Benutzer in TimeTrack sind Ihre Mitarbeiter, jeder von denen einen Zugang zu TimeTrack Konto bekommt und somit die Zeiterfassung durchführen kann. Hier erfahren Sie, wie Sie Benutzer anlegen und verwalten können!
Hier folgt die schriftliche Erklärung Schritt für Schritt, wie Sie Ihr Benutzer in TimeTrack anlegen und verwalten können
Um einen neuen Benutzer anzulegen, klicken Sie links in der Seitenleiste auf Datenverwaltung > Benutzer. Um einen neuen Benutzer anzulegen, klicken Sie auf den Button „Benutzer hinzufügen“. Beachten Sie, dass Sie nur so viele Benutzer definieren können, für die sie auch die Lizenz zahlen.
Es erscheint ein neues Feld, in dem Sie zuerst den Benutzernamen, die E-Mail und den Vor- und Nachnamen eingeben müssen. Definieren Sie anschließend ein Kennwort, mit welchem der neue Benutzer Zugang zu der TimeTrack App hat. Sie müssen das Kennwort auch ein zweites Mal eingeben, um es zu bestätigen.
Wir empfehlen Ihnen dasselbe Kennwort für alle Benutzer anzulegen (z.B. 12345678), da jeder Benutzer ein individuelles Passwort setzen muss, nachdem Sie Ihn eingeladen haben.
Zusätzlich können Sie auch die Personalnummer des Benutzers und primäres Skill (relevant nur für Planung). In den freien Feldern können Sie zusätzliche Information zum Benutzer eingeben.
Bevor Sie mit weiteren Abschnitten beginnen, müssen Sie den Benutzer speichern. Danach können Sie Arbeitszeitszeiterfassung und weitere Abschnitte bearbeiten.
By default werden alle Benutzer „aktiviert“ angelegt. Darunter sehen Sie verschiedene Funktionen, welche Sie dem Benutzer zuteilen können. Sie können die Funktion des Administrators, Teamleiters oder externen Mitarbeiters auswählen.
Ein Admin kann prinzipiell alles in TimeTrack machen und sehen, und hat Zugriff auf alle anderen Mitarbeiter. Ein Teamleiter hat Zugriff auf die Zeiteinträge seines gesamten Teams. Ein externer Mitarbeiter kann nur Kunden und Projektdaten sehen, welche ihm zugewiesen sind. Er kann seine Arbeitszeiten nur auf diese Projekte buchen.
Wenn Sie dem Benutzer keine dieser Funktionen zuweisen, so ist er/sie ein normaler Benutzer und kann nur auf seine eigenen Daten (Anwesenheiten oder Projektzeiten) zugreifen. Wenn Sie Genaueres zu den Funktionen wissen wollen, klicken Sie auf das Informationssymbol rechts neben den einzelnen Funktionen.
Im ersten Abschnitt der Arbeitszeiterfassung legen Sie den Urlaubsanspruch des Benutzers an. Hierbei wird empfohlen, den Anspruch mit dem 01.01. zu setzen. „Gültig bis“ können Sie leer lassen oder, wenn Sie den Urlaubsverfall aktivieren wollen, das Datum eingeben, z.B. den 31.03., wann der Urlaub verfällt.
Beim Eingabefeld „Stundenzettel“ können Sie zwischen Anwesenheiten oder Projektzeiten auswählen. Wenn Sie ausschließlich Kommen und Gehen erfassen möchten und keine Projekte haben, wählen Sie „Anwesenheiten“ aus. Wenn der Arbeitsaufwand auf Projekte verteilt ist und Mitarbeiter Projektzeiten erfassen, wählen Sie „Projektzeiten“ aus. Erfasste Projektzeiten werden dann für den Stundenzettel übernommen. Mehr zum Thema Stundenzettel können Sie hier nachlesen.
Als Nächstes geben Sie Feiertagsplan, Pausenregelung und Zuschlagsmodell an. Nachdem Sie das Konto bei TimeTrack erstellt haben, werden Feiertagspläne, Pausenregelungen und Zuschlagsmodelle abhängig vom ausgewählten Land angelegt. Sie wählen einfach die richtige Option aus der Dropdown-Liste aus. Wenn Sie neue Feiertagspläne oder Pausenregelungen erstellen wollen, können Sie dies unter Einstellungen > Arbeitszeiterfassung > Pausen- und Arbeitszeitregelungen/Feiertage anlegen. Zuschläge finden Sie ebenfalls dort.
Mehr zum Thema „Pausenregelung“ finden Sie hier.
Als Nächstes können Sie ein Arbeitszeitmodell für Benutzer anlegen. Dafür klicken Sie auf den Button „Neues Arbeitszeitmodell“ und geben den „Geltungszeitraum des Arbeitszeitmodells“, den „Wochenplan/Soll-Stunden“ und den Urlaubsanspruch an. Zusätzlich können Sie genaue Arbeitszeiten festlegen, Arbeitszeiten einschränken und Überstundenkappungen und -pauschalen anlegen.
Damit das Eintragen der Arbeitszeitmodelle einfacher verläuft, empfehlen wir Ihnen, eine Arbeitszeitmodell-Vorlage anzulegen. Dies finden Sie unter Einstellungen > Arbeitszeiterfassung > Arbeitszeitmodelle > Neue Arbeitszeitmodell-Vorlage. Sie können mehrere Vorlagen (z.B. Vollzeit 40 Stunden oder Teilzeit 20 Stunden)erstellen und gleich mehreren Benutzern zuweisen. Alternativ können Sie auch im Benutzerprofil beim Anlegen eines Arbeitszeitmodells eine der Vorlagen verwenden.
Im nächsten Abschnitt der Benutzerrechte definieren Sie die Benutzerberechtigungen: Was der Mitarbeiter in TimeTrack machen bzw. sehen darf. Zu jeder Berechtigung können Sie hier nachlesen.
Wie bei den Arbeitszeitmodell-Vorlagen können Sie auch Benutzerrechte-Vorlagen erstellen. Standardmäßig finden Sie in Ihrem Konto die Vorlagen „Basis“, „Standard“ und „Minimal“. Sie können eine der bestehenden auswählen oder eigene erstellen. Sobald Sie eine Berechtigung auswählen, wechselt die Vorlage zu „Benutzerdefiniert“. Diese Auswahl können Sie ebenfalls als Vorlage speichern.
Sie können die Benutzerrechte-Vorlagen allgemein unter Einstellungen verwalten. Unter Einstellungen > Allgemein > Einrichtung > Berechtigungen finden Sie die Vorlagen, können neue anlegen oder mehreren Mitarbeitern zuweisen.
Admins haben diesen Abschnitt im Benutzerprofil nicht, weil sie by Default alle Berechtigungen mit der Funktion „Admin“ bekommen.
Im Abschnitt der Personalplanung können Sie dem Benutzer Skills, Arbeitsbereiche und Schichttype zuweisen. Das ist ausschließlich für die Planung relevant.
Das gleich können Sie auch im Modul „Personalplanung“ > „Dienstplan“ machen.
Im Abschnitt der Reisekostenabrechnung können Sie ein Standard Modell und Projekten dem Mitarbeiter zuweisen. Mehr zum Thema Reisekostenabrechnung finden Sie in unserem Info Center im Abschnitt für die Reisekostenabrechnung.
Im Abschnitt der Genehmigungsberechtigungen finden Sie Genehmigungsregeln von und für diesen Mitarbeiter, d.h. für wen der Mitarbeiter genehmigen darf und wer der Genehmiger für diesen Mitarbeiter ist. Diese Regeln beziehen sich auf Abwesenheiten, Stundenkorrekturen, angeordnete Mehrarbeit, Anwesenheiten und Projektzeiten.
Die Regeln können ebenfalls in Einstellungen konfiguriert werden.
Wir helfen Ihnen gerne weiter!
Kontaktieren Sie Polina aus unserem Support Team:
support@timetrackenterprise.com
