Die Ansicht in dem Aufgabenplaner ist unterschiedlich anpassbar. Klicken Sie rechts oben auf Tag, Woche oder Monat, um in der jeweiligen Ansicht planen zu können. Um die Anzeige der Spalten zu personalisieren, klicken Sie auf das Einstellungssymbol oben rechts. Hier können Sie die Anfangszeit, Endzeit, Stunden pro Spalte und die Aufteilung der Spalte definieren. Außerdem können Sie auch die Länge des Zeitschnappers definieren.
Definieren Sie mittels “Stunden pro Spalte” wie viele Stunden in eine Spalte kommen sollen. Die Option “Spalte aufteilen in” erlaubt es ihnen zu bestimmen, wie die Spalten aufgeteilt werden sollen. Wenn Sie beispielsweise 2 Stunden in 4 Spalten aufteilen wollen, dann hat jede Spalte ein Äquivalent von 30 Minuten.
Um eine neue Aufgabe anzulegen, klicken Sie auf das Plus Symbol in der linken oberen Ecke. Definieren Sie zuerst das Datum und die Anfangs- sowie Endzeit. Suchen Sie dann die Tätigkeit aus, die ausgeführt werden soll. Die Tätigkeiten müssen Sie zuvor unter Datenverwaltung > Tätigkeiten definieren. Suchen Sie dann den Benutzer:innen für die Aufgabe aus. Wahlweise können Sie auch Tags und Notizen hinzufügen.
Sie können auch direkt einen Klick in der Zeile des/der entsprechenden Mitarbeiters/ Mitarbeiterin machen, um schneller zu planen.
Mit Click and Drag können Sie die Länge der Aufgaben kürzen oder verlängern. Mit Drag and Drop können Sie die Aufgabe einem/einer andere/n Benutzer:in zuweisen. Drücken Sie die Shift Taste und ziehen Sie die Aufgabe zu eine/m andere/n Benutzer:in, um diesen zu kopieren.
Die grau hinterlegten Zeilen in der Aufgabenplanung geben an, dass ein/e Mitarbeiter:in an diesem Tag nicht einer Aufgabe zugeteilt werden sollte, da er da normalerweise nicht arbeitet.
Falls ein/e Mitarbeiter:in einer Schicht zugeteilt ist, so wird das in der Aufgabenplanung in blau hinterlegt. Die grün hinterlegten Zeilen zeigen Ihnen die von Ihren Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen angegebenen Verfügbarkeiten.
Sie finden rechts oben ein weiteres Einstellungssymbol, mit welchem Sie die Schichtanzeige in der Aufgabenplanung personalisieren können. Wenn Sie “Kunden und Projekte anzeigen” auswählen, können Sie beim Klick auf eine Aufgabe auch angeben, zu welchem Kunden oder Projekt diese gehört.
Außerdem können Sie die Tätigkeits-Qualifizierungen von Mitarbeitern bzw. Mitarbeiterinnen anzeigen lassen. Wenn Sie diese Option auswählen, erscheinen rechts neben den Namen der Mitarbeiter:innen die dazugehörigen Tätigkeiten in Form von bunten Kreisen.
Wählen Sie “Stunden aus den zugeteilten Schichten anzeigen” aus, um den Überblick über bereits verplante Stunden zu haben.
Links neben “Mitarbeiter” finden Sie zwei Pfeile nebeneinander, welche in die entgegengesetzte Richtung zeigen. Klicken Sie darauf, um die Sortierung anzupassen. Es erscheint ein neues Feld, in dem Sie den Aufgabenplan nach dem Namen der Mitarbeiter:innen aufsteigend, absteigend oder nach der Anzahl der zugewiesenen Stunden aufsteigend oder absteigend sortieren können. Der Aufgabenplaner ähnelt dem Terminplaner vom Aufbau her, hat aber zusätzliche Funktionen
Klicken Sie unter dem Einstellungssymbol auf “Quotierungen anzeigen”, um unter der Tabelle der Mitarbeiter:innen eine zusätzliche Erweiterung mit den Tätigkeiten zu sehen. Klicken Sie in die untere Tabelle, um einen neuen Termineintrag für die Tätigkeiten zu erstellen. Sie können das Datum, die Dauer und die Tätigkeit angeben.
Außerdem können Sie die Mindestanzahl an Mitarbeitern bzw. Mitarbeiterinnen, welche Sie für diese Tätigkeit brauchen, angeben. Wahlweise können Sie auch den Kunden, das Projekt, Tags oder Notizen hinzufügen.
Die Quotierungen in dem Aufgabenplan sind optional, erlauben es Ihnen jedoch detailliert zu planen. Weisen Sie einem/einer Mitarbeiter:in in der oberen Tabelle die entsprechende Tätigkeit zu dieser Zeit zu, damit Sie die Slots füllen. Sobald Sie einem/einer Mitarbeiter:in dieser Tätigkeit zuweisen, ändert sich die Farbe der Tätigkeiten von rot auf orange. Umso eher Sie die Mindestanzahl erreichen, ändert sich die Farbe langsam zu dunkelgrün.
Je nachdem wie Sie den Zeitschnapper eingestellt haben, können werden Ihnen unterschiedliche Slots angezeigt.
Neben der Namen der Mitarbeiter:innen sehen Sie verschiedene Zahlen. Gehen Sie mit Ihrem Cursor auf die jeweilige Zahl, um zu erfahren wofür sie steht. Je nach Ihren Kalendereinstellungen werden Ihnen die Summe der zugewiesenen Tätigkeiten und Schichten und die Sollstunden laut dem Arbeitszeitmodell angezeigt. Die Einsicht der zugewiesenen Tätigkeiten und eingeteilten Zeiten kann somit direkt im Vergleich zu den Sollstunden erfolgen.
Unter Datenverwaltung können Sie die Benutzerrechte für den Aufgabenplan definieren. Hierbei können Sie auswählen, ob der/die Benutzer:in Aufgaben für alle planen kann, nur eigene Aufgaben planen kann oder Anforderungen stellen kann. Letzteres regelt die Erstellung von Quotierungen. Ihre Mitarbeiter:innen sehen nur ihre eigenen Aufgaben, es sei denn der Admin hat dies anders in den Berechtigungen eingestellt.
Klicken Sie auf das Einstellungssymbol rechts oben, um zu bestimmen, welche Warnungen in Ihrem Aufgabenplaner angezeigt werden sollen. Hierbei können Sie entscheiden, ob Warnungen bezüglich unzureichender Skills oder bei Einteilung von Aufgaben an Feiertagen erfolgen sollen. Außerdem warnt TimeTrack Sie je nach Bedarf bei nicht passender Schicht zur Regulararbeitszeit und Einteilungen gegen das Arbeitszeitmodell.
Wir helfen Ihnen gerne weiter!
Kontaktieren Sie Polina aus unserem Support Team:
support@timetrackenterprise.com
