So bekämpfen Sie die schlimmsten Zeitdiebe am Arbeitsplatz

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Zeitfresser Titelbild

Jeder von uns kennt diese kleinen Dinge, die uns im Alltag oder eben auch auf der Arbeit die Zeit klauen. Diese Zeitfresser können sowohl von Ihrem Umfeld ausgehen, als auch durch Ihre eigene Arbeitsweise entstehen. Sie müssen sich aber nicht mit diesen Situationen abfinden, sondern Sie können diese mit einigen Tricks auch einfach umgehen oder zumindest unter Kontrolle halten. Wie bereits erwähnt sind einige Zeitfresser durchaus individuell und benötigen daher auch eine eigene Strategie. Trotzdem möchten wir Ihnen mit diesem Beitrag eine Hilfestellung geben, damit es Ihnen leichter fällt, Ihre Zeit sinnvoll zu nutzen.

Was verstehen wir unter Zeitfressern?

Wahrscheinlich wissen Sie zwar schon, was mit dem Begriff „Zeitfresser“ gemeint ist, dennoch hier noch einmal eine kurze Definition: Unter Zeitfressern definieren wir meist unproduktive Gewohnheiten oder Tätigkeiten, die wir unbewusst und unbeabsichtigt ausführen und die somit Zeit in Anspruch nehmen, die eigentlich für andere Aufgaben benötigt wird. Sie basieren meist auf dem Wunsch nach Ablenkung, insbesondere bei eintönigen Aufgaben, und können diese leider auch kurzfristig wirklich abwechslungsreicher gestalten. Letzten Endes führen sie es allerdings nur zu Stress, da die „verlorene“ Zeit wieder nachgeholt werden muss und sich die Arbeit natürlich nicht von alleine erledigt hat.

Wie erkennen Sie Ihre Zeitfresser?

Sie selbst können am besten feststellen, wo Ihnen die meiste Zeit unnötigerweise verloren geht. Um diese Situationen herauszufiltern, können Sie verschiedene Methoden bzw. Ansätze nutzen.

Eine Möglichkeit wäre es, eine konkrete Liste mit Aufgaben, Projekten und wichtigen Erledigungen zu erstellen. Anschließend halten Sie bei der Abarbeitung dieser Liste jede Ablenkung und Unterbrechung mit den zugehörigen Gründen fest, um sich einen genauen Überblick zu erschaffen. Damit fällt es Ihnen garantiert leichter die eigenen Zeitfresser ausfindig zu machen und Sie haben einen Anhaltspunkt, um Ihre Zeitfresser besser bekämpfen können.

Im Arbeitsalltag, können wir Ihnen TimeTrack ans Herz legen. Hierbei handelt es sich um eine Zeiterfassungssoftware, die vor allem mit der Projektverfolgung arbeitet. In der App können Projekte mit einzelnen Arbeitsschritten und auch Meilensteinen angelegt werden, die dann automatisch verfolgt werden. Mit Hilfe der Verfolgung lässt sich schnell feststellen, an welchen Stellen Zeit verloren gegangen ist und wo Sie bei der Bekämpfung von Zeitfressern ansetzen müssen. Die App hilft Ihnen also allgemein dabei, Ihre Arbeitsschritte zu kontrollieren und zu überprüfen, sowie zusätzlich effektiver zu arbeiten.

Projektzeiterfassung Projektverfolgung

TimeTrack – Projektverfolgung

Typisch Zeitfresser und was Sie gegen diese tun können

1.     Smartphone

In der heutigen Zeit ist das Handy wahrscheinlich unser größter Zeitfresser. Wir haben es rund um die Uhr bei uns und vor allem beobachten wir es auch immer aus den Augenwinkeln. Sobald es aufleuchtet und eine WhatsApp-Nachricht oder ein Anruf reinkommt, sind wir abgelenkt und können uns nicht mehr auf unsere eigentliche Tätigkeit konzentrieren.

Legen Sie das Handy während der Arbeit bewusst zur Seite oder machen es aus, um nicht gestört zu werden. Nach der Arbeit haben Sie noch genügend Zeit es zu nutzen und zudem müssen Sie kein schlechtes Gewissen haben, weil Ihnen Zeit verloren geht.

2.     E-Mail

Besonders bei der Arbeit ist neben dem Handy auch das Lesen von E-Mails ein richtiger Zeit-Dieb. Wir landen leider immer wieder ungewollt in diversen Verteilern, die uns nicht betreffen oder werden mit unzähligen Spam-Mails belästigt.

Um das zu umgehen, sollten Sie sich gegebenenfalls eine zweite Mail-Adresse für die wichtigen Kontakte zulegen und zusätzlich natürlich auf Viren- und Spamfilter zurückgreifen. Legen Sie ansonsten am besten feste Zeiten fest, an denen Sie die Mails checken. Beispielsweise eignet sich dafür der Beginn des Arbeitstages und dann noch einmal am Ende des Tages.

3.     Multitasking

Auch wenn das Talent zum Multitasking bewundernswert ist, so sollten Sie auf den Einsatz hiervon am Arbeitsplatz verzichten, solange es nicht notwendig ist. Wer nämlich zu viele Aufgaben auf einmal bewältigen möchte, muss sich auf jede dieser gedanklich konzentrieren und kann so schnell abschweifen.

Nehmen Sie sich lieber eine Aufgabe nach der anderen vor und setzten Sie Prioritäten. Das spart Zeit und Sie können sich sicher sein, dass Sie alles gewissenhaft erledigt haben.

4.     Perfektionismus

Perfektionismus kann oft sehr hilfreich sein, allerdings sollten Sie darauf achten, diesen nicht an der falschen Stelle durchsetzen zu wollen. Hängen Sie sich nicht an Aufgaben auf, bei denen es gar nicht nötig ist. So etwas kann schnell frustrieren und Ihnen kostbare Zeit stehlen.

Überlegen Sie also bei jeder Aufgabe, ob Ihr Perfektionismus hier angebracht ist oder ob es sich um einen klassischen Fall handelt, in dem sich die Arbeit quasi von alleine erledigt.

5.     Soziale Medien und Co.

In einen Topf zu werfen mit E-Mails und dem Smartphone sind Internet und die Sozialen Medien. Einmal kurz auf Instagram oder auf einer Newsseite gelandet und schon vergeht die Zeit gefühlt dreimal so schnell.

Natürlich dürfen Sie Ihre Zeit im Internet verbringen, aber stellen Sie sich am besten einen Timer, um diese nicht aus den Augen zu verlieren und vor allem, erledigen Sie zuerst die wichtigen Aufgaben!

Smartphone Work

6.     Termin-Verwirrungen

Besonders ungünstig ist es, wenn Termine mit Freunden, Bekannten oder auf der Arbeit verschoben werden oder ausfallen. Aber auch wenn die Termine einfach nicht klar festgelegt wurden, kann das zu Verwirrungen und Wartezeiten führen.

Versuchen Sie also, alle Termine klar zu vereinbaren und in einem Kalender festzuhalten. Versichern Sie sich vor dem Termin noch einmal beim Partner, ob dieser auch stattfindet. Sollen Sie selber einen Termin nicht einhalten können, dann sagen Sie rechtzeitig Bescheid, um auch dem anderen keine Zeit zu klauen.

7.     Anrufe

Störend ist auch, wenn regelmäßig Ihr Telefon klingelt und Sie Ihre Arbeit bzw. Aufgabe unterbrechen müssen.

Vereinbaren Sie lieber einen Rückruf oder lasse Sie gleich den Anrufbeantworter das Gespräch annehmen. Führen Sie zuerst lieber die momentane Aufgabe zu Ende, um sich anschließend ohne Stress dem Telefonat zu widmen.

8.     Prokrastination

Prokrastination oder einfach gesagt, Aufschieberitis. Jeder von uns schiebt gerne mal unangenehme Aufgaben vor sich her und vergeudet somit seine eigene Zeit. Zudem befassen Sie sich gedanklich viel länger damit, als dann wenn Sie die Aufgabe sofort erledigen würden.

Erledigen Sie die weniger angenehmen Aufgaben lieber als Erstes oder arbeiten Sie diese Schritt für Schritt ab. Das wird bei Ihnen im Anschluss direkt einen Motivation-Schub auslösen.

9.     Planlosigkeit

Ohne Struktur vernachlässigen wir schnell mal wichtige Dinge, weil wir diese einfach in dem Moment nicht im Kopf haben.

Setzen Sie sich Tagesziele und überdenken Sie vorher, welche Schritte bei jeder Aufgabe gemacht werden müssen. Fertigen Sie am besten eine Liste an, dann müssen Sie nur einen Blick auf diese werfen, um zu sehen was als nächstes ansteht.

10.  Fernsehen und Podcast

Seit dem Aufkommen von Streamingdienste wie Netflix, Spotify & Co. hat sich unser Medienkonsum noch einmal erhöht.

Um sich nicht die Zeit von diesen Medien stehlen zu lassen und diese trotzdem zu genießen, empfehlen wir Ihnen, selektiver fernzuschauen und auch zu hören.

11.  Keine Hilfe annehmen

Es ist zwar lobenswert, wenn Sie alles alleine erledigen möchten, aber Sie sollten auch wissen, wann es ok ist, Hilfe anzunehmen oder auch aktiv nach dieser zu fragen.

Wenden Sie sich auch mal an Familienmitglieder, Freunde oder Mitarbeiter und bitten Sie um Hilfe bei Problemen. Gemeinsam klappt auch alles gleich doppelt so schnell.

12.  Unordnung

Wenn sie zu viele Sachen um sich herum liegen haben, dann kann das Ihre Konzentration beeinflussen, da Unordnung die meisten Menschen im Geiste beschäftigt.

Schaffen Sie also ein geordnetes Arbeitsumfeld, dann arbeitet es sich viel einfacher.

13.  Helfersyndrom

Jemand kommt und bittet Sie darum, eine Aufgabe zu übernehmen. Natürlich sagen Sie da ja, denn Sie möchten ja helfen.

Lernen Sie auch mal „Nein“ zu sagen und sich auf Ihre eigenen Aufgaben zu konzentrieren. Helfen können Sie im Anschluss immer noch.

14.  Aufgaben nicht zu Ende führen

Manchmal zerteilen Sie eine Aufgabe in viel zu kleine Teilbereiche und zögern damit die Dauer der Erledigung zu lange hinaus.

Meistens ist es effizienter, eine Aufgabe als Block zu erledigen. Danach versprechen wir Ihnen den erwarteten Motivationsschub, wie schon beim Punkt der Prokrastination.

3 schnelle Tipps, um Zeitdieben keine Chance zu geben

Pakete und Pausen

Vor allem unter Zeitdruck neigen wir dazu, uns noch leichter ablenken zu lassen, um dem Druck zu entgehen. Um keine Überstunden die Aufgaben nicht unnötig auszudehnen, sollten Sie sich konkrete zeitliche Limits setzen, in denen Sie sich auch nicht ablenken lassen. Nehmen Sie sich beispielsweise vor, die erste Aufgabe in 20 Minuten zu erledigen und die zweite in 15 Minuten zu schaffen und das wöchentliche Telefonat mit der Mutter soll heute mal nur 15 Minuten dauern, anstatt der üblichen zwei Stunden. Auch auf beruflicher Basis können Sie sich Grenzen setzen. Beispielsweise indem Sie sich vornehmen, mehr anzuhäufen. Diese Grenzen helfen dabei, Zeit für Pausen einzuräumen, in denen Sie Stress abbauen können.

Biorhythmus

Nutzen Sie Ihre individuelle Produktivität aus und passen Sie Ihre Arbeit an Ihren persönlichen Biorhythmus an. Wir alle neigen dazu produktivere Tageszeiten zu haben und zu anderen Zeiten wiederum in eine kleine Gedankenpause abzudriften. Versuchen Sie also, die mühseligsten Aufgaben an den Zeitpunkt des Tages zu legen, an denen Ihr Energielevel am höchsten ist, damit Sie den Zeitfressern Stand halten können.

Ablenkung verbannen

Für viele ist es schwer, bei der Arbeit wirklich fokussiert zu bleiben. Oft erledigen wir Aufgaben nur halbherzig und brauchen wesentlich mehr Zeit, da uns Fernseher, Nachrichten oder Anrufe immer wieder ablenken und zu Unterbrechungen führen. Falls Sie doch unbedingt Unterhaltung nebenbei benötigen, versuchen Sie es einmal mit Musik. Schnelle Musik kann einerseits die Handlungsprozesse beschleunigen und ruhige Musik hat die Eigenschaft, eine Wohlfühlatmosphäre zu schaffen. Generell sollten Sie darauf achten, eine ruhige Arbeitsatmosphäre zu schaffen und sämtliche Ablenkungen aus Ihrem Sichtfeld zu verbannen. Diesen kleinen Zeitdieben können Sie sich in Ihren Pausen immer noch widmen.

Fazit

Auch wenn Zeitdiebe dafür bekannt sind, sich eher unbemerkt in unser Arbeitsleben einzuschleichen, hoffen wir, dass wir mit Ihnen mit diesem Beitrag dabei helfen konnten, sie leichter aufzuspüren und dass Sie nun wissen, wie Sie mit diesen umgehen können. Testen Sie gerne unsere 14-tägige Testversion von TimeTrack und lassen Sie sich von der App dabei helfen, Ihre ganz persönlichen Zeitfresser ausfindig zu machen.

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