Um Termine für einen Mitarbeiter erstellen und somit planen zu können, fangen Sie im Menü unter PIanung > Terminplan > Kalender an.
Nun sehen Sie den Kalender mit allen Ihren Mitarbeitern. Wählen Sie zuerst die Ansicht aus, in der Sie planen wollen, in dem Sie in der oberen rechten Ecke die Tages-, Wochen– oder Monatsansicht anklicken.
Die grau hinterlegten Spalten in Kalenderansicht signalisieren Ihnen an welchen Tagen Ihre Mitarbeiter nicht arbeiten. Zu diesen Tagen gehören Feiertage, Urlaubstage und sonstige Abwesenheiten. Diese Tage werden vom System automatisch erkannt, sodass Sie sich sicher sein können, wann ein Mitarbeiter tatsächlich für den Termin verfügbar ist.
Sie können auch die Kalender-Struktur festlegen. Klicken Sie recht oben auf das Einstellungssymbol und wählen Sie im Feld “Benutzerdefiniert” die Anfangszeit und Endzeit, zu der Sie die Termine planen wollen. Die Anfangs- und Endzeit erkennt das System auch automatisch, z.B. wenn Sie auf “nur Vormittags” klicken, haben Sie die Anfangs- und Endzeit von 6:00-12:00. Nun können Sie die Stunden pro Spalte und die Aufteilung der Spalten definieren.
Wenn Ihre Arbeitszeit nicht die ganze Woche umfasst, können Sie in den sichtbaren Tagen festlegen, an welchen Tagen der Woche Sie bzw. Ihre Mitarbeiter nicht arbeiten. Schließlich haben Sie die Möglichkeit, die Länge des Zeitschnappers zu wählen.
Klicken Sie auf Updaten und die Ansicht wird automatisch übernommen.
Bei der Funktion “Stunden pro Spalte” geben Sie an, wie viele Stunden in eine Spalte kommen. Bei der Option “Spalte aufteilen in” wählen Sie aus, wie die Spalten aufgeteilt werden sollen. Beispiel: Wenn Sie z.B. 2 Stunden und 4 Spalten auswählen, werden zwei Stunden in vier Spalten aufgeteilt. Das bedeutet jede Spalte hat ein Äquivalent von 30 Minuten.
Weiter können Sie die Länge des Schnappers auswählen. Wenn Sie den Snap auf 15 Minuten einstellen, bedeutet dies, dass Sie sich beim Click und Drag in 15 Minuten Intervallen fortbewegen.
Um einen neuen Termin anzulegen, machen Sie einen Klick direkt in den Kalender oder fügen Sie ihn über den Plus Button link oben ein. Anschließend wird ein Feld angezeigt, in das Sie einen neuen Termin eintragen können. Wählen Sie den Tag, die Anfangs- und Endzeit des Termins aus. Wählen Sie dann den Kunden, das Projekt und die Tätigkeit aus. Die Adresse, die Sie beim Anlegen der Kunden definiert haben, wird dann vom System automatisch übernommen. Klicken Sie auf Speichern und der Termin wird in Kalenderansicht angezeigt.
Wenn es Änderungen bei einem Termin gibt, können Sie diesen einfach mit Click and Drag adjustieren. Sie können auch per Drag and Drop Benutzer zuweisen. Wenn Sie mehrere Benutzer zuweisen wollen, können Sie den Termin auch kopieren. Halten Sie dafür die Shift Taste und ziehen Sie den Termin zum jeweiligen Benutzer.
Wenn Sie einen Termin, welcher mehrere Benutzer betrifft, entfernen bzw. bearbeiten wollen, wird das System Sie fragen, ob Termin bei allen Benutzern entfernen / ändern oder Termin nur bei […] entfernen / ändern. Nachdem Sie die entsprechende Wahl getroffen haben, bestätigen Sie Ihre Änderung durch Update oder Entfernen.
Um die Mitarbeiter dem Termin zuzuweisen, klicken Sie beim Eintragen des neuen Termins einfach auf Weitere Benutzer dem Termin hinzufügen. Nun werden Ihnen alle verfügbaren Mitarbeiter und ihre Skills angezeigt. Sie können die Mitarbeiter einzeln hinzufügen oder alle, die auf der Seite angezeigt werden, gleichzeitig selektieren. Sie haben auch die Möglichkeit nach den Skills oder mithilfe des Suchfelds nach einzelnen Mitarbeitern zu filtern.
Nachdem Sie die zum Termin gehörigen Mitarbeiter ausgewählt haben, speichern Sie Ihre Auswahl mit dem Speicher Button unten rechts.
Bei der Planung können Sie zu bestimmten Tagen oder Monaten springen, die in der Zukunft liegen. Klicken Sie einfach links oben auf das Kalendersymbol und wählen Sie den Monat und den Tag aus, an denen der Termin stattfinden soll.
Es gibt auch eine zweite Möglichkeit: Klicken Sie einfach auf den Button „Plus“ und fügen Sie einen zukünftigen Termin hinzu.
Wenn Sie die Termine für einen bestimmten Kunden sehen möchten, können Sie dies oben rechts im Bereich „Kundenname“ tun. Kundennamen werden in diesem Feld erst angezeigt, wenn Termine im Kalender definiert sind.
Filtern können Sie auch nach Projekten, Tätigkeiten, Tag und Notizen, in dem Sie die Lupe anklicken und in den leeren Feld die gewünschte Information angeben.
Tags# sind auch für die Filterung verfügbar. Mit Tags können Sie Ihre Termine kategorisieren und filtern. Klicken Sie das Hashtag (#) Symbol und wählen Sie Ihren gewünschten Tag aus, z.B. – Fabrik 1 und bestätigen Sie die Auswahl durch Klicken auf Anwenden. So können Sie in der Kalenderansicht nur die Termine sehen, die für die Fabrik 1 geplant sind. Sie können auch mehrere Tags setzen, um bestimmte Termine auf einmal zu sehen. Das ist besonders praktisch für eine übersichtliche Darstellung der Termine im Kalender.
Wenn Sie mehrere Termine zur gleichen Zeit angelegt haben, erhalten Sie eine Warnung in Ihrem Kalender, die bei dem Namen des Mitarbeiter erscheint. Diese Überschneidung wird in der Kalenderansicht in Orange markiert. Wenn Sie mit dem Cursor auf das Ausrufezeichen neben dem Mitarbeiter zeigen, werden Sie informiert wann die Überschneidung auftrifft.
Die Benachrichtigung ist aber nur eine Information für Sie. Das System wird Ihnen nicht verbieten wird, Ihre Planung fortzusetzen.
Bei jedem Termin lässt sich eine Wiederholung festlegen und bestimmen, wie oft er stattfindet. Dabei definieren Sie Regelmäßigkeit (täglich, wöchentlich etc.), Intervall, Start- und Endzeitpunkt sowie die Wochentage.
Die Wiederholung kann entweder beim Erstellen eines neuen Termins oder durch Bearbeiten eines bestehenden angelegt werden. Wenn Sie einen Termin mit mehreren Zugewiesenen bearbeiten und eine Wiederholung anlegen, entscheiden Sie, ob die Änderung für alle oder nur bestimmte Personen gilt. Möchten Sie einen durch Wiederholung erstellten Termin ändern, können Sie wählen, ob nur dieser eine oder zukünftige Termine angepasst werden.
Ihr Terminplan lässt sich als ICS- oder PDF-Datei exportieren.
Die ICS-Datei können Sie anschließend in Ihre Kalendersoftware importieren.
Im PDF-Export gruppieren Sie die Termine entweder nach Tag oder Benutzer. In der Benutzeransicht sind pro Mitarbeiter und Tag die jeweiligen Termine aufgelistet. Die Tagesansicht zeigt hingegen alle Termine aller Mitarbeiter für den jeweiligen Tag.
Wir helfen Ihnen gerne weiter!
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support@timetrackenterprise.com
