Einfache Beantragung des Krankenstandes
Automatisierte Abrufprozesse
Entlastung für Arbeitgeber
Mehrstufige Genehmigungen
Vertretungsoption für Abwesende
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Digitale Krankschreibung abrufen
Seit dem 1. Januar 2023 wurde in Deutschland der traditionelle „gelbe Schein“ durch die elektronische AU Bescheinigung ersetzt. Diese Neuerung bedeutet, dass alle Krankheitsdaten von Arztpraxen nun digital an die Krankenversicherungen übermittelt werden. Die krankversicherten Arbeitgeber müssen diese Informationen eigenständig bei der Krankenkasse abrufen. Jedoch ermöglicht TimeTrack eine vereinfachte und digitalisierte Lösung, indem die Software selbst die relevanten Daten von der Krankenversicherung bezieht (siehe die Illustration). Dadurch werden Arbeitgeber entlastet und können sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren.
Die eAU-Abfrage erfolgt direkt, strukturiert und rechtssicher in TimeTrack – ohne Papierkram, komplexe Prozesse oder manuelle Dateneingabe. Mitarbeiter melden ihre Abwesenheit, das System berechnet die Fristen und fragt die eAU bei der Krankenkasse ab. Administratoren erhalten eine vollständige Übersicht aller offenen eAU-Anfragen und können den Abruf mit nur einem Klick auslösen. Im Gegensatz zu herkömmlichen Prozessen, bei denen man Formulare manuell ausfüllen und Fristen berechnen muss, übernimmt TimeTrack diese Schritte automatisch und lässt dem Arbeitgeber nur die gesetzlich erforderlichen Klicks (die ITSG verbietet die ganze Automatisierung der Abfrage durch System).
Nach der schnellen Einrichtung, bei der Ansprechpartner für die Krankenkasse und Betriebsnummern festgelegt werden, wird der Abwesenheitstyp (Krankenstand) definiert und die eAU-Funktion aktiviert. Der Tag der ärztlichen Feststellung kann individuell festgelegt werden, wobei nach deutschem Recht die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung spätestens am vierten Kalendertag der Krankheit vorgelegt werden muss. Mitarbeiter melden ihre Abwesenheit im System, und der Arbeitgeber kann die eAU mit nur einem Klick anfordern, sobald das System es vorschlägt. Alle relevanten Daten, wie die Versicherungsnummern, werden automatisch gepflegt, sodass der gesamte Prozess schnell, transparent und gesetzeskonform abläuft.
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Mit TimeTrack können Mitarbeiter ihren Krankenstand mühelos über PC, Tablet oder Smartphone melden. Die Anfrage wird unmittelbar an die zuständige Person weitergeleitet, die diese genehmigen oder ablehnen kann. Es lässt sich zudem einstellen, ob Anträge automatisch genehmigt werden oder eine manuelle Bestätigung erforderlich ist. Seit Januar 2023 müssen Arbeitnehmer in Deutschland keine Krankenscheine mehr selbst an den Arbeitgeber weiterleiten. Stattdessen erfolgt die Krankschreibung digital und wird direkt von der Krankenkasse abgerufen. Dieser Vorgang wird von TimeTrack vollständig automatisiert übernommen.
Mit TimeTrack können Sie mehrstufige (2- oder 3-stufige) Genehmigungsregeln festlegen. Wie funktioniert das genau? Bei einer 3-stufigen Genehmigung beispielsweise wird zunächst ein Erstprüfer benannt, gefolgt von einem Zweitprüfer, und abschließend einem finalen Genehmiger.
Alle Prüfer und Genehmiger werden automatisch über eingehende Abwesenheitsanträge benachrichtigt. Diese mehrstufige Struktur sorgt dafür, dass wichtige Entscheidungen auf mehreren Ebenen überprüft werden, was insbesondere bei sensiblen oder unternehmenskritischen Prozessen von großer Bedeutung ist.
Mit TimeTrack können Ihre Mitarbeiter während ihrer Krankheits- oder Abwesenheitszeiten eine Vertretung benennen. Dies bietet den Vorteil, dass andere Abteilungen, Teams oder Kollegen stets darüber informiert sind, wer die Aufgaben des abwesenden Mitarbeiters übernimmt und somit als neue Ansprechperson fungiert. Mitarbeiter, die als Vertretung eingetragen sind, erhalten eine Benachrichtigung per E-Mail und haben die Möglichkeit, die Vertretungsanfrage anzunehmen oder abzulehnen.
Der Abwesenheitskalender von TimeTrack liefert eine klare Übersicht über alle Abwesenheiten Ihrer Mitarbeiter. Verschiedene Arten von Abwesenheiten, wie Krankheit, Urlaub oder Home Office, sind farblich unterschiedlich markiert, was eine schnelle und einfache Identifizierung im Kalender erlaubt. Zudem kann festgelegt werden, ob die Abwesenheitseinträge für alle Mitarbeiter sichtbar sind oder die Sichtbarkeit auf bestimmte Teams, Abteilungen oder andere Gruppen eingeschränkt wird.
Die telefonische Krankschreibung ist in Deutschland seit dem 7. Dezember 2023 wieder erlaubt und dauerhaft möglich. Die telefonische Krankschreibung ermöglicht es Patienten, sich nach einem Anruf und einem Gespräch mit dem Arzt krankschreiben zu lassen. Dies ist insbesondere für leichte Erkrankungen wie grippale Infekte oder Magen-Darm-Probleme vorgesehen.
Voraussetzungen und Bedingungen:
Die Wahl der Methode (digitale oder Kranschreibung per Telefon) hängt von der Art der Erkrankung und der Situation des Patienten ab.
Wie bekomme ich eine elektronische Krankschreibung?
Für den Erhalt einer elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) ist die Nutzung des „Datenaustausch eAU“-Verfahrens erforderlich. Es wird daher empfohlen, ein validiertes Entgeltabrechnungsprogramm zu verwenden. Durch die Automatisierung des Abrufprozesses mit TimeTrack kann der Arbeitgeber sich auf seine Kernaufgaben konzentrieren, während die eAU-Daten zuverlässig abgerufen werden.
Wo kann ich die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) abrufen?
Die eAU wird über die Telematikinfrastruktur (TI) versendet. Ärzte senden die Bescheinigungen an die Krankenkassen, und von dort können Arbeitgeber die Daten abrufen. Seit 2023 ist der eAU-Abruf für Arbeitgeber verpflichtend. Eine Automatisierung des Abrufprozesses mit einer Software wie TimeTrack ermöglicht es Arbeitgebern, sich auf ihre Kernaufgaben zu konzentrieren, während die notwendigen Informationen zuverlässig bereitgestellt werden.
Wird die Krankschreibung automatisch an den Arbeitgeber übermittelt?
Ja, dank unserer innovativen Schnittstelle zu DATEV ist es möglich, digitale Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen direkt von der Krankenkasse zu übernehmen. Diese Daten werden nahtlos in unsere TimeTrack Software integriert. Darüber hinaus können wir durch unser System das zuständige Personal automatisch benachrichtigen und alle ärztlichen Atteste zentral und digital speichern.
Wer schickt Krankschreibung an Arbeitgeber?
Die Krankmeldung der Mitarbeiter erfolgt nur mit einem Klick mit TimeTrack Software. Die Arztpraxis übermittelt die Krankmeldung elektronisch an die gesetzliche Krankenkasse, und nach der ärztlichen Krankschreibung wird unsere Software die Krankmeldung direkt von der Krankenkasse abrufen und den Arbeitgeber darüber informieren.
Wie bekomme ich als Arbeitgeber die elektronische Krankschreibung?
Die Krankenkasse stellt Ihnen dabei die folgenden wichtigen Daten zur Verfügung: den Namen der versicherten Person sowie den Beginn und das Ende der Arbeitsunfähigkeit. Unsere Software ermöglicht es Ihnen als Arbeitgeber, die Bescheinigung selbstständig abzurufen und Sie werden unmittelbar informiert, sobald die Krankschreibung in der Software eingegangen ist.
Wie schnell muss die AU beim Arbeitgeber sein?
Gemäß dem Entgeltfortzahlungsgesetz muss eine Krankmeldung in der Regel ab dem ersten Tag der Erkrankung erfolgen. Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung wird ab dem vierten Krankheitstag fällig.
