Neben der Arbeitszeiterfassung ist es für einen effektiven Stundenzettel auch wichtig die Abwesenheiten zu verwalten. Wenn Sie in TimeTrack zu Einstellungen > Arbeitszeiterfassung > Abwesenheiten gehen, können Sie die Abwesenheitstypen einsehen. In TimeTrack gibt es bereits vordefinierte Abwesenheitsarten, nämlich Urlaub, Urlaub (½ Tag), Sonderurlaub, Homeoffice, Krankenstand und Zeitausgleich.
Als Admin können Sie manuell neue Abwesenheitstypen definieren, wie zum Beispiel “Weiterbildung”. Klicken Sie dafür auf “Neuer Abwesenheitstyp”. Wählen Sie zuerst eine Farbe, damit Sie sich später in der Urlaubsübersicht besser zurechtfinden können. Geben Sie dann den Namen der Abwesenheit und das Kürzel ein.
Sie können entscheiden, ob der Urlaubstag regulär oder als Stundenabbau gezählt werden soll. Bei einem regulären Urlaubstag wird die Abwesenheit von dem Urlaubsanspruch abgezogen. Bei einem Stundenabbau hingegen findet die Abwesenheit als Zeitausgleich statt. Ein Beispiel hierfür wäre es, sich frei zu nehmen, um seine Überstunden auszugleichen.
Unter Arbeitszeiterfassung > Urlaub/Abwesenheit > Anträge können Sie sich einen Überblick über alle Urlaubs- und Abwesenheitsanträge schaffen. Außerdem können Sie nach Benutzernamen und Abwesenheiten filtern, um die Abwesenheiten eines bestimmten Mitarbeiters zu sehen. Jeder Abwesenheitsantrag kann als PDF heruntergeladen werden. Klicken Sie dafür auf das Symbol neben dem Status der Abwesenheit.
Bei jedem Abwesenheitsantrag kann eine Vertretung eingetragen werden. Sie können definieren, ob eine Vertretung bei Erstellung eines Abwesenheitsantrags immer erforderlich ist oder nicht. Darüber hinaus können Sie festlegen, ob die vertretende Person zuerst die Vertretung annehmen muss, bevor die Benachrichtigung über den Antrag an den Genehmiger geht. Diese Einstellungen finden Sie unter Einstellungen > Arbeitszeiterfassung > Abwesenheiten > Vertretung.
Wenn Sie so einstellen, dass die Vertretung zuerst angenommen werden muss, bevor die Benachrichtigung an den Genehmiger geht, stellen Sie fest, dass die Berechtigung „Kann Vertretung bestimmen“ bei Benutzern entfernt wird. Dies liegt daran, dass die von diesen Benutzern erstellten Abwesenheitsanträge keine Bestätigung für die Vertretung erfordern. Wenn der Benutzer ein Administrator ist, hat er automatisch alle Berechtigungen. Daher wird die Vertretung in von Administrator-Benutzern erstellten Abwesenheiten direkt bestätigt.
Eine neue Abwesenheit kann beantragt werden, indem man auf das Plus-Symbol im linken oberen Eck klicken. Abwesenheiten können sowohl für Einzelpersonen als auch für Gruppen beantragt werden. Bei beiden Optionen muss man die Namen der Benutzer, den Abwesenheitstyp und den Zeitraum angeben. Wahlweise kann man Notizen und Dateien hinzufügen. Bei einem Abwesenheitsantrag für Gruppen kann man außerdem auswählen, ob die Mitarbeiter benachrichtigt werden sollen. Die Anträge bei Abwesenheiten von Gruppen werden automatisch genehmigt.
Unter Arbeitszeiterfassung > Urlaub/Abwesenheit > Kalender können Sie Abwesenheiten klar überblicken. Sie können neben einer Kalenderansicht auch mit einer Listenansicht arbeiten. Klicken Sie dafür auf das entsprechende Symbol in der linken oberen Ecke. Wählen Sie die Mitarbeiter und Abwesenheitstypen aus, indem Sie auf das entsprechende Einstellungssymbol klicken. Im Abwesenheitskalender werden alle Abwesenheiten in der zugewiesenen Farbe angezeigt.
In der Urlaubsübersicht können Sie den Urlaubsanspruch für das jetzige Jahr, die offenen Urlaubstage aus dem vorherigen Jahr und die beantragten, geplanten, verbrauchten und offenen Urlaubstage einsehen. Wählen Sie dafür zuerst einen Mitarbeiter in der linken oberen Suchleiste aus. Der Urlaubsanspruch berechnet sich automatisch aus dem Arbeitszeitmodell des Mitarbeiters. Um Urlaubstage in das nächste Jahr zu übertragen, erstellen Sie eine neue Korrektur. Dafür müssen Sie nur die Anzahl der Tage angeben und auf Speichern klicken.
Gehen Sie im Menü auf Arbeitszeiterfassung > Berichtswesen > Abwesenheitsbericht, um einen Bericht spezifisch für die Abwesenheiten einzusehen. Sie können hierbei nach Mitarbeitern und Abwesenheiten filtern, als auch einen Zeitraum auswählen. Alle Abwesenheiten werden hierbei als Abkürzungen und je nach Mitarbeiter angezeigt. Der Abwesenheitsbericht kann sowohl als CSV als auch Excel heruntergeladen werden.
Jeder Mitarbeiter kann grundsätzlich die Abwesenheiten anderer Mitarbeiter sehen. Unter Datenverwaltung > Benutzer können Sie aber die Benutzerrechte bestimmen. Mit der Berechtigung „Kann Abwesenheitstyp sehen“ können Sie verhindern, dass jemand die Art der Abwesenheit sieht.
Falls Sie Teams innerhalb Ihres Unternehmens haben, können Sie einstellen, dass spezifisch Teamleiter die Abwesenheiten ihrer Teammitglieder sehen. Gehen Sie dafür zu Einstellungen > Arbeitszeiterfassung > Abwesenheit und definieren Sie die Sichtbarkeit in Kalendern und bei Anträgen.
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