Bevor Sie mit der Planung der Schichten starten können, müssen Sie zuerst Ihre Standorte und Arbeitsbereiche und Skills Ihrer Mitarbeiter anlegen. Diese Schritte finden Sie im Info Center unter Standorte und Arbeitsbereiche und Skills.
Klicken Sie links auf Planung > Dienstplan > Kalender. Falls Sie mehrere Standorte angelegt haben, wählen Sie bei der ersten Erstellung einer Schicht den Standort aus für den Sie die Schichten planen wollen, z.B. Wien.
Nun sehen Sie den Kalender mit allen angelegten Arbeitsbereichen. Wählen Sie den Arbeitsbereich aus, den Sie planen wollen, in dem Sie alle anderen Arbeitsbereiche in der oberen linken Ecke mit dem X entfernen. Nun werden auf der linken Seite alle Benutzer bzw. Mitarbeiter angezeigt, die in dem ausgewählten Arbeitsbereich arbeiten können.
Bevor Sie mit der tatsächlichen Planung der Schichten fortfahren, können Sie aus mehreren Filtern wählen, die sich in der Ansicht auf der linken Seite des Kalenders befinden. Sie können zunächst nach Mitarbeitern, dann nach Skills und schließlich nach Arbeitsbereichen filtern.
Im Filter Mitarbeiter sehen Sie alle Mitarbeiter, die Ihnen zur Verfügung stehen. Sie finden hier auch die Skills, die durch Ihre Farben in Kreisform dargestellt sind. Wenn Sie mit dem Cursor darauf zeigen, können Sie sehen, welche Skills dem Mitarbeiter zugeordnet sind. Darüber hinaus können Sie auch die offenen und bereits verplanten Stunden der Mitarbeiter einsehen.
Im Filter Skills können Sie die einzelnen Skills und die Mitarbeiter, die sie besitzen, sehen. Diese sind ebenfalls mit der Farbe gekennzeichnet, die Sie ihnen im Bereich Skills zugewiesen haben. Darüber hinaus wird Ihnen die Funktion Zuklappen und Aufklappen angeboten. Hier können Sie wählen, ob Sie nur die Skills ohne Mitarbeiter oder die Skills zusammen mit den ihnen zugeordneten Mitarbeitern sehen wollen.
Zum Filtern kann auch der blauen Button „[…] Skills ausgewählt“ verwendet werden. Klicken Sie auf diesen Button und wählen Sie aus, nach welchen Skills Ihnen angezeigt werden sollen und Sie danach planen können.
Im Filter Arbeitsbereich sehen Sie, ähnlich wie bei Filter Mitarbeiter, die offenen und bereits verplanten Stunden der Mitarbeiter und durch farbige Kreise die dazugehörigen Skills. Sie haben ebenfalls die Funktion Zuklappen und Aufklappen zur Verfügung. Unter diesem Filter werden Ihnen also alle Arbeitsbereiche des ausgewählten Standorts angezeigt, sowie welche Mitarbeiter in welchem Arbeitsbereich verfügbar sind.
Um eine neue Schicht anzulegen, können Sie ganz direkt per Klick in den Kalender machen.
Wählen Sie den notwendigen Skill für den Arbeitsbereich, falls keine spezieller Skills benötigt wird, nehmen Sie einfach unseren Standard Skill Mitarbeiter. Nun tragen Sie die notwendige Mindestanzahl der Mitarbeiter ein. Das Datum wird automatisch für den Tag den Sie im Kalender angeklickt haben gesetzt. Schlussendlich müssen Sie noch die Dauer der Schicht festlegen sowie, bei Bedarf, die Pausenzeit der Mitarbeiter festlegen, also von wann bis wann die Pause dauern soll. Dazu aktivieren Sie die Box Pause und füllen die erschienen Felder aus. Sollte eine Schicht sich wiederholen, haben Sie die Möglichkeit mit dem Button Wiederholung anlegen diese festzulegen.
Ihre Schicht kann je nach Bedarf beliebig wiederholt werden. Klicken Sie entweder beim Anlegen einer neuen Schicht auf Wiederholung anlegen oder bei einer bestehende Schicht davor auf das kleine Zahnrad links oben innerhalb der Schicht.
Nun müssen Sie zunächst eine Regel auswählen. Die Schicht kann täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich wiederholt werden. Legen Sie dann den Intervall fest in dem die Schicht wiederholt werden soll. Als Nächstes geben Sie den Beginn und die betreffenden Wochentage der Schicht an. Sie können entscheiden ob und wann diese Wiederholung endet. Anschließend finden Sie eine Zusammenfassung Ihrer Auswahl, welche Sie mit Update bzw. Speichern bestätigen.
Updaten bzw. Speichern Sie die Schicht erneut und sie wird automatisch im System übernommen.
Wir helfen Ihnen gerne weiter!
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support@timetrackenterprise.com
