Übernachtungspauschale

Definition und Abrechnung

Was ist die Übernachtungspauschale?
Die Übernachtungspauschale ist ein essenzieller Bestandteil des Reisekostenrechts und wird von vielen Arbeitnehmern und Arbeitgebern genutzt. Sie dient dazu, die Kosten für Übernachtungen während beruflicher Dienstreisen abzudecken. Doch was genau verbirgt sich hinter diesem Begriff und wie funktioniert die Abrechnung?

Das Wichtigste in Kürze

Die Übernachtungspauschale ist ein konkret definierter Betrag, der dem Arbeitnehmer bei Dienstreisen mit Übernachtung ausbezahlt werden kann. Die Höhe der Übernachtungspauschale richtet sich danach, ob die Dienstreise im Inland oder im Ausland vorgenommen wird. Bei Dienstreisen innerhalb Deutschland beträgt der Pauschalbetrag 20 Euro pro Nacht.
Die Pauschalen für Dienstreisen im Ausland basieren sich grundsätzlich auf das Reiseziel, die Reisedauer und Entfernung, wobei die Höhe der Übernachtungspauschale von Land zu Land unterschiedlich ist.
Der Pauschbetrag ist nicht fällig, wenn der Arbeitnehmer eine private Übernachtungsmöglichkeit verfügt und diese ausnutzt – wie zum Beispiel Freunde oder Verwandte in der Region der Dienstreise.

Was ist die Übernachtungspauschale?

Verschiedene Abrechnungsmöglichkeiten

Die Regelung in Deutschland 2023

Wann hat man Anspruch?

Wann entfällt die Pauschale?

Was ist die Übernachtungspauschale?

Die Übernachtungspauschale definiert einen festen Betrag, den Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern ausbezahlen können, wenn sie aus beruflichen Gründen auswärts übernachten müssen. Diese Pauschale soll die Übernachtungskosten während der Dienstreise abdecken und somit einen Ausgleich schaffen.

Obwohl die Verpflegungspauschale nicht automatisch zur Übernachtungspauschale gehört, können diese Kosten gelegentlich zusammenfallen, insbesondere wenn das Frühstück im Hotelpreis enthalten ist. In diesem Fall wird der Pauschalbetrag entsprechend reduziert. Die Verpflegungspauschale ist ein Betrag, der Auszahlungen abgesehen von der Übernachtung abdeckt. In der dieser Pauschale werden etwa Kosten wie für die Mahlzeiten abgedeckt.

Welche Möglichkeiten gibt es zur Abrechnung der Übernachtungskosten?

Option 1: Die Übernachtungspauschale wird ausbezahlt

Das Unternehmen zahlt die Übernachtungspauschale in der Höhe von 20 Euro pro Nacht. Der Arbeitnehmer kann diesen Betrag erhalten, in einem günstigeren Hotel übernachten und den Rest des Pauschalbetrags behalten.

Option 2: Das Unternehmen bucht die Übernachtungsmöglichkeit im Voraus

Das Unternehmen kann dem Arbeitnehmer direkt eine Übernachtungsmöglichkeit zur Verfügung stellen und diese im Voraus zahlen. In diesem Fall bekommt der Arbeitnehmer keine Übernachtungspauschale, weil keine Mehrkosten für die Übernachtung entstehen.

Diese Kosten können vom Arbeitgeber als Betriebsausgabe geltend gemacht werden.

Option 3: Der Arbeitnehmer übernimmt die Übernachtungskosten selbst

Der Arbeitnehmer kann die Kosten während der Dienstreise selbst übernehmen und im Nachhinein die Rechnungen dem Arbeitgeber vorlegen. In diesem Fall wird das Unternehmen die tatsächlichen Kosten übernehmen und dem Arbeitnehmer ausgegebene Kosten erstattet.

Achtung!: Wenn der Arbeitnehmer die Rechnungen nicht aufbewahrt und dem Arbeitgeber nicht vorlegen kann, ist eine Kostenübernahme seitens Arbeitgebers eher unwahrscheinlich.

Wieso gibt es die Übernachtungspauschale?

Die Übernachtungspauschale ermöglicht Arbeitgebern, die Kosten von Dienstreisen einfach und transparent zu verwalten. Statt jede einzelne Übernachtung zu prüfen und zu erstatten, kann der Arbeitgeber die Pauschale einfach auszahlen, was Zeit und Kosten spart. Außerdem ist die Übernachtungspauschale steuerfrei, was die finanzielle Belastung für den Arbeitgeber reduziert.

Die Übernachtungspauschale kann auch zur Vermeidung von Unstimmigkeiten und Konflikten beitragen. Wenn der Arbeitgeber die Übernachtungskosten nicht ausreichend erstattet, kann dies zu Unzufriedenheit und Spannungen führen. Durch die Verwendung der Pauschale können solche Konflikte vermieden werden.

Übernachtungspauschale 2023 in Deutschland

Die Übernachtungspauschale wird in Deutschland durch das Einkommensteuergesetz (EStG) geregelt. Die Höhe der Pauschale beträgt im Jahr 2023 für Dienstreisen innerhalb Deutschlands 20 Euro pro Nacht.

Für Auslandsdienstreisen bestimmt das Bundesfinanzministerium jährlich die Pauschbeträge fest – die Höhe der Pauschale wird nach Land und Reiseziel abgerechnet.

Muss das Unternehmen die Übernachtungspauschale zahlen?

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die tatsächlichen Kosten für Dienstreisen zu übernehmen. Falls die tatsächlichen Kosten erstattet wurden, ist der Arbeitgeber nicht verpflichtet, noch die Übernachtungspauschale zu bezahlen.

Wann hat der Arbeitnehmer Anspruch auf einen Pauschalbetrag?

Die Übernachtungspauschale kann nur dann in Anspruch genommen werden, wenn die Übernachtung aus beruflichen Gründen notwendig war.

Eine korrekte Reisekostenabrechnung ist unerlässlich, um Probleme bei der Steuererklärung zu vermeiden. Die Angestellten sollten alle Belege, die sie während der Dienstreise erhalten haben, aufbewahren und direkt nach der Rückkehr mit der Buchhaltung teilen. Somit können mögliche Verluste vermieden werden.

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Wann entfällt die Übernachtungspauschale?

In bestimmten Ausnahmesituationen fällt keine Übernachtungspauschale an:

Dienstreise in der Nähe des Wohnortes:

Wenn die Dienstreise innerhalb des eigenen Wohnortes oder in dessen unmittelbarer Umgebung stattfindet, kann die Übernachtungspauschale nicht in Anspruch genommen werden.

Private Unterkunftsmöglichkeiten:

Die Übernachtungspauschale ist nur anwendbar, wenn tatsächlich Kosten für die Übernachtung entstanden sind. Wenn beispielsweise bei Freunden oder Familienmitgliedern übernachtet oder eine vom Arbeitgeber bereitgestellte Unterkunft genutzt wird, gilt die Pauschale nicht.

Übernachtung in öffentlichen Verkehrsmitteln:

Ebenso fallen keine zusätzlichen Übernachtungskosten an, wenn man während der Reise in einem Verkehrsmittel wie einem Flugzeug oder einer Schlafkabine im Zug übernachtet (§ 7 BRKG). Lkw-Fahrer können eine reduzierte Übernachtungspauschale in der Höhe von 8 Euro pro Nacht erhalten, wenn sie in der Kabine ihres Wagens übernachten.

Der Betrag wurde schon im Voraus bezahlt:

Die Pauschale entfällt auch, wenn die Übernachtung in einem Hotel oder einer anderen Unterkunft erfolgt, die bereits im Rahmen eines Pauschalangebots für die Dienstreise gebucht wurde. Wenn der Arbeitgeber die tatsächlichen Übernachtungskosten erstattet, kann die Übernachtungspauschale nicht in Anspruch genommen werden.

Dienstreisen, die keine Übernachtungen benötigen:

Es ist auch wichtig zu beachten, dass die Übernachtungspauschale nicht für alle Arten von Dienstreisen in Anspruch genommen werden kann. Wenn die Dienstreise lediglich einen Tag dauert und keine Übernachtung notwendig ist, entfällt der Anspruch auf die Pauschale. Auch bei längeren Dienstreisen sollte beachtet werden, dass die Pauschale nur für beruflich bedingte Übernachtungen geltend gemacht werden kann.

Übernachtungspauschalen für Selbstständige

Es gibt keine Übernachtungspauschale für Selbstständige. Selbstständige Personen können die Belege aufbewahren, und die gefallenen Kosten ihrer Geschäftsreisen als Betriebsausgaben in ihrer Steuererklärung eintragen.

Zeitersparnis und mehr Transparenz für Mitarbeiter und Manager

Reisekostenabrechnung mit der Übernachtungspauschale

Durch die Verwendung der Pauschale entfällt für die Buchhaltung der Aufwand für die Erfassung und Einreichung von einzelnen Belegen für jede Übernachtung, was Zeit und Nerven spart. Auch für Arbeitgeber bietet die Pauschale eine höhere Transparenz und Planungssicherheit bei der Abrechnung von Reisekosten.

Einfache Bearbeitung der Übernachtungspauschale mit TimeTrack

Die Übernachtungspauschale kann ganz einfach mit dem Reisekostenabrechnung-Feature von TimeTrack bearbeitet werden. Im Feature können Mitarbeiter ganz einfach ihre Ausgaben eintragen und die Rechnungen als Dokument anhängen. Somit haben die Arbeitgeber direkt alle Rechnungen auf einer Seite und können diese ganz einfach an die Buchhaltung weiterleiten. In diesem Fall müssen Arbeitgeber nicht darauf warten, dass die Angestellten aus den Geschäftsreisen zurückkehren. Die cloud-basierte Software zeigt alle Einträge in Echtzeit.

Disclaimer

Wir machen darauf aufmerksam, dass die Inhalte unserer Internetseite lediglich dem unverbindlichen Informationszweck dienen und keine Rechtsberatung im eigentlichen Sinne darstellt. Der Inhalt unseres Webangebots kann daher eine individuelle und verbindliche Rechtsberatung, die sich auf Ihre spezifische Situation bezieht, nicht ersetzen. Insofern verstehen sich alle angebotenen Informationen ohne Gewähr auf Richtigkeit und Vollständigkeit.

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Derya Aydin

Als Master-Studentin und Content Editorin bei TimeTrack bin ich mir der Bedeutung einer effektiven Zeitverwaltung bewusst. Mein Fokus liegt darauf, ansprechende und informative Texte zu verfassen, die unseren Lesern dabei helfen, Zeit zu sparen. Durch meine fundierten Kenntnisse im Bereich des Zeitmanagements, Projektmanagements und der rechtlichen Themen arbeite ich stets daran, mein Wissen zu erweitern und einen Mehrwert für TimeTrack zu schaffen.

Übernachtungspauschale

Was ist die Übernachtungspauschale?

Das Wichtigste in Kürze

Was ist die Übernachtungspauschale?

Welche Möglichkeiten gibt es zur Abrechnung der Übernachtungskosten?

Option 1: Die Übernachtungspauschale wird ausbezahlt

Option 2: Das Unternehmen bucht die Übernachtungsmöglichkeit im Voraus

Option 3: Der Arbeitnehmer übernimmt die Übernachtungskosten selbst

Wieso gibt es die Übernachtungspauschale?

Übernachtungspauschale 2023 in Deutschland

Muss das Unternehmen die Übernachtungspauschale zahlen?

Wann hat der Arbeitnehmer Anspruch auf einen Pauschalbetrag?

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Wann entfällt die Übernachtungspauschale?

Dienstreise in der Nähe des Wohnortes:

Private Unterkunftsmöglichkeiten:

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Dienstreisen, die keine Übernachtungen benötigen:

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