Wie funktioniert eine offene Feedback-Kultur?

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Feedback sorgt dafür, dass die Leistung von Unternehmen, sowie auch die von Einzelpersonen erheblich verbessert wird. Genau aus diesem Grund, sollte eine offene Feedback-Kultur in allen Unternehmen vertreten sein. Wie genau Sie diese Form der Rückmeldung in Ihrem Betrieb etablieren und wie Feedback am besten überbracht wird, verraten wir Ihnen in diesem Beitrag.

Feedback-Kultur

Bei einem Feedback unterscheiden wir im Groben zwischen zwei verschiedene Arten. Die eine Art ist Feedback ein positives in Form von Lob bzw. Bestätigung der Arbeit/Person/etc. und auf der anderen Seite steht das negatives Feedback oder eben auch Kritik. Beide Formen haben Ihre Vor- und Nachteile, die einem persönlich weiterhelfen können. Kritik beispielsweise führt  dazu, dass man die eigenen Fehler reflektiert und nach Lösungen sucht, um beim nächsten Mal besser vorzugehen. Das Selbstreflektieren hilft außerdem, über sich hinauszuwachsen und  sich weiterzuentwickeln, anstatt auf der Stelle zu stehen. Wobei positives Feedback natürlich auch durchaus motivierend wirkt und neue Ideen zu Tage bringen kann. Wichtig ist vor allem, dass sich jeder bewusst ist, dass keiner fehlerfrei ist und das Feedback als Ansporn und Hilfestellung sieht und nicht als Angriff. Feedback ist auch in Bezug auf das Miteinander in einem Unternehmen sehr hilfreich, denn eine Feedback-Kultur kann ein Aufruf sein, mutig zu werden. Den Kollegen offenes Feedback zu geben und auch anzunehmen, erfordert manchmal viel Mut. Die Feedback-Kultur steht also für eine wertegeleitete Arbeitsatmosphäre und das Feedback selber soll immer dem Vorankommen und dem persönlichen Wachstum der Mitarbeiter dienen. Diese Ehrlichkeit wird von den meisten demnach auch sehr geschätzt und sorgt für ein vertrautes und respektvolles Arbeitsverhältnis, welches wiederum die Bindung zum Unternehmen verstärkt. Eine Feedbackkultur ist also geprägt von gegenseitigem Vertrauen unter allen Zusammenarbeitenden, von hierarchieübergreifender Kommunikation und besteht aus regelmäßigen Rückmeldungen über die Arbeitsweise, Leistung und die Wirkung auf Außenstehende.

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Die Vorteile

Eine Feedback-Kultur im Unternehmen zu etablieren bringt viele verschiedene Vorteile mit sich. Feedback weiterzugeben hilft dabei, neue Entwicklungschancen zu entdecken und das nicht nur auf unternehmerischer Ebene, sondern auch auf der persönlichen Ebene. Außerdem sorgt passendes Feedback für die Weiterentwicklung des Teams, denn es zeigt Schwächen auf, kann aber umgekehrt auch als Bestätigung wirken, dass man gemeinsam auf dem richtigen Weg ist. Es sorgt zudem für Orientierung und schafft Vertrauen, sowie psychologische Sicherheit, aus der eine effektive Zusammenarbeit und eine starke Teamleistung entstehen können. Durch Feedback wird außerdem Stress abgebaut und das führt zu gesünderen und zufriedeneren Mitarbeitenden.

Durch die Beobachtungen, die wir vornehmen, um Feedback geben zu können, erfahren wir außerdem die Fähigkeit des Reflektierens und die Fähigkeit, aus uns selber zu lernen. Die Anpassungsfähigkeit wächst ebenso, da wir permanent  lernen, unsere Stärken ausbauen und uns verbessern. Die Verbesserung steht vor allem in direktem Zusammenhang damit, dass wir neue Denkanstöße finden und so die Basis für neue Innovationen bilden. Aber nicht nur neue Ideen können durch Feedback zustande kommen, sondern auch die bereits vorhandenen Arbeitsprozesse simplifiziert und effektiver gestaltet werden.

Feedbackmethoden

Um Ihren Mitarbeitern Feedback zu geben, gibt es verschiedene Methoden, wie dies am besten gelingt. Damit Sie eine Vorstellung haben, wie diese angewendet werden, haben wir Ihnen hier einige der beliebtesten Methoden zusammengefasst.

90-Grad Feedback mit Perspektivwechsel

Das 90-Grad-Feedback ist grob gesehen ein Gespräch unter vier Augen, bei dem die Beurteilung aus zwei Perspektiven erfolgt. Mittlerweile erfolgt diese Form des Feedbacks aber auch meist schriftlich. Hierbei geh es darum, dass der Mitarbeiter oder Vorgesetzte, je nach Variante, sein Gegenüber beurteilt und dieses sich anschließend selbst einschätzt. Dadurch lassen sich unterschiedliche Wahrnehmungen im Führungsverhalten und in der Leistungsbewertung aufdecken und die Ergebnisse lassen sich anschließend als Grundlage für Mitarbeitergespräche oder auch Bewertungen nutzen. Bei der Variante der Vorgesetztenbeurteilung ist es zudem wichtig,  mehrere Stimmen einzuholen, um die Befragung anonym zu halten.

360-Grad: das Rundum-Feedback

Das 360-Grad-Feedback ist um einiges umfangreicher als das 90-Grad Feedback, da es bei dieser Methode um die Bewertung der Kompetenzen auf Managementebene geht. Hier werden mittels Fragebogen all jene befragt, mit denen die Führungskraft zusammenarbeitet. Zu beachten ist hierbei, dass das Feedback nicht von der Beziehung der Feedbackgeber zum Feedbacknehmer beeinflusst wird und auch sollte der Führungsstil außen vorgehalten werden. Der Fokus sollte eher auf dem konkreten Verhalten liegen. Das 360-Grad-Feedback dient der Erstellung eines umfangreichen Bildes über die Arbeitsweise der Führungskraft. Außerdem ist die Bewertung durch die große Anzahl an Befragten objektiver gehalten.

Die Befragung kann im Übrigen auch im Kundenkreis durchgeführt werden, um die Außenwirkung des Unternehmens sowie die Kundenbindung und Kundenzufriedenheit zu verbessern und eine neue Perspektive zu bekommen.

Feedbackgespräch vs. Feedbackbogen

Nicht nur der Vorgesetzte sollte seinem Team bzw. den Mitarbeitern regelmäßige Rückmeldungen geben, sondern auch er selber sollte offen sein Feedback annehmen. Diese Gespräche finden allerdings sehr selten im direkten Austausch statt, da der Großteil der Mitarbeiter sich davor scheut, dem Chef die wahre Einschätzung und die Gründe, aus denen sie eventuell unzufrieden sind, ins Gesicht zu sagen. Um dieses Problem zu umgehen, ist ein beliebtes Mittel die Erstellung eines Feedbackbogens. Diese Methode wird wie gesagt vor allem angewendet, wenn sich das Feedback an den Chef richtet oder auch um die Meinung von Kunden und Partnern über das Unternehmen zu erfahren.

Das Gespräch

  • Sie können den passenden Zeitpunkt für das Feedbackgespräch wählen.
  • Die Mitarbeiter können rechtzeitig über das anstehende Gespräch informiert werden.
  • Beide Seiten können sich vorbereiten und haben genügend Zeit dafür.
  • Achten Sie darauf, dass Ihr Tonfall stets freundlich und neutral ist.
  • Bleiben Sie sachlich und werden Sie niemals persönlich bei der Kritik.
  • Sorgen Sie dafür, dass am Ende des Gesprächs mindestens ein zukünftiges Ziel beschlossen wurde.

Der Feedbackbogen

  • Sie können schnell verschiedene Meinungen abrufen, zum Beispiel für kurzfristige Projekte.
  • Negatives Feedback lässt sich am besten schriftlich und anonym festhalten. Dennoch sollte die Kritik stets konstruktiv sein.
  • Der Feedbackbogen ist jederzeit ausfüllbar und kann daher auch öfter durchgeführt werden bzw. regelmäßiger.
  • Der Aufbau des Fragebogens ist für qualitativ verwertbare Antworten wichtig.

Der Ablauf

Prinzipiell lässt sich der Ablauf bis zum Austausch des Feedbacks in 5 Schritte unterteilen, die wir Ihnen in folgendem Absatz näher bringen möchten.

1. Beobachtung

An erster Stelle steht die Beobachtung. Damit Sie passendes Feedback geben können, müssen Sie schließlich zuerst wissen, wie die Vorgänge im Unternehmen ablaufen und wie sich die Mitarbeiter verhalten. Achten Sie also darauf, was im Team passiert, was noch nicht rund läuft, wo Probleme auftauchen und natürlich auch welche Vorgänge bereits optimal ablaufen.

2. Vorbereitung

Überlegen Sie sich genau, welche Punkte Sie im Gespräch oder im Feedbackbogen ansprechen möchten und was Sie gerne verändern möchten. Achten Sie dabei darauf, dass Sie den richtigen Tonfall wählen und auch die Wortwahl passend ist, um die Mitarbeiter zu erreichen und Veränderungen anzustoßen.

3. Feedbackgespräch

An dritter Stelle steht nun die Durchführung des Gesprächs oder Feedbackbogens an, bei dem die Beobachtungen angesprochen werden und das Veränderungspotenzial erläutert wird. Gehen Sie sicher, dass am Ende auch alle verstanden haben, worum es geht und welche Ziele als nächstes anstehen. Vergewissern Sie sich also, dass allen die weiteren Schritte bekannt sind.

4. Neue Ziele

Ziel des Feedbacks ist es auch, neue Handlungsaufforderungen zu terminieren. Analysieren Sie also, was zu verbessern oder auszubauen ist, und definieren Sie die Ziele.

5. Nachverfolgung

Beschäftigen Sie sich damit, ob die Ziele erreicht werden und wenn ja, in welchem Zeitraum diese umgesetzt werden können. Damit schließt sich quasi ein Kreis und wir landen wieder bei Schritt eins der Beobachtung.

Dieser Kreislauf sorgt dafür, dass das Management die Chance hat, regelmäßiges Feedback an die Mitarbeiter weiterzugeben. Damit lassen sich Projekte, Kooperationen und die Kommunikation innerhalb einer Abteilung stufenweise verbessern und neue Ziele erschaffen. Durch die neuen Beobachtungen und der Hilfe eines Soll-Ist-Vergleichs lassen sich auch die Arbeitsvorgänge im Unternehmen generell Schritt für Schritt verbessern. Zudem wird durch das regelmäßige Feedback ein wenig von der „Gefährlichkeit“ herausgenommen, schließlich werden Feedbackgespräche bislang oft gefürchtet, aber durch die Feedback-Kultur zum Normalzustand, an den alle gewöhnt werden.

Wie gestaltet man das Feedback am besten?

Egal, ob Sie das Feedback persönlich geben oder schriftlich, sollten Sie sich zuvor immer einen Plan machen, wie Sie dieses gestalten wollen. Auch hierfür gibt es bestimmte Methoden und um Ihnen ein paar Ideen zu bieten, haben wir Ihnen hier drei dieser erläutert.

Fünf-Finger-Methode

Die Fünf-Finger-Methode soll dabei helfen, Punkte zu finden, die man im Feedback anbringen will. Dazu dienen einem, wie der Name schon sagt, die fünf Finger unserer Hand. Das Feedback wird somit in fünf Aspekte unterteilt, die jeweils einem Finger zugeordnet werden.

Der Daumen, bildlich gesprochen ein erhobener Daumen, steht für das Lob. Hier erwähnen Sie, was Ihnen an der Arbeit, etc. besonders positiv aufgefallen ist. Der Zeigefinger hat eine deutende Aufgabe und soll darauf hinweisen, was einem Neues aufgefallen ist, oder auch, was man genauer betrachten sollte. Der Mittelfinger, wie man sich schon denken kann, steht für die Beobachtungen, die Sie gestört oder genervt haben und die verbessert werden müssen. Der Ringfinger ist wiederum positiv belastet, er zeigt, was Ihnen gefallen hat und so beibehalten werden soll. Zu guter Letzt weist der kleine Finger darauf hin, welche Punkte im Projekt, der Arbeit. etc. – wie er selber – zu kurz gekommen sind und noch genauer ausgearbeitet werden sollten.

Das Feedback kann sowohl mündlich als auch schriftlich erfolgen. Wichtig ist nur, dass zu jedem der einzelnen Finger etwas gesagt oder geschrieben wird.

Sandwich-Methode

Die Sandwich-Methode hilft oftmals dabei, negatives Feedback so zu formulieren, dass sich der Feedback-Empfänger nicht angegriffen fühlt. Um das zu erreichen, wird die negative Kritik in der Mitte platziert und von Lob angeführt und auch beendet.  Der Feedbackgeber lobt also zuerst, kommt anschließend zum eigentlichen Thema, der Kritik, und beendet das Feedback abermals mit einem Lob. Dadurch soll das negative Feedback einfacher akzeptiert werden und das Gespräch ein gutes Gefühl hinterlassen. Diese Methode kann einerseits auch genau zu diesem Erfolg führen und die Kritik wird bemerkt, aber nicht als Angriff aufgenommen oder aber sie bewirkt genau das das Gegenteil und die Kritik geht einfach unter.

Sie können sich also durchaus der Sandwich-Methode bedienen, achten Sie aber darauf, dass sie klare und konkrete Worte wählen, damit Ihre Intention erkannt wird. Sprechen Sie negative Punkte direkt an, aber schwächen Sie ein Lob auch nicht unnötig mit Kritik ab.

Feedback-Briefe

Diese Methode eignet sich sowohl für einzelne Personen, aber auch für größere Gruppen, beispielsweise wenn die Mitarbeiter sich untereinander bewerten sollen. Ziel ist es, dass sich die Teilnehmer gegenseitig Feedback geben. Dazu wird der Name der gewünschten Person/en auf einen Zettel geschrieben und verteilt. Anschließend schreibt jeder dieser/diesen Person/en einen kurzen Brief, auf dem Fragen beantwortet werden sollen, um ein umfassendes Feedback geben zu können. Diese Fragen sind beispielsweise, was Ihnen besonders gefällt, was Sie sich vom Empfänger des Briefs wünschen oder von Ihm erwarten oder auch was dieser verbessern könnte. So werden viele Anregungen gesammelt und bieten dem Empfänger eine Möglichkeit, sich mit diesen auseinander zu setzten.

To-do-Liste Titelbild

Feedback-Checkliste

  • Machen Sie sich vorher Gedanken, was Sie ansprechen möchten und halten Sie die Punkte am besten schriftlich fest.
  • Überlegen Sie sich eine Kernbotschaft, die bei Ihrem Gegenüber ankommen soll.
  • Feedback soll den Arbeitsprozess von allen Seiten beleuchten und deshalb sollten Sie nicht nur mit Kritik, sondern auch mit Lob und positiven Beobachtungen arbeiten.
  • Formulieren Sie Ihre Sätze aus der Ich-Perspektive und nutzen Sie Phrasen wie „Ich empfinde/Auf mich wirkt es so“ etc., da Feedback immer subjektiv ist und dies auch aus der Formulierung hervor gehen sollte.
  • Geben Sie möglichst nur Feedback ohne Wertung und bleiben Sie so konkret wie möglich.
  • Beschreiben Sie auch die Auswirkungen, um verständlich zu machen, warum Sie etwas stört und es geändert werden sollte.
  • Jede Geschichte hat zwei Seiten, deshalb sollten Sie auch hinterfragen, wie Ihr Gegenüber die Situation, die Sie kritisieren, empfindet oder empfunden hat.
  • Fragen Sie nach Feedback! Man muss nicht immer auf Feedback warten, denn jedem kann Feedback weiterhelfen und daher sollten Sie auch aktiv nach diesem fragen.
  • Überlegen Sie sich Problemlösungen, um Veränderungsprozesse in Gang zu setzen und formulieren Sie Ihre zukünftigen Erwartungen.

Fazit

Eine offene Feedbackkultur ist ein Entwicklungsprozess, der von der obersten Führungsebene initiiert und vorgelebt wird. Um Feedback geben zu können, müssen Projekte regelmäßig verfolgt werden, damit jeder über die aktuellen Schritte informiert ist. Am besten funktioniert das mit unserer TimeTrack-App, in der Sie einfach Projekte erstellen und diese verfolgen können. Testen Sie gerne die 14-tägige Testversion kostenlos und entdecken die Möglichkeiten der App.

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