Wenn die Schichten angelegt sind, können Sie nun Ihre Mitarbeiter ganz einfach hinzufügen. Klicken Sie auf den gewünschten Mitarbeiter und wählen Sie die für ihn vorgesehene Schicht aus. Das System unterstützt Sie dabei die richtige Schicht für ihn zu finden, indem seine Verfügbarkeit, sein Arbeitszeitmodell und zugewiesene Skills sowie Arbeitsbereiche berücksichtigt werden. Um die Schichtzuweisung für einen Mitarbeiter zu beenden, klicken Sie einfach erneut auf den Mitarbeiter.
Die passenden Schichten des ausgewählten Mitarbeiter werden in blau umrandet. Sobald er einer Schicht zugewiesen ist erscheint dort sein Name und der Rand färbt sich grün. Sollten Sie ihn einer unpassenden Schicht zuweisen wollen, erhalten Sie eine Warnung.
Erst wenn Ihre Schichten komplett belegt sind, sprich die Mindestanzahl der Mitarbeiter erfüllt ist, ändert sich die Farbe der Schicht von rot in grün. Vergangene Schichten werden in grau angezeigt.
Wiederholen Sie den Prozess, bis alle Schichten vollständig belegt und grün sind.
Sie können die Schichten auch so planen, dass Sie direkt auf die zu planende Schicht klicken und diese Ihren Mitarbeitern hinzufügen. Links sehen Sie welche Mitarbeiter den Schichten zugewiesen sind, rechts sehen Sie welche Mitarbeiter verfügbar und passend für die Schicht sind. Mitarbeiter ohne Icon neben Ihrem Name können ohne Problem zugewiesen werden, da keine Überschneidung herrscht.
Zusätzlich sehen Sie auch die offen und verplanten Stunden der Mitarbeiter für den Ausgewählten Zeitraum (Woche/nächsten 30 Tage). Weiters können Sie unter Mitarbeiter aus anderen Bereichen anzeigen lassen sehen, welche Mitarbeiter anderen Arbeitsbereichen zugeteilt wurden und diese bei Bedarf auch einplanen.
Klicken Sie auf Updaten damit die ausgewählten Mitarbeiter für die Schicht eingeteilt werden.
Wie Sie sehen können, zeigt Ihnen das System auch links an, wieviele Arbeitsstunden des Mitarbeiters für den Zeitraum (Woche/nächsten 30 tage) schon verplant und wieviele noch offen sind. Wenn Sie die Soll-Arbeitsstunden Ihrer Mitarbeiter überschreiten, wird das Feld vom System statt in grün in rot hinterlegt.
Sollte Sie einen Mitarbeiter ausgewählt haben, der arbeitsfreie Tage laut seinem Arbeitszeitmodell besitzt, wird das Datum in der oberen Leiste orange angezeigt.
Wenn der Schichtplaner die Schichten erstellt hat, können Mitarbeiter sich für bestimmte Schichten bewerben oder, wenn sie bereits zugeteilt worden sind, auch mit anderen Mitarbeitern tauschen.
Diese Tauschanfragen und Bewerbungen hängen mit Benutzerberechtigung zusammen, sprich nur Benutzer mit der entsprechenden Berechtigung können diese Funktion nutzen. Außerdem wird der Verlauf des Bewerbens und des Tausches festgehalten: der Planer sieht wann und welcher Tausch stattfindet. Diesen kann er auch ablehnen oder zurücksetzen. Sollte das der Fall sein, werden die Schichten wieder auf den ursprünglichen Stand zurückgesetzt.
Wir helfen Ihnen gerne weiter!
Kontaktieren Sie Polina aus unserem Support Team:
support@timetrackenterprise.com
