Was ist ein Projektstrukturplan (PSP)?

Ein Projektstrukturplan (PSP) ist ein wesentliches Instrument der Projektplanung. Er zerlegt ein Projekt in Teilprojekte und Arbeitspakete, die alle hierarchisch gegliedert und in einer Darstellung visualisiert werden. Diese klare Strukturierung erleichtert die Organisation und gewährleistet, dass Verantwortlichkeiten eindeutig zugeordnet werden. Die Work Breakdown Structure (WBS) ist die englische Entsprechung des Projektstrukturplans und international ein Standard im Projektmanagement. Mit seiner Baumstruktur reduziert der PSP die Komplexität, verbessert die Transparenz und dient als verlässliche Grundlage für die Kosten- und Terminplanung.

Vorteile von dem Projektstrukturplan

Wenn Sie einen Projektstrukturplan aufstellen, dann können Sie von diesem stark profitieren! So haben Sie, wenn der Plan korrekt aufgebaut ist, alles auf einen Blick. Oft wird ein PSP auf einer Seite im Querformat ausgedruckt und an die Wand gehängt. So haben Sie das gesamte Projekt sofort im Überblick. Außerdem haben Sie sofort die vollständige Darstellung des Projektes, sehen alle Teilaufgaben und Arbeitspakete, und schaffen sich eine ideale Orientierung.

Der Projektstrukturplan verschafft Ihnen eine gute Grundlage zur Kommunikation innerhalb Ihres Teams. So können Sie gleich auf die Teilaufgaben verweisen und diese Teilaufgaben auch an Team-Mitglieder aufteilen. Es kann von Vorteil sein, den PSP gemeinsam im Team aufzustellen. So haben Ihre Mitarbeiter:innen ein Mitspracherecht über den Inhalt und eine Übersicht über das Projekt. Zum Schluss ist noch wichtig zu erwähnen, dass ein guter PSP immer als Basis für zukünftige PSPs dient! So sparen Sie sich in Zukunft oft einen Haufen Arbeit.

Risiken eines Projektstrukturplans

Ein fehlerhaft erstellter oder schlecht gepflegter Projektstrukturplan birgt Risiken. Ohne regelmäßige Aktualisierung verliert der PSP an Relevanz. Ebenso kann eine unzureichende Gliederung die Strukturierung erschweren und zu Missverständnissen führen. Ein unklarer Projektumfang oder das Fehlen spezifischer Teilprojekte können die Arbeit behindern und die Verantwortungszuweisung erschweren.

Wie kann Ihnen TimeTrack dabei helfen?

Um mit dem Projektstrukturplan zum besten Ergebnis zu kommen, kann TimeTrack Ihnen bei der Projekterarbeitung helfen, die Übersicht zu behalten. In TimeTrack haben Sie die Möglichkeit von der Funktion „Projektverfolgung“ zu profitieren. Diese verhält sich wie folgt: Sie definieren zu Beginn des Projektes Ziele; also zum Beispiel wie viel Zeit oder Budget dem Projekt zur Verfügung steht. Danach aktivieren Sie die automatische Projektverfolgung.

Projektverfolgung mit TimeTrack

Ihre Mitarbeiter:innen tragen die gearbeiteten Stunden in TimeTrack ein und geben selbstverständlich das ausgegebene Budget an. TimeTrack zeigt dann auf, wieviel Budget noch zur Verfügung steht und ob Sie im Verzug sind oder dem PSP voraus. Sie können natürlich auch mehrere Projekte gleichzeitig von TimeTrack verfolgen lassen. TimeTrack lässt Sie die Ergebnisse der einzelnen Arbeitspakete detailliert überprüfen und somit in Zukunft aus Erfolgen oder Fehlern lernen.

Aufbau eines Projektstrukturplans (PSP)

Ein Projektstrukturplan (PSP) ist eine hierarchische Gliederung, die das Gesamtprojekt in kleinere Einheiten aufteilt, um Komplexität zu reduzieren und Verantwortlichkeiten klar zu definieren. Der PSP wird typischerweise in Form eines Baumdiagramms dargestellt: Ganz oben steht das Projekt, darunter folgen die Teilprojekte und schließlich die Arbeitspakete. Diese Arbeitspakete sind die kleinsten Einheiten und werden einzelnen Teammitgliedern oder Abteilungen zugewiesen.

Die hierarchische Gliederung des PSP kann in verschiedene Ebenen unterteilt werden, von grob (z. B. „Projektphasen“) bis detailliert (z. B. „konkrete Aufgaben“). Beispielsweise könnte ein PSP für ein Bauprojekt so aussehen: Das Gesamtprojekt „Hausbau“ wird in Teilprojekte wie „Fundament“, „Rohbau“ und „Innenausbau“ gegliedert, die wiederum in spezifische Arbeitspakete wie „Betonieren des Fundaments“ oder „Verlegen der Elektrik“ zerlegt werden.

Arten von Projektstrukturplänen – Gliederung im PSP

Je nach Projekttyp und Anforderungen gibt es drei bewährte Gliederungsprinzipien, die häufig in Kombination verwendet werden:

Objektorientierung (objektorientierte Gliederung)

Wird der Projektinhalt nach Objekten eingeteilt, dann stehen die konkreten Elemente und Bausteine im Vordergrund. Nehmen wir einen Gebäudebau als Beispiel-Projekt, so wäre eine Objektorientierung nach den einzelnen Gebäudeteilen aufgebaut, welche erstellt werden müssen. Ein Objekt könnte somit die Schale des Gebäudes sein, die Anfahrt zum Gebäude oder die Garage. Wichtig ist hierbei zu unterscheiden, dass zum Beispiel die Stromzufuhr und die Wasserzufuhr zu unserem neuen Gebäude beides weitere Objekte sind und nicht zur Anfahrt gezählt werden darf.

Funktionsorientierung

Bei der Funktionsorientierung wird das Projekt nach Aktivitäten, bzw. Tätigkeiten, eingeteilt. Diese Orientierung heißt deswegen auch Aktivitätsorientierung. Eine funktionsorientierte Gliederung als Strukturform im Projektmanagement konzentriert sich auf die verschiedenen Funktionsbereiche der Projektbeteiligten. Bei einem Gebäudebau wäre dementsprechend die Erschließung des Grundstücks eine Funktion. Dazu gehört die Stromerschliessung, die Wasserzufuhr, aber auch die Anfahrtsmöglichkeit. So werden im Gegensatz zur Objektorientierung drei vorher getrennte Objekte nun unter einer Funktion zusammengefasst.

Phasenorientierung

Werden Projekte in Phasen gegliedert, so sind die Elemente der Orientierung zeitlich zu verstehen. Damit ist gemeint, dass das Projekt in verschiedene Phasen unterteilt wird, welche zeitlich aufeinander folgen und sich nicht überschneiden. Beim Bau eines Gebäudes wäre somit die Planung die erste Phase. Darauf folgt der Entwurf des Gebäudes, worauf wiederum der Bau der Gebäudeschale folgt. Eine Phase kann nicht beginnen, bevor eine andere nicht abgeschlossen ist.

Kombination der Gliederungsprinzipien

In der Praxis werden diese Prinzipien oft kombiniert, um die spezifischen Anforderungen eines Projekts optimal abzubilden. Zum Beispiel könnte ein Bauprojekt objektorientiert in „Gebäudeteile“ gegliedert werden, während die Arbeitspakete innerhalb dieser Einheiten funktionsorientiert nach Tätigkeiten (z. B. „Mauerwerk“, „Dachdeckung“) unterteilt werden.

Ein gut strukturierter PSP hilft nicht nur, das Projekt effektiv zu planen und zu steuern, sondern auch, potenzielle Risiken frühzeitig zu erkennen und die Effizienz zu steigern.

Kodierung des PSP

Wenn Sie sich für eine Gliederung entschieden haben, müssen die einzelnen Aufgaben noch kodiert werden. Wie Sie dies tun ist Ihnen überlassen, aber um den besten Überblick über das Projekt zu behalten darf dieser Schritt auf keinen Fall weggelassen werden! Eine mögliche Art der Codierung kann sein, die Objekte des Projekts mit 1000-er Zahlen zu versehen (Objekt 1 – 1000, Objekt 2 – 2000, etc.) Die Aufgaben in den einzelnen Objekten haben dementsprechend 100-er Zahlen (Objekt 1 Aufgabe 1 – 1100, Objekt 1 Aufgabe 2 – 1200, etc.) Arbeiten Sie an mehreren Projekten gleichzeitig, so sollte die Projektnummer auch in diesen Code aufgenommen werden. So kann jederzeit klar und übersichtlich bis auf eine Unteraufgabe in einem gewissen Projekt verwiesen werden und alle Mitarbeiter:innen verstehen sofort, wovon gesprochen wird!

Beispiel für einen Projektstrukturplan

Projektstrukturplan als Instrument zur Planung und Kommunikation

Der Projektstrukturplan ist ein wichtiges Instrument zur Planung und Kommunikation im Projektmanagement. Er ermöglicht es, den Projektumfang klar zu definieren, die Arbeitsschritte zu organisieren und Verantwortlichkeiten zuzuweisen. Durch die Strukturierung des Projekts in überschaubare Einheiten erleichtert der Projektstrukturplan die Planung, Überwachung und erfolgreiche Umsetzung des Projekts. Ein gut strukturierter PSP hilft dabei, die Ressourcen effizient zu nutzen und sicherzustellen, dass alle Teammitglieder ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten verstehen. Dies fördert nicht nur die Zusammenarbeit im Team, sondern auch die Transparenz und Nachvollziehbarkeit des Projektfortschritts.

PSP als Frühwarnsystem und Instrument zur Kommunikation

Der Projektstrukturplan kann auch als Frühwarnsystem eingesetzt werden, um potenzielle Probleme und Risiken im Projekt frühzeitig zu erkennen und zu bewältigen. Durch die transparente Darstellung des Projektverlaufs kann der PSP auch als Instrument zur Kommunikation mit den Stakeholdern eingesetzt werden, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind. Dies ermöglicht es, frühzeitig auf Abweichungen zu reagieren und entsprechende Maßnahmen zu ergreifen. Ein gut gepflegter PSP trägt somit wesentlich zur Risikominimierung und zur erfolgreichen Projektabwicklung bei.

Projektstrukturplan erstellen: Eine Kurzanleitung

Der Projektstrukturplan ist ein wichtiger Teil des Projektmanagements. Das Erstellen eines Projektstrukturplans (PSP) ist ein strukturierter Prozess, der in fünf klar definierte Schritte unterteilt ist. Diese Schritte sorgen dafür, dass alle Aufgaben und Verantwortlichkeiten vollständig und sinnvoll gegliedert werden. Hier ist eine Anleitung zur Erstellung eines PSP:

Schritt 1: Festlegung des Projektziels und -umfangs

Definieren Sie zuerst das Ziel des Projekts. Was soll erreicht werden? Klären Sie den Projektumfang, um sicherzustellen, dass alle notwendigen Aufgaben berücksichtigt werden. Diese klare Zieldefinition bildet die Grundlage für den gesamten PSP.

Schritt 2: Gliederung des Projekts in Teilprojekte

Listen Sie alle Aufgaben und Aktivitäten auf, die zur Erreichung des Projektziels notwendig sind. Zerlegen Sie das Projekt in Teilprojekte und gliedern Sie diese in kleinere Einheiten. Diese detaillierte Auflistung hilft, nichts Wesentliches zu übersehen.

Schritt 3: Erstellung von Arbeitspaketen

Teilen Sie die Teilprojekte in konkrete Arbeitspakete auf. Diese Arbeitspakete sollten klein genug sein, um leicht zu managen, aber umfassend genug, um eine eigenständige Aufgabe darzustellen. Jedes Arbeitspaket sollte klar definiert und einer verantwortlichen Person oder einem Team zugewiesen werden.

Schritt 4: Auswahl des Gliederungsprinzips

Entscheiden Sie, wie der PSP strukturiert werden soll. Wählen Sie zwischen objektorientierter, funktionsorientierter oder phasenorientierter Gliederung – oder kombinieren Sie diese, wenn es sinnvoll ist. Eine konsistente Gliederung sorgt für Übersichtlichkeit und erleichtert die Projektsteuerung.

Schritt 5: Visualisierung und Dokumentation des PSP

Stellen Sie den PSP in einem Baumdiagramm oder einer ähnlichen visuellen Form dar, um die hierarchische Struktur des Projekts zu verdeutlichen. Verwenden Sie Software-Tools wie Factro, Asana oder MS Project, um den PSP übersichtlich zu erstellen und für das gesamte Team zugänglich zu machen.

Ein gut erstellter PSP bietet eine solide Grundlage für die Projektplanung, erleichtert die Zusammenarbeit und ermöglicht eine klare Kommunikation im Team. Er ist der Schlüssel zu einem erfolgreichen Projektmanagement.

Beispiel eines Projektstrukturplans

Ein Projektstrukturplan wird oft in Form eines Baums dargestellt. Zuoberst steht der Name des Projektes, darunter ist die gewählte Orientierung, welche die Äste des Baums ausmachen. Unter den Ästen folgen die Teilprojekte, dann die Teilaufgaben, danach die Arbeitspakete. Zu Beginn wird im Projektstrukturplan noch mit den eigentlichen Namen gearbeitet. Ist der Plan schon fortgeschritten, dann kann mit der gewählten Kodierung gearbeitet werden.

Checkliste für Ihren Projektstrukturplan

Haben Sie Ihren Projektstrukturplan fertig, sollten Sie noch überprüfen, ob dieser auch fehlerfrei ist. So ersparen Sie sich zu einem späteren Zeitpunkt sehr viel Aufwand. Die folgende Checkliste zeigt auf, was Ihr Projektstrukturplan alles können muss, damit er als „fertig“ eingestuft werden kann.

Wird eine Geschichte erzählt?

Hiermit ist gemeint, ob man dem Projektstrukturplan auch folgen kann, ohne das Lücken entstehen. Am einfachsten ist dies zu sehen, wenn der PSP nach Phasen gegliedert ist. Wenn Lücken auftreten, dann wurde bei der Planung etwas vergessen und Sie müssen zu Schritt zwei oder Schritt vier der obigen Liste zurück.

Sind die Phasen der Reihenfolge nach geordnet?

Wurde der PSP nach Phasen gegliedert, dann müssen diese in chronologischer Reihenfolge notiert sein. Obwohl bei Objektgliederung und Funktionsgliederung die chronologische Reihenfolge nicht direkt ablesbar ist, sollte auch hier darauf geachtet werden, dass sich die Teilprojekte einander in logischer Abfolge ergeben.

Ist die Gliederungsform klar getrennt?

Dies ist ein zentraler Punkt, welchem unbedingt gefolgt werden muss. Die einzelnen Überpunkte der Gliederung müssen klar voneinander unterschieden werden können. Nur so kann die vollständige Aufteilung der Arbeitspakete erfolgen. Die ist zentral, da nur so zu einem späteren Zeitpunkt ein klarer Überblick des Projekts möglich ist.

Sind die Arbeitspakete klar definiert?

Da es sich hierbei um die unterste Ebene im PSP handelt, müssen die einzelnen Arbeitspakete klar definiert sein, damit die zugeteilten Mitarbeiter:innen diese verstehen. Es lohnt sich also, hierbei etwas mehr Zeit aufzuwenden, damit das Projektteam bestens loslegen kann.

Wichtig ist noch zu erwähnen, dass die Arbeitspakete einfach verständlich sein müssen. Alle sollten sich etwas darunter vorstellen können. Beim gesamten Projektstrukturplan, aber besonders bei den Arbeitspaketen, sollten Sie die Wissenschaft hinter der Projektbeschreibung verstehen und diese anwenden.

Kann klar zwischen Phasen und Arbeitspaketen unterschieden werden?

Der Verweis hierzu ist wiederum zu Schritt zwei, drei und vier des Vorgehens. Arbeitspakete sind auf der untersten Ebene des PSP, somit sollten diese auch nur ihre Arbeitsschritte enthalten und nicht miteinander überschneiden. Halten Sie die Arbeitspakete klein und übersichtlich und verwechseln Sie diese nicht mit den gegliederten Phasen.

Gibt es eine einheitliche Kodierung?

Damit der Projektstrukturplan komplett ist, sollten eine einheitliche Kodierung stattfinden, welche direkt beim Projektnamen beginnt. Dies ist zwar zentral, aber keine Hexerei, denn eine Kodierung nach Zahlen ist leicht aufgestellt und stets sehr logisch.

Häufige Fehler beim Erstellen eines Projektstrukturplans

Ein Projektstrukturplan (PSP) ist ein effektives Werkzeug, jedoch nur, wenn er sorgfältig und korrekt erstellt wird. Häufige Fehler, die die Effektivität eines PSP beeinträchtigen können, sind:

• Unklare Gliederung: Eine zu grobe oder zu detaillierte Struktur kann Verwirrung stiften. Es ist wichtig, die richtige Balance zwischen Übersichtlichkeit und Detailgenauigkeit zu finden.
• Unvollständige Arbeitspakete: Werden Arbeitspakete nicht ausreichend definiert, fehlt eine klare Basis für die Zuweisung und Durchführung von Aufgaben.
• Fehlende Aktualisierung: Ein PSP, der nicht regelmäßig angepasst wird, verliert an Relevanz und kann zu Fehlentscheidungen führen.
• Mangelnde Einbindung des Teams: Wenn Teammitglieder nicht in die Erstellung einbezogen werden, können Missverständnisse und fehlende Akzeptanz entstehen.

Um diese Fehler zu vermeiden, ist es essenziell, den PSP sorgfältig zu planen, regelmäßig zu überprüfen und das gesamte Team einzubeziehen.

Unterschiede: Projektstrukturplan vs. Gantt-Diagramm

Ein Projektstrukturplan (PSP) und ein Gantt-Diagramm sind beide wichtige Werkzeuge im Projektmanagement, erfüllen jedoch unterschiedliche Funktionen:

• Projektstrukturplan (PSP):
  Der PSP ist eine hierarchische Gliederung, die den gesamten Leistungsumfang eines Projekts visualisiert. Er dient der Organisation und Strukturierung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten.
• Gantt-Diagramm:
  Das Gantt-Diagramm ist ein zeitorientiertes Planungswerkzeug, das den zeitlichen Ablauf von Aufgaben darstellt. Es zeigt die Abhängigkeiten zwischen Aufgaben und die geplanten Fristen.

Hauptunterschied:

Während der PSP auf die Struktur des Projekts fokussiert ist, legt das Gantt-Diagramm den Schwerpunkt auf die zeitliche Planung. Beide Werkzeuge ergänzen sich ideal: Der PSP dient als Grundlage für das Gantt-Diagramm, das auf Basis der Arbeitspakete des PSP erstellt wird.Wann sollte welches verwendet werden?

Projektstrukturplan und Work Breakdown Structure (WBS)

Der Projektstrukturplan ist auch als Work Breakdown Structure (WBS) bekannt. Die WBS ist eine Methode, um ein Projekt in kleinere, überschaubare Einheiten zu unterteilen, um den Projektumfang besser zu verstehen und zu planen. Der PSP und die WBS sind ähnliche Konzepte, die beide dazu dienen, den Projektumfang zu strukturieren und zu planen. Während der PSP im deutschsprachigen Raum gebräuchlich ist, wird international häufig der Begriff WBS verwendet. Beide Ansätze verfolgen das Ziel, die Komplexität eines Projekts zu reduzieren und eine klare Übersicht über alle Aufgaben und Arbeitspakete zu schaffen. Ein gut strukturierter PSP oder WBS ist daher ein unverzichtbares Werkzeug im Projektmanagement.

Der Projektstrukturplan als Grundlage für Projekterfolg

Ein gut erstellter Projektstrukturplan (PSP) ist ein unverzichtbares Werkzeug für das Projektmanagement. Er schafft klare Strukturen, erhöht die Transparenz und erleichtert die Zusammenarbeit im Team. Durch die Gliederung in Teilprojekte und Arbeitspakete werden Verantwortlichkeiten klar zugewiesen und die Planung effizienter gestaltet.

Als Grundlage für weitere Planungsinstrumente wie das Gantt-Diagramm trägt der PSP entscheidend zum Erfolg eines Projekts bei. Die regelmäßige Aktualisierung und sorgfältige Erstellung sind jedoch essenziell, um die Vorteile des PSP voll auszuschöpfen. Mit einem klar strukturierten PSP legen Sie den Grundstein für eine erfolgreiche Projektdurchführung.

TimeTrack unterstützt sie in jeglicher Hinsicht

Projektstrukturpläne enthalten oft keine Angaben zur Zeit, welche aufzuwenden ist. Des Weiteren wird auch die Budgetierung meist weggelassen. Diese beiden Punkte werden anders definiert und gehören nicht in solche Projektpläne. Kombinieren Sie jedoch den Projektplan mit TimeTrack, so übernimmt die Software für die Übersicht und die Messung dieser Punkte! So haben Sie jederzeit die Details zu Ihrem Projekt, können bei der Kostenplanung Anpassungen vornehmen und haben auch den zeitlichen Ablauf des Projekts im Auge.

TimeTrack lässt Sie und Ihre Mitarbeiter:innen jederzeit direkt ins Projekt einsehen. So können Sie die Ergebnisse mit einem Blick sehen. Sie können sogar in ein einzelnes Arbeitspaket einsehen, erkennen wer daran gearbeitet hat, wie lange, und wieviel Budget aufgewendet wurde. Wenn Sie TimeTrack nutzen, dann haben Sie von Start bis Ende des Projekts die Ressourcen im Blick und steigern fast von alleine die Effizienz des Schaffens!

Projektplanung mit TimeTrack

Jetzt geht’s ans eigene Planen!

Mit diesem Artikel können Sie sich einen Überblick über die Logik hinter dem Projektstrukturplan verschaffen. Der Artikel erklärt die verschiedenen Formen des Projektmanagement Methode und zeigt mit einem Schritt-für-Schritt Plan auf, wie Sie zum besten Erfolg kommen. Außerdem wird anhand einer Checkliste auch noch aufgezeigt, was ein fertiger Projektstrukturplan alles können muss, um bestens zum Einsatz zu kommen.

• Reifegradmodell Definition
• Die vier Stufen des Reifegradmodells
• Reifegradmodell – Vorteile für Unternehmen
• Anwendungsfelder des Reifegradmodells
• RReifegradmodell mit TimeTrack

Das Reifegradmodell bietet Unternehmen eine strukturierte Methode, um sowohl die Kompetenzen der Mitarbeiter als auch die Effizienz von Geschäftsprozessen auf verschiedenen Entwicklungsstufen zu bewerten und gezielt weiterzuentwickeln. Ursprünglich von Paul Hersey und Ken Blanchard entwickelt, ist das Modell heute in vielen Bereichen von hoher Relevanz und bildet eine Grundlage für die situative Anpassung des Führungsstils an die jeweilige Arbeitsreife der Mitarbeiter.

Die Verbesserung der Geschäftsprozesse mit Reifegraden

Von den Verhaltensforschern Paul Hersey und Ken Blanchard entwickelt, ist das Modell als Bestandteil der Theorie des situativen Führens bekannt und wird heute in vielen Bereichen der Organisation und Mitarbeiterführung genutzt. Die Grundidee hinter dem Reifegradmodell ist es, die individuellen Stärken, Schwächen und Bedürfnisse der Mitarbeiter in den Mittelpunkt zu stellen und den Führungsstil daran anzupassen. Dadurch wird es für Führungskräfte möglich, die Qualität ihrer Führung zu steigern, Mitarbeiter gezielt zu fördern und die Ziele des Unternehmens effizient zu erreichen.

Was ist das Reifegradmodell?

Das Reifegradmodell ist ein Instrument zur Bewertung des „Reifegrads“ von Mitarbeitern, Teams und Prozessen innerhalb eines Unternehmens. Der Begriff „Reifegrad“ beschreibt den Entwicklungsstand einer Organisation oder eines Mitarbeiters und dient als Grundlage für die Anpassung des Führungsstils und die Auswahl passender Maßnahmen. Das Modell ist besonders in Bereichen wie Projektmanagement, Prozessoptimierung und Mitarbeiterführung von Bedeutung, da es als Übersicht für die Einschätzung der Fähigkeiten und Motivation der Mitarbeiter sowie für die Prozessverbesserung dient. Durch die Einteilung in verschiedene Stufen können Führungskräfte den Entwicklungsstand (Reifegrad) ihrer Mitarbeiter gezielt bewerten und passende Entwicklungsziele festlegen.

Die vier Stufen des Reifegradmodells

Im Reifegradmodell spielen die vier Reifegradstufen eine zentrale Rolle, da sie das Fundament für die Anpassung des Führungsstils an den jeweiligen Entwicklungsstand eines Mitarbeiters bilden. Jede dieser Stufen steht für eine spezifische Kombination aus Fähigkeit und Bereitschaft der Mitarbeiter, eine Aufgabe zu erfüllen. Durch die klare Einteilung in diese Reifegradstufen können Führungskräfte den individuellen Stand eines Mitarbeiters präzise bewerten und gezielt darauf reagieren.

Diese systematische Bewertung ermöglicht es, Führungsansätze situationsgerecht anzupassen, um das Potenzial jedes Mitarbeiters optimal zu fördern. Der Übergang zwischen den Stufen erfordert gezielte Maßnahmen, die nicht nur die Kompetenz des Mitarbeiters weiterentwickeln, sondern auch seine Motivation und Eigenverantwortung stärken.

Reifegrad 1

Der Mitarbeiter ist weder willig noch fähig, die Aufgabe zu erfüllen. Die Führungskraft sollte hier einen anleitenden und unterstützenden Führungsstil wählen, um Basisfähigkeiten aufzubauen.

Reifegrad 2

Der Mitarbeiter ist willig, jedoch noch nicht ausreichend fähig, die Aufgabe selbstständig zu bewältigen. Ein eher anleitender Führungsstil, der die Kompetenzen fördert, ist hier angebracht.

Reifegrad 3

Der Mitarbeiter ist fähig, die Aufgabe zu erledigen, jedoch noch nicht bereit oder motiviert. In dieser Phase wird empfohlen, das Führungsverhalten auf Motivation und unterstützende Maßnahmen zu fokussieren.

Reifegrad 4

Der Mitarbeiter ist sowohl willig als auch fähig, die Aufgabe eigenverantwortlich auszuführen. Hier kann die Führungskraft die Verantwortung an den Mitarbeiter übergeben und ihm größtenteils eigenständiges Arbeiten ermöglichen.

Jede Stufe des Reifegrads modells zeigt auf, welche Art von Führung am effektivsten ist und welche Maßnahmen zur Entwicklung des Mitarbeiters beitragen können. So kann die Führungskraft gezielt Einfluss auf die Leistungsfähigkeit des Mitarbeiters nehmen und dessen Arbeitsreife fördern.

Anpassung des Führungsstils an den Reifegrad

Das Reifegradmodell ist eng mit dem Konzept der situativen Führung verbunden, da es eine flexible Anpassung des Führungsstils an den individuellen Reifegrad und die spezifischen Bedürfnisse eines Mitarbeiters ermöglicht. Eine Führungskraft kann dabei zwischen verschiedenen Führungsstilen wie dem unterstützenden, anleitenden und motivierenden Führungsverhalten wechseln, um die besten Ergebnisse zu erzielen. Diese Anpassung orientiert sich an der jeweiligen Kombination von Bereitschaft und Kompetenz, die ein Mitarbeiter für eine bestimmte Aufgabe zeigt. So kann beispielsweise bei einem niedrigeren Reifegrad mehr Anleitung und Kontrolle erforderlich sein, während bei einem höheren Reifegrad die Selbstständigkeit und Eigenverantwortung des Mitarbeiters gefördert werden können.

Die Kombination aus situativer Führung und Reifegradanalyse ermöglicht es, nicht nur die Reife zu steigern, sondern auch die Motivation, die Kompetenz und die langfristige Leistungsbereitschaft des Mitarbeiters zu fördern. Durch die gezielte Anpassung des Führungsstils an die Entwicklungsstufen des Mitarbeiters schaffen Unternehmen eine dynamische und produktive Arbeitsatmosphäre, die den Entwicklungsstand jedes Mitarbeiters berücksichtigt und ihn im Rahmen seiner Fähigkeiten optimal fördert und fordert.

Vorteile der Nutzung des Reifegradmodells in Unternehmen

Das Reifegradmodell bietet Unternehmen eine strukturierte Methode, um sowohl die Entwicklungsstufen ihrer Mitarbeiter als auch die Prozesseffizienz objektiv zu bewerten und gezielt zu verbessern. Die Nutzung des Modells erlaubt eine genaue Analyse des Entwicklungsstands jedes Mitarbeiters, was die Grundlage für die individuelle Förderung und Prozessoptimierung bildet. Durch die objektive Bewertung von einem Reifegrad können Führungskräfte Schwachstellen frühzeitig identifizieren und gezielte Maßnahmen zur Prozessverbesserung umsetzen, die auf die spezifischen Bedürfnisse und Kompetenzen der Mitarbeiter abgestimmt sind. Dies schafft eine Basis für die langfristige Verbesserung der Qualität, wodurch die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens gestärkt wird.

Die Umsetzung einer Reifegrad-Stufe unterstützt außerdem die Effizienz der Geschäftsprozesse und trägt zur Entwicklung eines klar strukturierten Aktionsplans bei, der kontinuierliche Verbesserungen anstrebt. So fördert das Modell nicht nur die berufliche Entwicklung der Mitarbeiter, sondern wirkt sich auch positiv auf die Gesamtleistung und das Wachstum des Unternehmens aus. Die Reifegradanalyse hilft, ein transparentes Bild des aktuellen Standes der Organisation zu schaffen und legt den Grundstein für gezielte Maßnahmen, die zu langfristigem Erfolg führen.

Anwendungsfelder des Reifegradmodells

Das Reifegradmodell ist ein vielseitiges Werkzeug, das in zahlreichen Bereichen erfolgreich angewendet wird, darunter Softwareentwicklung, Projektmanagement, Qualitätssicherung und Customer Experience Management. Indem der Reifegrad der Mitarbeiter und Prozesse in die Projektplanung integriert werden, lassen sich Fortschritte und mögliche Engpässe frühzeitig erkennen, sodass Anpassungen rechtzeitig vorgenommen werden können.

Im Customer Experience Management unterstützt das Modell Unternehmen dabei, die Kundenbindung zu verbessern, indem es hilft, das Level der Produkte und Dienstleistungen kontinuierlich anzupassen und zu optimieren. Durch die Definition und Messung klarer Reifegrade für verschiedene Dimensionen eines Unternehmens wird es möglich, gezielte Ansätze zur Verbesserung von Prozessen und der Kundeninteraktion zu entwickeln.

Die Anwendung der Reifegradmodelle in diesen Bereichen bietet den Führungskräften eine detaillierte Sicht auf den Entwicklungsstand und ermöglicht eine gezielte Steuerung der Optimierungsmaßnahmen, die zu nachhaltig positiven Ergebnissen für das Unternehmen führen.

Prozesse im Projektmanagement-Bereich mit Reifegradmodellen

Auf der ersten Seite im Projektmanagement steht: Projektplanung ist der Grundstein jedes erfolgreichen Projektes. Das Reifegradmodell spielt eine entscheidende Rolle bei der Strukturierung und Verbesserung von Prozessen um ans Ziel von Projekten zu kommen. Die Anwendung der Reifegradmodelle in der Projektplanung bietet einen klaren Rahmen, der sicherstellt, dass jeder Schritt des Projekts durchdacht und effizient gestaltet wird. Ein gut strukturierter Projektplan ist dabei der Grundstein jedes erfolgreichen Projekts, da er sicherstellt, dass alle beteiligten Mitarbeiter ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten kennen und die Projektziele klar definiert sind.

Durch die Bewertung vom Reifegrad können Schwachstellen frühzeitig identifiziert und Verbesserungsmaßnahmen zielgerichtet umgesetzt werden. Dies sorgt für eine gleichbleibend hohe Qualität der Projektabläufe und steigert die Erfolgschancen, indem das Modell einen strukturierten Leitfaden für die Umsetzung und Weiterentwicklung der Projektprozesse bietet. Indem TimeTrack eine detaillierte Erfassung und Auswertung der Projektzeiten ermöglicht, unterstützt es die Projektplanung und das Reifegradmodell im Projektmanagement optimal, sodass Unternehmen ihre Ressourcen effizient einsetzen und ihre Ziele kontinuierlich erreichen können.

Das Reifegradmodell mit TimeTrack

TimeTrack ist ein vielseitiges Tool, das durch Funktionen für die Projektauswertung und das Projektcontrolling ideal für Unternehmen geeignet ist, die das Reifegradmodell in ihre Prozesse und Mitarbeiterführung integrieren möchten. Mit TimeTrack können Führungskräfte den Fortschritt und den Entwicklungsstand von Projekten und Mitarbeitern detailliert analysieren und bewerten, was eine zentrale Grundlage für die Umsetzung des Reifegradmodells darstellt. Dank der präzisen Zeiterfassung von TimeTrack wird der Aufwand jeder Aufgabe minutengenau dokumentiert, wodurch Führungskräfte einen klaren Blick auf die Leistung und Effizienz jedes Mitarbeiters und der Teams erhalten. Diese Zeiterfassungsdaten dienen als Basis für eine umfassende Projektauswertung, die wiederum dazu beiträgt, Reifegrade und Entwicklungsstufen im Projektverlauf gezielt zu identifizieren.

Ein wesentlicher Bestandteil der Reifegradmodelle ist die kontinuierliche Überwachung und Anpassung von Führungsstilen und Maßnahmen je nach Entwicklungsstand des Mitarbeiters und Projektfortschritt. Mit den Projektcontrolling-Funktionen von TimeTrack können Führungskräfte die Leistung und Effizienz eines Projektes in Echtzeit überwachen und so erkennen, ob und wann eine Anpassung des Führungsstils nötig ist. Das Projektcontrolling ermöglicht es, den tatsächlichen Projektverlauf mit den ursprünglichen Planungen zu vergleichen und Abweichungen sofort zu erkennen. Diese Transparenz ist entscheidend, um zeitnah zu reagieren und gezielte Maßnahmen zu ergreifen, die auf den individuellen Reifegrad des Teams oder der Mitarbeiter abgestimmt sind.

Darüber hinaus bietet TimeTrack detaillierte Berichte und Analysen, die den Fortschritt und die Performance der Projekte sichtbar machen. Diese Berichte liefern den Führungskräften umfassende Daten zur Prozessbewertung, die nicht nur die aktuelle Lage des Projekts, sondern auch dessen Entwicklung über die Zeit hinweg aufzeigen. Für die Nutzung des Reifegradmodells bedeutet dies, dass man über eine solide Datenbasis verfügt, die es ermöglicht, den Fortschritt genau zu messen und so die Entwicklungsstufen der Mitarbeiter und des Prozesses objektiv zu bewerten. Durch diese Daten gestützte Einschätzung können Unternehmen strategische Entscheidungen treffen und Maßnahmen zur Verbesserung der Qualität und Effizienz zielgerichtet umsetzen.

Ein weiterer Vorteil von TimeTrack im Rahmen der Reifegradmodelle liegt in der Visualisierung und Planung der zukünftigen Schritte zur Prozessverbesserung. Die Analyse der Zeiterfassung und Projektverläufe zeigt, welche Prozesse optimiert werden können und welche Ressourcen dafür erforderlich sind. TimeTrack unterstützt die Führungskräfte bei der Festlegung von Zielen und der Überwachung der Zielerreichung, was für die kontinuierliche Weiterentwicklung der Reifegrade im Unternehmen von zentraler Bedeutung ist. Durch den Einsatz der gewonnenen Daten im Projektcontrolling lassen sich gezielte Maßnahmen definieren, die nicht nur die Effizienz steigern, sondern auch das Niveau und die Erreichung der strategischen Unternehmensziele sicherstellen.

Zusätzlich bietet TimeTrack Unternehmen die Möglichkeit, eine klare und transparente Dokumentation aller Arbeitsschritte zu pflegen, was im Kontext des Reifegradmodells dazu beiträgt, die Fortschritte der Mitarbeiter auf jeder Entwicklungsstufe nachvollziehbar darzustellen. Diese Transparenz hilft den Führungskräften dabei, die Entwicklung von Kompetenzen und Fähigkeiten der Mitarbeiter zu verfolgen und ihren Führungsstil sowie die Unterstützung entsprechend anzupassen.

Insgesamt erleichtert TimeTrack die Anwendung des Reifegradmodells erheblich, indem es alle relevanten Daten zentral bereitstellt, die für die Bewertung und Weiterentwicklung der Prozesse und Mitarbeiter entscheidend sind. So bildet TimeTrack eine solide Basis für eine datengestützte, zielgerichtete Führung, die im Einklang mit den Prinzipien des Reifegradmodells steht und Unternehmen dabei hilft, ihre Prozesse kontinuierlich zu verbessern und die Effizienz zu steigern.

Was besagt das Reifegradmodell?

Es beschreibt die Entwicklungsstufen der Reife von Mitarbeitern und dient als Leitfaden für die Wahl des geeigneten Führungsstils.

Welche Reifegradmodelle gibt es?

Verschiedene Modelle wurden entwickelt, doch das Modell von Hersey und Blanchard ist das bekannteste.

Welche 5 Führungsstile gibt es?

Diese umfassen den autoritären, kooperativen, situativen, laissez-faire und transformationalen Stil.

Warum sind Reifegrade wichtig?

Sie ermöglichen eine gezielte Mitarbeiterführung und Prozessverbesserung zur Steigerung der Effizienz und Qualität.

Wie erstelle ich ein Reifegradmodell?

Ein Reifegradmodell erfordert die Definition klarer Entwicklungsstufen und Kriterien zur Bewertung des Fortschritts.

Was ist eine Reifegradanalyse?

Eine Methode zur Bewertung des aktuellen Entwicklungsstands einer Organisation, um Verbesserungsansätze zu identifizieren.

Fazit

Das Reifegradmodell ist ein wertvolles Instrument zur kontinuierlichen Weiterentwicklung der Prozesse und zur optimalen Anpassung des Führungsstils an die individuellen Bedürfnisse der Mitarbeiter. Es ermöglicht Führungskräften, ihre Mitarbeiter gezielt zu fördern und das Niveau der Prozesse zu verbessern, was wiederum die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens steigert. Als Grundlage für eine strukturierte Mitarbeiterführung und Prozessoptimierung bleibt das Reifegradmodell ein unverzichtbarer Bestandteil für Unternehmen, die ihre Leistungsfähigkeit langfristig sichern möchten.

• Was ist Lean Management?
• Verschwendung vermeiden
• Die Lean-Management-Prinzipien
• Methoden des Lean-Managements
• Vorzüge und Nachteile von Lean-Management-Ansätzen

Für jedes Unternehmen ist es wichtig stets an seiner Wettbewerbsfähigkeit zu arbeiten und somit Teil in einem ständigen Verbesserungsprozess zu sein. In diesem Beitrag möchten wir Ihnen eine Übersicht über verschiedenste Lean Management Methoden bieten, die Ihnen dabei helfen können die Arbeit in Ihrem Unternehmen effizienter und Ressourcen-schonender zu gestalten und damit gleichzeitig Ihre Zukunftsfähigkeit zu sichern. Was genau Lean Management ist und welche Methoden in dieses hineinfallen, verraten wir Ihnen im folgenden Artikel.

Was ist Lean Management?

Der Ursprung des Begriffs findet sich im Japan der 1950er und 1960er Jahre, genauer gesagt in der Automobilindustrie. Hier hatte der Autohersteller Toyota ein Produktionsprinzip geschaffen, das nach möglichst geringer Verschwendung von Ressourcen, nach Perfektion und minimalem Kostenaufwand bei höchster Qualität strebte.

Heute fasst die Bezeichnung „Lean Management“ Methoden und Prinzipien zusammen, die Unternehmen dabei helfen sollen, wirtschaftlich und effizient zu arbeiten. Der Grundgedanke von Lean Management ist es hierbei nach wie vor, jegliche Art von Verschwendung zu vermeiden bzw. zu minimieren. Dadurch werden Kosten reduziert, Prozessabläufe in der Wertschöpfungskette verkürzt und Fehler vermieden, alles während gleichzeitig nach bestmöglicher Qualität gestrebt wird.

Das Lean Management beginnt als prozessorientierter Ansatz damit, die Geschäftsabläufe genauer zu betrachten und so nach Verbesserungsmöglichkeiten zu suchen. Die Entscheidung was Verbesserung und was Verschwendung ist, liegt nicht nur beim Unternehmen selbst, sondern auch bei den Kunden.

Anwendungsbereiche

Das Lean Management kann auf alle Bereiche in einem Unternehmen übertragen werden und ist daher ein universeller Managementansatz, der Effizienz und Nachhaltigkeit mit hoher Kundenorientierung in den Mittelpunkt rückt. Die Prinzipien lassen sich beispielsweise als „Lean-Development“ auf die komplette Produktentwicklung sowie auf die Forschung anwenden. „Lean-Production“ soll die Herstellung verbessern und auch die Verwaltung kann mit Hilfe des „Lean Management“-Ansatzes effizienter gestaltet werden. In Bezug auf die Wertschöpfungskette sprechen wir von der „Lean-Supply-Chain“.

Verschwendung vermeiden

Der zentrale Aspekt der Lean Management Methoden ist es, Verschwendungen jeder Art zu vermeiden. Unter Verschwendung fällt eben all das, was keinen Beitrag zum Wert des Produktes oder der Dienstleistung bringt. Wert und Verschwendung von Wert sind überall zu finden: bei Mitarbeitern, der Technik, unseren Methoden, der Arbeitszeit, unseren Arbeitsmitteln, dem Arbeitsplatz etc.

Beispiele für Verschwendung im Unternehmen

Überproduktion

Wenn in der Produktion Produkte auf „auf Lager“ hergestellt werden, dann liegen für diese noch keine Aufträge vor. Hinter scheinbar guter Vorarbeit können also unnötige Kosten stehen.

Wartezeiten

Wenn der Kunde zu lange auf sein Angebot warten muss, kann es passieren, dass dieser sich für die Konkurrenz entscheidet. Ein anderes Beispiel wäre, dass ein Bewerber zu lange auf eine Rückmeldung vom Unternehmen wartet und sich ebenfalls an eine andere Organisation wendet. Intern könnten Mitarbeiter zu lange auf die Entscheidung des Vorgesetzten warten und somit geht kostbare Arbeitszeit verloren. Um Ihr Zeitmanagement zu verbessern und auch zu erleichtern, können wir Ihnen die Nutzung unserer Zeiterfassungsapp TimeTrack empfehlen. Mit der App können Sie die Prozesse in Ihrem Unternehmen und deren Zeitaufwand im Auge behalten und so immer an diesen arbeiten.

Fehler am Produkt

Ressourcen und Kosten werden schnell vergeudet, weil beispielsweise ausgelieferte Produkt Nachbearbeitung aufgrund von Mängeln erfordern.

Ungenutzte Kreativität der Mitarbeiter

Im Arbeitsalltag sind Mitarbeiter direkt in Prozesse involviert und damit näher am Kunden dran. Trotzdem wird ihnen bei unternehmerischen Entscheidungen jedoch selten Beachtung geschenkt, wodurch die Kreativität der Angestellten verschwendet wird. Jeder Mitarbeiter kann überraschen, wenn er die Chance erhält.

Die Lean-Management-Prinzipien

Beim Lean Management gibt es insgesamt fünf Prinzipien, die für die Gestaltung des Produktionsprozesses entscheidend sind. Diese sind:

1. Präzise Beschreibung des Werts des Produktes aus Sicht des Kunden

Als wertschöpfende Prozesse werden all jene bezeichnet, für die die Kunden bereit sind Geld zu bezahlen. Prozesse wie beispielsweise der Transport sind üblicherweise keine wertschöpfende Tätigkeit, da dieser meist keine Forderung des Kunden ist. Im ersten Schritt muss also definiert werden, für welche dieser Prozesse der Kunde bezahlt, damit das Produkt bestmöglich auf diesen abgestimmt wird.

2. Identifikation des gesamten Wertstroms des Produktes

Als nächstes gilt es, den Wertstrom bzw. die Wertströme im Unternehmen zu identifizieren und diese darzustellen. In einem Wertstrom sind alle Arbeitsschritte zusammengefasst die nötig sind, um ein Produkt herzustellen.

3. Erschaffung eines Wertflusses ohne Unterbrechungen

Mit den ermittelten Wertströmen wird nun ein kontinuierlicher Fluss erzeugt, dessen Fokus bei der Produktion auf möglichst kleinen Losgrößen liegt. Die Zwischenstopps und Zwischenbestände sollen soweit es geht eliminiert werden, damit die Produktion wie ein kontinuierlicher Fluss, ohne Stopps, ablaufen kann.

4. Pull-Prinzip einführen und Produktion auf Nachfrage

Wichtig für das Lean Management ist es konsequent das Pull-Prinzip anzuwenden. Darunter versteht man, dass die Aktivitäten so ausgelegt werden, dass Prozesse erst bei der Bedarfsmeldung des Kunden gestartet werden. Im Gegensatz steht dazu das Push-Prinzip, bei dem die Produktion stattfindet ohne, dass der Kunde direkten Bedarf angemeldet hat.

5. Dauerhaftes Streben nach Perfektion

Das Lean Management ist ein nie endender Prozess, denn wir streben immer Perfektion an. Ein Lean Projekt muss daher dauerhaft optimiert und verbessert werden.

Methoden des Lean-Managements

Methoden werden von vielen Menschen als praktische Vorlagen für „die eine Lösung“ verstanden. Daniel T. Jones ist einer der Autoren des einflussreichen Buches ‚The Machine That Changed the World‘, das die Prinzipien der Lean Production beschreibt. Sie sollten jedoch eher als ein Werkzeug betrachtet werden, das sich in unterschiedlichen Situationen beweisen kann. Das Lean Management ist also quasi eine „Tool-Box“, aus der wir schöpfen können. Hier sind einige Beispiele für Lean Management:

Kaizen

Die japanische Kaizen-Philosophie spielt im Lean Management, beziehungsweise bei der Lean Production, eine bedeutende Rolle. Übersetzt bedeutet „Kaizen“ so viel wie „Veränderung zum Besseren“. Es geht wie bei allen Lean Management Methoden darum, die Tätigkeiten, Prozesse und Abläufe regelmäßig zu hinterfragen und kontinuierlich zu verbessern. Es handelt sich bei Kaizen also nicht nur um eine reine Management-Methode, sondern vielmehr um eine grundsätzliche Denkweise und Geisteshaltung.

Den Mittelpunkt dieses Ansatzes bilden die Mitarbeiter, die mit Hilfe verschiedener Lean Management Werkzeuge und Tools, die Prozesse und Abläufe im Unternehmen immer weiter verbessern sollen. Dabei geht es zunächst darum, kleine Schritte und kleine Verbesserungen vorzunehmen, die dann jedoch in ihrer Gesamtheit Großes bewirken können. Der Prozess an sich gilt jedoch nie als abgeschlossen, denn es wird nach Möglichkeit immer weiter verbessert.

Der PDCA-Zyklus

Die Buchstaben aus denen sich der Name „PDCA“ bildet, stehen für die Worte Plan, Do, Check und Act. Dieser Zyklus definiert den Umgang mit Verbesserungsvorschlägen von Mitarbeitern oder Mitarbeitergruppen. Sollte also ein Problem auftreten, so wird zunächst ein Maßnahmenplan entwickelt, welcher das konkrete Ziel, die Rahmenbedingungen, Risiken und die erwarteten Ergebnisse enthält. Anschließend werden die vereinbarten Maßnahmen gemäß dem Plan in die Tat umgesetzt und kontinuierlich auf ihren Erfolg hin überprüft. Die Ergebnisse werden schriftlich festgehalten, um die gefundenen Lösungen zu standardisieren und möglicherweise auftretende Probleme in einem erneuten PDCA-Zyklus zu erforschen.

Die 5s-Methode

Ziel der 5S-Methode ist es, den eigenen Arbeitsplatz effizient zu organisieren und zu gestalten, damit alles einen festen Platz hat. Bei dieser Methode handelt es sich um ein systematisches Verfahren, welches die Arbeitsplatzorganisation der Mitarbeiter verbessern soll. Der Grundgedanke hierbei ist der, dass ein aufgeräumter Arbeitsplatz die Voraussetzung für qualitativ hochwertige Arbeit darstellt. Im Idealfall kommt es dadurch zu weniger Verzögerungen, Verschwendung oder auch Arbeitsunfällen. Das Verfahren der 5S-Methode besteht aus insgesamt fünf Stufen:

• Stufe 1 – Sortieren („Seiri“): Bei diesem Schritt werden alle Dinge aussortiert, die nicht oder nicht häufig benötigt werden.
• Stufe 2 – Systematisieren („Seiton“): Die benötigten Utensilien und Werkzeuge werden effizient und ergonomisch angeordnet. Wichtig ist, dass durch diese Organisation auf den ersten Blick erkennbar ist, ob alles vorhanden ist. Dafür sollte eine gute Übersicht geschaffen werden, beispielsweise durch ein Shadowboard.
• Stufe 3 – Säubern („Seiso“): Wie der Name bereits sagt, geht es hier darum, den eigenen Arbeitsplatz sauber zu halten und regelmäßig zu reinigen.
• Stufe 4 – Standardisieren („Seiketsu“): Die neue Gestaltung bzw. Arbeitsplatzordnung sollte dann möglichst zur Routine werden. Eine Möglichkeit ist zum Beispiel, eine Best-Practice-Lösung zu erstellen und nutzen.
• Stufe 5 – Selbstdisziplin („Shitsuke“): Zuletzt geht es darum, die Arbeitsplatzordnung auch langfristig einzuhalten, denn nur dann ist diese der Schlüssel zum Erfolg. Führungskräfte sollten hierbei eine Vorbildfunktion einnehmen und den Zustand regelmäßig überprüfen.

Muda, Mura, Muri

Muda steht für „Verschwendung“, Mura für „Unausgeglichenheit“ und der Begriff Muri steht für die „Überlastung“. Diese drei Begriffe bilden die sogenannten „drei Mu“, also die Hauptsäulen in der Verlustphilosophie des Toyota Production System (TPS).

Unter Muri fällt die zeitweise Überbeanspruchung von Mitarbeitern beziehungsweise Maschinen eines Unternehmens. Als Folge kann es zu Übermüdung und Stress, aber auch einem negativen Betriebsklima oder einem erhöhten Aufkommen von Fehlern führen. Unter Mura werden Verluste zusammengefasst, die durch nicht hinreichend aufeinander abgestimmte Kapazitäten in der Fertigungssteuerung entstehen, und die bekannteste Säule Muda ist mit „Lean-Production“ gleichzusetzen, da auch sie das Ziel verfolgt, Verschwendung zu vermeiden. Das Konzept der drei Mu definiert sieben Arten der Verschwendung:

• Überflüssige Materialbewegung
• Hohe Lagerbestände
• Schlechte Ergonomie
• Überflüssige Wartezeiten
• Verarbeitung
• Überproduktion
• Ausschuss und Korrekturen

Value Stream Mapping (VSM)

Das Value Stream Mapping (VSM), wird auch als Wertstromdiagramm bezeichnet und ist ein Lean Management Tool, das den Prozessverlauf entlang der Wertschöpfungskette abbildet. Hier werden die einzelnen Prozessschritte berücksichtigt, die von der Idee bis zur Fertigstellung eines Produkts notwendig sind. Durch die ganzheitliche Betrachtungsweise hilft diese Methode bei der Identifizierung von bereichsübergreifenden Verbesserungsmöglichkeiten und der Erkennung von Wachstumschancen.

Kanban

„Kanban“ stammt ebenfalls aus dem Japanischen und bedeutet seiner Definition nach „Schild“, „Karte“ oder „Signal“. Auch diese Lean-Management-Methode hilft bei der Steuerung von Prozessen und hat ihren Ursprung im Toyota Production System. Dieser Verbesserungsprozess beruht auf der Pull-Methode und bei ihm wird der Materialnachschub mithilfe sogenannter Kanban-Karten gesteuert. Diese sollen die Grundlage für die Verschlankung der Produktion im Sinne des Lean Management bilden.

Zentrale Bestandteile dieses Prozess sind zum einen, dass nur benötigtes Material angefordert wird und zum anderen, dass auch keine Produktion auf Vorrat stattfindet. Sollte das Material zuneige gehen, dann wird der entstehende Bedarf rechtzeitig durch entsprechende Kanban-Karten signalisiert.

Total Productive Maintenance (TPM)

TPM – Total Productive Maintenance oder auch Total Productive Management genannt, hat seinen Ursprung ebenfalls in der Automobilherstellung bzw. dem Toyota Production System (TPS). Diese Methode half dabei, die Verantwortung für die Instandhaltung, aufgrund von häufigen Störungen der Maschinen, an die Produktionsmitarbeiter weiterzugeben. Die Annahme dahinter war die, dass diese nun mal täglich mit den Maschinen arbeiten und sie am besten in der Lage wären, deren Zustand zu beurteilen. Auf diese Weise sollte die Anlageneffektivität gesteigert und ihre Lebensdauer verlängert werden.

Mittlerweile wurde TPM zu einem umfassenden Managementsystem weiterentwickelt, welches auf acht Säulen basiert. Diese sind:

• Kontinuierliche Verbesserung
• Autonome Instandhaltung
• Geplante Instandhaltung
• Training und Ausbildung
• Anlaufüberwachung
• Qualitätsmanagement
• TPM in administrativen Bereichen
• Arbeitssicherheit, Umwelt- und Gesundheitsschutz

Vorzüge und Nachteile von Lean-Management-Ansätzen

Der wohl größte Vorzug des Lean Managements ist der, dass mit vergleichsweise geringem Aufwand eine effektive Verbesserung Ihres Unternehmens geschaffen werden kann. Es bedarf keiner langen Schulung oder Fortbildung, um die Methoden in die Praxis zu übertragen und zugleich können die Lean Management-Methoden in Unternehmen jeglicher Größenordnung eingesetzt werden. Das Lean Management hat also eine Grundlage, die es ihm ermöglicht, in jeder Branche eingesetzt zu werden. Sie ist sehr flexibel und lässt sich einfach auf die jeweiligen Anforderungen der Kunden und Unternehmen anpassen.

Durch die Anwendung der Methoden des Lean Managements können die Aktivitäten, die keinen Wert schaffen, reduziert werden und im selben Schritt arbeiten die Mitarbeiter motivierter, konzentrierter, produktiver und effizienter, weil sie nicht durch unklare Aufgaben abgelenkt werden. Außerdem kommt es zu einer Verbesserung, was die Nutzung von Ressourcen angeht, da nur auf Nachfrage produziert wird. Lean Management sucht immer einen Weg, Aufgaben effizienter zu erledigen und betrachtet Fehler als Chancen zur Verbesserung.

Nachteilig an Lean Management-Methoden kann es sein, dass für eine erfolgreiche Umsetzung das komplette Unternehmen mit Überzeugung hinter dieser Methode stehen muss. Zugleich erfordert Lean-Management ein hohes Maß an Selbstdisziplin, wenn diese nicht eingehalten wird, können ganze Prozesse im Misserfolg enden und zu einer Reihe an Folgeproblemen führen.

Fazit

Wir hoffen mit diesem Beitrag konnten wir Ihnen einen guten Einblick in die Arbeitsweise des Lean Managements bieten und in weiterer Folge dabei helfen, die Verschwendung in Ihrem Unternehmen zu reduzieren. Nutzen Sie zudem gerne unsere kostenlose 14-tägige Testversion von TimeTack, um auch Ihr Zeitmanagement stets im Blick zu haben.