Urlaubsantrag Formular ausfüllen: so machen Sie keine Fehler

Bevor Sie mit der Urlaubsplanung beginnen, soll der Urlaub ordnungsgemäß beantragt und genehmigt werden. Aber wie beantragen Sie richtig Urlaub? Wie schnell muss der Arbeitgeber auf den gestellten Urlaubsantrag reagieren? Kann der Arbeitgeber Urlaub auch ablehnen? In diesem Beitrag finden Sie Antworten, Tipps und Tricks zum Thema Urlaubsantrag. Software-Systeme wie TimeTrack können hierbei eine großartige Hilfestellung bieten. Außerdem haben wir für Sie eine Urlaubsantrag-Vorlage erstellt, damit Ihnen bei der Urlaubsbeantragung keine Fehler passieren.

Urlaubsantrag: Definition

Jeder Arbeitnehmer hat einen Anspruch auf einen bezahlten Jahresurlaub. Der gesetzliche Urlaubsanspruch ist im Bundesurlaubsgesetz (BurlG) geregelt. Das BurlG sieht einen gesetzlichen Urlaubsanspruch von 24 Werktagen vor, wobei auch Samstag als Werktag gilt. Wer weniger Tage pro Woche arbeitet, erhält einen entsprechend anteiligen Anspruch, zum Beispiel bei einer 5-Tage-Woche 20 Urlaubstage oder bei einer 3-Tage-Woche 12 Urlaubstage. Für jeden Arbeitnehmer ergeben sich so mindestens vier Wochen Urlaub pro Jahr.

Mit dem Urlaubsantrag nimmt der Arbeitnehmer sein Urlaubsrecht in Anspruch und äußert gegenüber dem Arbeitgeber den Wunsch, zu einem bestimmten Zeitpunkt Urlaub nehmen zu wollen. Der Arbeitgeber kann den gestellten Antrag genehmigen oder unter bestimmten Voraussetzungen auch ablehnen. Erst wenn der Urlaub genehmigt ist, darf der Arbeitnehmer in den Urlaub fahren. Fährt der Arbeitnehmer ohne Genehmigung in den Urlaub, drohen ihm arbeitsrechtliche Konsequenzen wie etwa Kündigung oder sogar Schadenersatz.

Inhalt des Urlaubsantrags: Welche Informationen hat der Urlaubsantrag zu enthalten?

Eine gesetzliche Formvorgabe gibt es nicht. Eine Urlaubsantrag-Vorlage sollte aber jedenfalls den Vor- und Familiennamen des Mitarbeiters, das Eintrittsdatum, gegebenenfalls Personalnummer, das gewünschte Beginn und Ende des Urlaubs, insgesamte Urlaubsdauer, die Unterschrift des Mitarbeiters sowie des zuständigen Vorgesetzten samt Datum enthalten.

TimeTrack hat für Sie eine kostenlose Excel und PDF Urlaubsantrag-Vorlage erstellt, mit der Sie unkompliziert Ihre Urlaubstage beantragen und genehmigen können.

Urlaubsantrag: Wie viele Urlaubstage kann ich nehmen?

Der volle Urlaubsanspruch von 24 Urlaubstagen entsteht erst im zweiten Beschäftigungsjahr. Im ersten Arbeitsjahr entsteht der volle Urlaubsanspruch erst nach einer Wartezeit von sechs Monaten. Das heißt aber nicht, dass der Arbeitnehmer in den ersten Monaten des Arbeitsverhältnisses kein Urlaub beanspruchen kann. Bevor die Wartezeit von sechs Monaten erreicht ist, steht dem Arbeitnehmer für jeden vollen Monat der Beschäftigung ein Zwölftel des Jahresurlaubs zu. Nach vier Beschäftigungsmonaten darf der Arbeitnehmer beispielsweise einen Urlaubsantrag auf acht Urlaubstage stellen.

Die angemessene Urlaubslänge ist vom Betrieb zu Betrieb unterschiedlich. Zwei Urlaubswochen genehmigt zu bekommen, ist kein Problem bzw. ist oft auch gewünscht, um den Erholungszweck zu erreichen. Ist ein drei- oder mehrwöchiger Urlaub gewünscht, soll der Arbeitnehmer den Wunsch nach einem längeren Urlaub zunächst mit dem Arbeitgeber bzw. zuständigen Vorgesetzen besprechen, bevor er einen offiziellen Urlaubsantrag stellt.

Form des Urlaubsanspruchs: Wie stellt man den Urlaubsanspruch?

Form des Urlaubsanspruchs ist gesetzlich nicht vorgegeben. Wie der Urlaubsantrag zu stellen ist, hängt daher in der Regel von den betrieblichen Gegebenheiten ab. In kleineren Betrieben reicht oft schon kurze mündliche Absprache oder eine formlose Mail an den Vorgesetzten. Große Betriebe haben für die Urlaubsanträge entsprechende Formulare, die ausgefüllt und formal mit einer Unterschrift genehmigt werden müssen. Sowohl schriftliche als auch mündliche Urlaubsanträge sind erlaubt. Es ist jedenfalls zu empfehlen, den Urlaubsantrag zu Beweiszwecken immer schriftlich zu stellen.

Wer muss den Urlaubsantrag genehmigen? Muss der Urlaubsantrag genehmigt werden?

Wer den Antrag genehmigt, ist ebenfalls gesetzlich nicht vorgeschrieben. In der Regel genehmigt jedoch der unmittelbare Vorgesetzte den Urlaubsantrag, der für die Organisation der Mitarbeiter zuständig ist.

Bei der zeitlichen Festlegung des Urlaubs hat der Arbeitgeber die Wünsche des Arbeitnehmers zu berücksichtigen. Die Wünsche des Arbeitnehmers können nur dann unberücksichtigt bleiben, wenn dringliche betriebliche Belange oder Urlaubswünsche anderer Arbeitnehmer dagegensprechen. Dringliche betriebliche Gründe für Verweigerung des Urlaubswunsches liegen etwa bei Personalmangel vor. Bei der vorrangigen Berücksichtigung der Urlaubswünsche anderer Arbeitskollegen kommt es auf die sozialen Gesichtspunkte an. Der häufigste Fall sind Mitarbeiter mit Kindern. Innerhalb der Ferien sind Arbeitnehmer mit Kindern bei der Urlaubsvergabe vorrangig zu berücksichtigen und werden deswegen kinderlosen Arbeitnehmern vorgezogen. Im Anschluss an Maßnahmen der medizinischen Vorsorge oder der Rehabilitation kann dem Arbeitnehmer der Urlaub aber nicht aus betrieblichen oder sozialen Gründen verweigert werden.

Liegen besondere betrieblichen Gründe vor oder muss einem anderen Arbeitskollegen den Vorgang bei der Urlaubsvergabe gegeben werden, kann der Arbeitgeber den Urlaubsantrag auch ablehnen.

Wann stelle ich den Urlaubsantrag?

Das Gesetz sieht keine Frist für die Beantragung des Urlaubs vor. Die meisten Unternehmen haben interne Richtlinien, nach welchen sich Mitarbeiter bei Beantragung richten. In manchen Unternehmen muss der Urlaub mehrere Monate im Vorhinein abgesprochen bzw. beantragt werden, in anderen Betrieben kann man hingegen jederzeit spontan einen Urlaubstag beantragen. Vor der Urlaubsplanung ist es jedenfalls zu empfehlen, sich mit den Arbeitskollegen abzusprechen, die von Ihrer Abwesenheit unmittelbar betroffen sind. Häufig spielen auch noch andere Faktoren eine Rolle. Es kann so in manchen Betrieben ungewünscht sein, Urlaub zu besonders auftragsreicher Zeit zu nehmen.

Wie schnell muss der Arbeitgeber den Urlaubsantrag genehmigen?

Das Bundesurlaubsgesetz sieht keine Genehmigungsfrist für den Arbeitgeber vor. Die Bearbeitungsdauer kann demnach vom Betrieb zu Betrieb unterschiedlich lang sein. Wenn dem Urlaubsantrag keine Ablehnungsgründe entgegenstehen, erfolgt die Genehmigung des Antrags meist innerhalb von einem oder zwei Werktagen. Sollte sich der Arbeitgeber innerhalb von zehn Tagen nicht zum Antrag äußern, kann der Arbeitnehmer nicht von einem genehmigten Urlaubsantrag ausgehen und sollte den Arbeitgeber bei Dringlichkeit auf den Antrag ansprechen.

Kann der Arbeitgeber einen genehmigten Urlaubsantrag widerrufen?

Diese Vorgehensweise ist nur in Ausnahmefällen möglich. Ein Widerruf des Erholungsurlaubs kann nur durch schwerwiegende Gründe gerechtfertigt werden, was nur bei einer Bedrohung für den Fortbestand des Unternehmens der Fall ist. Hat der Arbeitnehmer einen Urlaub gebucht, kann der Arbeitnehmer den Arbeitgeber auffordern, die ihm angefallene Stornokosten zu übernehmen.

Hat der Arbeitnehmer den Urlaub bereits angetreten, ist er nicht verpflichtet, während des Urlaubs erreichbar zu sein. Ein Rückruf aus dem Urlaub ist nur im beiderseitigen Einvernehmen möglich.

Urlaub mit TimeTrack verwalten

Mit der digitalen Urlaubsverwaltung sparen Sie sich die manuelle Berechnung von Urlaubstagen. TimeTrack ist eine Zeiterfassungssoftware, mit deren Hilfe Sie die Übersicht über offene und verbrauchte Urlaubstage behalten können. Der Urlaubsanspruch wird auf Basis individueller Regelungen automatisch berechnet, damit sowohl der Arbeitgeber als auch der Arbeitnehmer immer bestens informiert bleiben. In der App können Sie direkt Urlaubsanträge stellen, die von den Vorgesetzten anschließend mit nur mit einem Klick genehmigt werden können. Außerdem kann jeder Benutzer bzw. Mitarbeiter des Unternehmens oder Projekts auch sehen, wie viele Urlaubstage ihm noch zur Verfügung stehen bzw. offen sind.

TimeTrack – Urlaubsübersicht

Weiters können Mitarbeiter anhand eines Urlaubskalenders im Auge behalten, welche Kollegen abwesend sind, um ihren Arbeitsaufwand besser aufzuteilen.

TimeTrack – Abwesenheiten

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