem Betrieb. Diese darf eine durchschnittliche Arbeitszeit von acht Stunden am Tag nicht überschreiten, wenn diese Zahl auf sechs Monate berechnet wird.

Für Teilzeitkräfte ist die Antwort grundlegend anders, denn die Dienste einer Teilzeitkraft sind im Arbeitsvertrag ebenfalls nach exakten Stunden geregelt. Im Sinne der Arbeitslast von Teilzeitkräften ist es, Rücksicht zu nehmen, dass es nicht zu mehr Arbeit kommt, als notwendig ist.

Allerdings sind auch dann Ausnahmen im Recht gegeben, wenn es zu Notsituationen kommt. Auch wenn im Arbeitsvertrag andere tarifliche Bestimmungen oder Vereinbarungen mit den Betrieben getroffen wurden, ist Mehrarbeit für Teilzeitkräfte erlaubt.

2. Können die Arbeitsstunden auf dem Stundenkonto verfallen?

Grundsätzlich gilt für die Themen der Gültigkeit von Überstunden, dass diese durch die Arbeitgeber/-innen genauso verfallen können, wie beim Urlaub auch. Um jedoch eine genaue Antwort auf diese Frage zum Verfallen zu finden, ist der jeweilige Arbeitsvertrag entscheidend sowie die tariflichen und betrieblichen Vereinbarungen. Verschiedene Bestimmungen gelten allerdings für jeden Beruf:

  • Die Frist, nach der Überstunden für die Angestellten verfallen, darf minimal drei Monate lang sein.
  • Beginnend für eine Frist ist nicht die Erstellung, sondern das Ende eines Kalenderjahres.
  • Werden Kolleginnen und Kollegen beim „Abbummeln“ bzw. beim Freizeitausgleich krank, verfallen die Überstunden dennoch.
  • Wenn es keine expliziten Antworten zu den Themen der Frist im Arbeitsvertrag gibt, verfallen Überstunden nach spätestens drei Jahren.

3. Dürfen Überstunden im Dienstplan als Arbeitszeit geplant werden?

Ein Projekt muss zeitnah und fristgerecht fertig werden – Die Antwort darauf sind mehr Stunden und eine höhere Arbeitszeit im Beruf. Oft fallen bei diesem Thema die Überstunden im Arbeitsalltag noch am selben Tag an. Mitarbeiter bleiben länger ohne Rücksicht auf das Privatleben und Schichten werden überzogen, auch wenn der Betriebsrat bereits ein Auge darauf hat.

Die Rechtsprechung sieht jedoch etwas anderes vor: Überstunden müssen vier Tage im Voraus angekündigt werden, wie es ein Urteil des Arbeitsgerichts Frankfurt Oder festhält. Arbeitsstunden sind jedoch nicht immer so weit im Voraus genau festzulegen und so ist die Schichtplanung für zum Beispiel eine Altenpflegerin nicht immer ganz einfach.

Wichtig ist, dass die Freizeit immer mehr Wert hat als die Pflicht zur Arbeit. Allerdings ist auch hier wieder auf Notsituationen zu verweisen und leitende Mitarbeiter/-innen sind vom Inhalt dieser Rechtsprechung ausgenommen.

4. Sollte man Überstunden lieber auszahlen oder abbauen?

Für jeden Job gilt zunächst, dass der Chef bzw. die Chefin im Normalfall dazu verpflichtet ist, den Mitarbeiter/-innen die Überstunden auszuzahlen. In welcher Art die Überstunden durch eine Zahlung beglichen werden müssen, steht jedoch nicht fest.

Die einzelnen Richtlinien, zu wie viel Prozent die Überstunden an die Mitarbeiter/-innen bezahlt werden müssen, ist tariflich geregelt oder im Arbeitsvertrag festgehalten. Im Grunde genommen gilt allerdings erst einmal: Selbst wenn es keine Regelung gibt, müssen Arbeitgeber/-innen die Arbeitnehmer/-innen entlohnen.

Ähnlich verhält es sich mit der gängigen Variante, die Überstunden der Arbeitszeit abzubummeln. Der Freizeitausgleich ist nicht einheitlich für alle Stellen im Recht festgehalten. Auch können die Arbeitgeber/-innen darüber entscheiden, wann dieser Ausgleich zur Arbeit stattfinden darf.

Wichtig ist auch zu wissen, dass ein Ausgleich für Überstunden bei Kündigungen jeglicher Art erfolgen muss. Des Weiteren ist die Frage nach der Besteuerung von Ausgleichszahlungen damit zu beantworten, dass Überstunden immer noch unter den normalen Lohn fallen und so durch die Kolleginnen und Kollegen normal zu versteuern sind.

5. Haben Arbeitnehmer/-innen einen Anspruch auf einen Ausgleich?

Wenn Überstunden einmal geplant sind und der Arbeitgeber die Mehrarbeit am Projekt allerdings doch nicht benötigt, dürfen Mitarbeitenden nicht einfach die Arbeitsstunden wieder gekürzt werden. Ist es jedoch so, dass Arbeitgeber/innen für die fehlende Mehrarbeit nicht die Schuld tragen, kann die Arbeitszeit doch erneut gekürzt werden.

Die Gründe für Mehrarbeit im Betrieb

Überstunden im Dienstplan haben also mehrere Gründe. Fällt ein/e Kollege/-in aus, ist die notwendige Arbeit auf alle Mitarbeiter/-innen aus diesem Aufgabengebiet zu verteilen.

Wenn es einen Notfall gibt, sind Arbeitnehmer/-innen auch dazu verpflichtet, Überstunden zu leisten. Dieser Fall tritt ein, wenn Überschwemmungen oder Brände die Existenz des Unternehmens bedrohen.

Ein intelligenter Dienstplan, wie der von TimeTrack, kann die Antwort auf alle Fragen rund um die Überplanung sein und sie tatkräftig unterstützen – egal ob Schichtarbeit, unabhängig vom Beruf und Ort des Einsatzes.

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TimeTrack  – Dienstplan

Folgen von Überplanung

Eins steht fest: Wer zu viele Überstunden macht und sie durch den Dienstplan vorgeschrieben sind, der hat ein höheres Risiko für ein stressbedingtes Burnout.

Stress ist außerdem nicht gut für das Betriebsklima und so kann durch fehlenden Arbeitsschutz die Arbeitszufriedenheit sinken.

Praktische Tipps zur Vermeidung von Überplanung

Arbeitgeber/-innen sollten also bestenfalls zahlreiche Überstunden vermeiden, denn diese sind ein sehr starker Kündigungsgrund für gute Mitarbeiter/-innen.

Der Arbeitsplan und insbesondere der Dienstplan sind das Herzstück einer guten Projektplanung. Wenn Arbeitszeiten optimal auf die benötigten Arbeitskräfte und ebenfalls auf die Verfügbarkeiten der einzelnen Mitarbeitenden abgestimmt wird, steht dem Ziel eines Projekts eigentlich nichts mehr im Weg. Eine automatische Personaleinsatzplanung kann also der Schlüssel zum Erfolg sein.

Der automatische Dienstplan

Ein automatischer Dienstplan ist die innovative Antwort auf das Papierchaos vergangener Zeiten. Die digitale Dienstplanung kann Sie dabei unterstützen, nur die notwendige Zeit in die Schichtplanung von Produktion oder Gesundheitswesen zu investieren. Gleichzeitig werden zufrieden stellende Dienstpläne entwickelt, die demotivierenden Überstunden vorbeugen.

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TimeTrack – Automatischer Dienstplan

Tools zur Unterstützung

All das kann TimeTrack! Wir unterstützen Sie mit unserem cloudbasierten Software-Tool dabei, auf Knopfdruck eine transparente Planung zu erstellen. Dabei hilft unser intelligenter Algorithmus, der zu wesentlich weniger Planungsaufwand führt und eine fehlerfreie Schichteinteilung erstellen kann.

Sollstunden und genehmigte Abwesenheiten können als zeitsparende Vorlage verwendet werden und Ihnen so den Arbeitsalltag erleichtern. Der ideale Dienstplan hat also nicht nur Vorteile für Ihre Mitarbeiter/-innen, sondern auch für Sie und die investierte Zeit.

Persönliche Präferenzen werden durch Priorisierungen ebenfalls berücksichtigt und so entsteht mit TimeTrack bis zu 70 % weniger Kommunikationsaufwand. Jeder Mitarbeiter/-in kann direkt einsehen, wann und wo die Schicht stattfinden soll. Digitale Dienstplanung war gestern – heute werden bedürfnisorientierte Dienstpläne auf Knopfdruck ganz automatisch für Sie erstellt.

Fazit

Überstunden sind teilweise notwendig und helfen den Betrieben dabei, kontinuierliche Leistungen zu erbringen. Dabei sollte allerdings niemals das Wohl der Mitarbeiter/-innen aus dem Auge verloren werden. Der Grad zwischen dem, was erlaubt ist und jenem, was gängige Praxis ist, ist schmal. Informieren Sie sich also genau darüber, ob Überstunden in der jeweiligen Situation erlaubt sind oder nicht.

Wenn es jedoch zum Krankheitsfall kommen sollte und die Mitarbeitenden mit Mehrarbeit einverstanden sind, hilft die automatische Dienstplanung von TimeTrack dabei, die Bedürfnisse aller dennoch bestmöglich zu berücksichtigen.

 

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