Das ultimative Handbuch zur Schichtarbeit

Heutzutage stellt für Unternehmen aller Größe die Schichtarbeit den Baustein Ihres Erfolgs dar. Diese regelt in Form eines Dienstplanes nämlich nicht nur die Personaleinsatzplanung, sondern auch die effiziente Ausschöpfung von Ressourcen. Dabei ist es sehr relevant, wie man bei der Dienstplanerstellung vorgeht, da selbst die kleinsten Fehler sich auf das Gesamtbild schlecht auswirken können.

Während Schichtarbeit schon seit Jahrzehnten im Gebrauch unterschiedlichster Schichtplaner:innen sind, änderten sich die Anforderungen an diesen in den letzten Jahren stark – nicht zuletzt aufgrund der wachsenden Unternehmensgrößen und der Entstehung neuer Branchen. Dienstpläne sollen sowohl flexibel, einfach, übersichtlich, aber auch informationsreich und gesetzmäßig sein. Manuell erstellte Dienstpläne oder jene, welche mit Excel erstellt werden, haben Schwierigkeiten dabei all diese Eigenschaften zu widerspiegeln. Die Zeiterfassungssoftware TimeTrack bewährt sich heutzutage als die ideale Lösung, da sie alle gewünschten Funktionen beinhaltet.

Bevor Sie jedoch einen Dienstplan erstellen, sind viele Faktoren zu beachten. Nachdem eine konkrete Zielsetzung erfolgt, benötigt es dem theoretischen Wissen über die verschiedenen Arten von Schichtarbeit, Schichtmodellen, Schichtsystemen, um daraufhin die gewünschten Schichtarten den zugehörigen Mitarbeiter:innen zuteilen zu können. Nicht zuletzt sind auch arbeitswissenschaftliche Faktoren und gesetzliche Regelungen zu beachten, damit man ausstehende Zuschläge überblicken und verpflichtende Ruhezeiten einplanen kann. Einen Überblick über all diese Punkte zu behalten ist nicht einfach. Im Folgenden wollen wir Ihnen zu einem klaren Verständnis über alles, was zu einem Dienstplan gehört, verschaffen, damit Sie umso einfacher mit der Dienstplanung starten können.

Kapitel 1: Der Dienstplan einfach erklärt

Kapitel 2: Unterschiedliche Formen von Schichtarbeit

Kapitel 3: Die Arten von Schichtmodellen

Kapitel 4: Unterteilungen der Schichtsysteme

Kapitel 5: Arten von Bereitschaftsdiensten

Kapitel 6: Arbeitswissenschaftliche Faktoren und deren Bedeutung

Kapitel 7: Dienstplangestaltung

Kapitel 8: Strategien zur Dienstplanerstellung

Kapitel 9: Gesetzliche Bestimmungen beim Dienstplan

Kapitel 10: Arten von Schichtzuschlägen

Kapitel 1: Der Dienstplan – einfach erklärt

Ob in Pflegeeinrichtungen, bei Einsatzkräften wie der Polizei oder der Feuerwehr, in der Industrie, wie beispielsweise bei der Produktion, in Security-Branchen oder im Bau: Der Dienstplan ist überall vertreten. Seine Aufgabe ist es für eine reibungslose Planung zu sorgen. Bevor Schichtmodelle und Strategien zur Schichtarbeit erklärt werden, sollen vorerst sollen der Begriff des Dienstplans, dessen Vorteile und mögliche Zielsetzungen erklärt werden.

Was ist ein Dienstplan?

Ein Dienstplan wird häufig in der Personaleinsatzplanung verwendet und vereinfacht die zeitliche Verplanung von Personal. Ein Dienstplan hat wie jeder andere Plan ein Ziel, welches verwirklicht werden soll. In diesem Fall soll ein bestimmtes Ziel mithilfe der Einplanung von Arbeitskräften erreicht werden. Das Ziel soll natürlich sowohl zeitlich als auch qualitativ erfüllt werden. Konkret werden in einem Dienstplan die Anfangs- und Endzeiten eines/einer Mitarbeiter:in, die Pausenzeiten und die auszuführenden Tätigkeiten eingeplant.

TimeTrack – Bestandteile eines Dienstplans

Dienstplan vs. Schichtplan

Worin besteht der Unterschied zwischen einem Dienstplan und einem Schichtplan? Oft führt diese Frage zu Verwirrung und nur wenige können diese mit 100%-igem Selbstvertrauen beantworten. Obwohl man unter den zwei Sachen dasselbe versteht, hat es sich in der Gesellschaft etabliert in der Industrie Schichtplan zu sagen, wohingegen in allen anderen Branchen die Sprache von einem Dienstplan üblich ist. Einen genauen Unterschied zwischen dem Dienstplan und dem Schichtplan gibt es jedoch nicht.

Warum ist ein Dienstplan wichtig?

Eine gut überlegte Planung führt zu Effizienz und richtiger Verplanung wertvoller Ressourcen. Dienstpläne helfen dabei, die Übersicht über die Dienste zu behalten und sicher zu stellen, dass bestimmte Posten immer von einem/einer Mitarbeiter:in belegt sind. Ein Dienstplan hilft neben diesen Zielen auch bei der Erfassung von Anwesenheiten und Abwesenheiten wie aufgrund von Urlaub oder Krankheit.

Einfluss des Dienstplans auf die Mitarbeiterzufriedenheit

Der Dienstplan ist aber auch in Bezug auf die Mitarbeiterzufriedenheit wichtig. Oft ärgern sich Mitarbeiter:innen über ihre Einteilung im Dienstplan. Die Zuständigen für den Dienstplan haben bei der Erstellung dessen einen großen Einfluss auf die Zufriedenheit ihrer Mitarbeiter:innen. Werden Mitarbeiter:innen ständig in einem unerwünschten Bereich oder zu einer unpassenden Zeit eingeteilt, so sinkt deren Arbeitszufriedenheit drastisch. Eine niedrige Mitarbeiterzufriedenheit hingegen führt direkt zu weniger Motivation am Arbeitsplatz und schlechterer Ausführung der Arbeit. Da das kein/e Arbeitgeber:in für seine/ihre Firma will, ist der Dienstplan mit Vorsicht und vor allem auch Rücksicht zu gestalten. Für Arbeitgeber:innen ist es auch besonders wichtig zu beachten, dass sie die Verpflichtung haben, den Interessen ihrer Arbeitnehmer nachzugehen oder sie wenigstens in Betracht zu ziehen. Mit TimeTrack können sich Mitarbeiter:innen auf Schichten bewerben. Dies gewährleistet die Transparenz in einem Unternehmen und ermöglicht Mitarbeiter:innen Mitspracherecht bei der Schichteinteilung.

Folgen eines schlechten Dienstplans

Eine schlecht organisierte Planung schadet jedem Unternehmen. Oft werden die Unterteilung der verschiedenen Arbeitsbereiche oder gar Standorte eines Unternehmens unübersichtlich gestaltet, weshalb es oft zu Unklarheiten bezüglich des Dienstplans kommt. Falls ein/e Mitarbeiter:in einen Dienstplan zu schnell oder unkonzentriert einsieht, kann es schnell dazu kommen, dass er/sie seine kommende Woche an einen falschen Dienstplan an einem falschen Standort richtet. Besonders problematisch kann das sein, wenn der/die Betroffene unbedingt in einer Schicht benötigt wird. Beispielsweise kann es durch eine schlecht organisierte Planung dazu kommen, dass eine Krankenschwester am Abend statt in der Früh kommt und die Frühschicht dadurch unbelegt ist. Vor allem in dem Gesundheitswesen ist ein gut übersichtlicher Dienstplan ein Muss. Bei der Dienstplanung im Gesundheitswesen ist es schwierig die unterschiedlichen Abteilungen eines Krankenhauses in einer Excel Datei abzubilden. Mit TimeTrack kann man schnell und einfach Arbeitsbereiche erstellen und Dienstpläne dadurch unterscheiden. Vor allem zu Zeiten von Corona war eine ständige Besetzung im Krankenhaus von höchster Bedeutung. Da so viele Schichten nur schwer mit Excel Tabellen abgebildet werden können, bewährten sich Softwares als die ideale Lösung. Auch bei spontanem krankheitsbedingten Schichttausch kann man mit TimeTrack schnell und einfach medizinische Fachangestellten einem anderen Behandlungszimmer oder Arzt zuweisen.

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Die Vorteile eines digitalen Dienstplans

Obwohl sich über die Jahrzehnte die Dienstplanung per Hand oder gar mit Excel etabliert hat, heißt es nicht, dass diese Methoden sich bewährt haben. Oft geschieht es, dass unabsichtlich eine Formel, ein Verweis, eine Zahl oder gar eine ganze Spalte gelöscht wurde. Die Planung der Schichtarbeit mit Excel kostet nicht nur Nerven, sondern auch sehr viel Zeit. Viele sind sich über die Nachteile von Excel als Dienstplan nicht bewusst.

Mit der Digitalisierung kam es zu vielen Verbesserungen in verschiedensten Bereichen; so auch in der Dienstplanung. Die digitale Dienstplanung ermöglicht nicht nur eine schnelle, einfache und übersichtliche Planung. Sie ist außerdem lückenfrei, vermeidet viele Fehler und schafft Transparenz in einem Unternehmen. Mit der Software-Lösung TimeTrack ist im Dienstplan viel weniger Kommunikation notwendig, da man sich als Mitarbeiter:in für Schichten bewerben kann, falls die zugeteilten Schichten den Wünschen nicht entsprechen. Besonders praktisch ist auch die Option Verfügbarkeiten anzugeben, was in Excel beispielsweise nicht möglich ist. Ein Beispiel zur Veranschaulichung: Simon kann jeden Montag, Dienstag und Freitag von 09:00-15:00 Uhr arbeiten. Mittwochs und donnerstags kann er nur von 08:00-12:00 Uhr. Um ständiges Hin und Her und Missverständnisse zu vermeiden, kann Simon in TimeTrack ganz einfach seine Verfügbarkeiten angeben und diese sich wiederholen lassen, damit er sie nicht jeden Tag erneut eingeben muss. Die Verfügbarkeiten werden bei der digitalen Dienstplanung berücksichtigt. Falls ein/e Mitarbeiter:in für eine nicht passende Schicht eingeteilt wird, erscheint in TimeTrack automatisch eine Warnung, welche den Planer darauf aufmerksam macht.

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TimeTrack – Vorteile eines digitalen Dienstplans

Welche Ziele soll ein Dienstplan erfüllen?

Die Ziele eines Dienstplans und somit auch Schichtarbeit kann natürlich jeder, der für die Planung zuständig ist, selbst bestimmen. Je nachdem was Ihre Branche und Ihr Ziel ist, gestaltet sich der Dienstplan anders. Beispielsweise ist es für die Security-Branche essentiell, dass Nachtschichten erfolgen. Andererseits muss bei der Schichtplanung in der Produktion, wo rund um die Uhr mit Maschinen gearbeitet wird, sichergestellt werden, dass 24/7 mindestens ein Mitarbeiter dieser Maschine zugeteilt wird. Ein Bauzeitenplan hingegen hat wiederum andere Ziele. Natürlich können nicht immer alle Ziele miteinander vereinbart werden; stellen Sie sich darauf ein, dass es zu Zielkonflikten kommen wird. Dennoch sollten einige Ziele in jedem Unternehmen weit oben stehen: Die Effizienz, Organisation und Mitarbeiterzufriedenheit.

Effizienz & Organisation

Diese zwei Ziele gehen Hand in Hand. Viele Unternehmen plagen sich bei der Dienstplangestaltung mit Stift und Papier oder gar Excel mit all den Faktoren, die sie in Betracht ziehen müssen. Resultat dessen sind strapazierte Nerven, Organisationschaos und letzten Endes Ineffizienz.

Mit TimeTrack ist die Dienstplanerstellung hingegen ein Kinderspiel. Verfügbarkeiten sind im Vorhinein hinterlegt, welche die erforderliche Kommunikation zwischen dem/der Schichtplaner:in und den Mitarbeiter:innen auf das Mindeste reduziert und Zeit spart. Falls dennoch ein Schichttausch notwendig ist, erfolgt dieser zentral. Außerdem sind die Arbeitszeitmodelle aller Mitarbeitenden hinterlegt, was ermöglicht, dass keinem/ keiner Mitarbeiter:in zu viele oder lange Schichten zugeteilt werden. Auch die gesetzlichen Regelungen werden von TimeTrack berücksichtigt, wodurch Sie eine Warnung angezeigt bekommen, wenn Sie bei der Einteilung der Schichten die maximale Arbeitszeit überschreiten.

Mitarbeiterzufriedenheit

Was die Mitarbeiterzufriedenheit angeht, so ist diese ein Ziel für sich. Selbstverständlich kann es einige Male dazu kommen, dass nicht alle Mitarbeiter:innen die für sie ideale Schicht zugeteilt bekommen. Dennoch gilt es sich so gut wie möglich dafür einzusetzen. TimeTrack stellt hierfür eine große Hilfe dar, da es die Kommunikation zwischen Schichtplaner:in und Mitarbeiter:in sehr vereinfacht und Mitarbeiter:innen die Möglichkeit gibt, ihre Verfügbarkeiten und Schichtwünsche zu äußern, was wiederum zu einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit führt.

TimeTrack – Ziele eines Dienstplans

Kapitel 2: Unterschiedliche Formen von Schichtarbeit

Die Schichtarbeit ist in vielen Unternehmen vertreten. Besonders in Unternehmen, welche rechtlich dazu verpflichtet sind, zu bestimmten Zeiten belegte Arbeitsplätze zu haben, spielt die Schichtarbeit eine große Rolle. Natürlich variiert die Schichtarbeit von Unternehmen zu Unternehmen, weshalb man zwischen verschiedenen Formen der Schichtarbeit unterscheidet.

Was ist eine Schichtarbeit?

Unter Schichtarbeit versteht man eine Arbeit, bei welcher sich mehrere Personen ablösen und ihre Arbeit zu unterschiedlichen Zeitintervallen verrichten. Die Schichtarbeit ist ein Arbeitszeitmodell, das in vielen Unternehmen vertreten ist und mittels Schichtplan beziehungsweise Dienstplan geplant wird. Während es je nach Unternehmen unterschiedliche Arten der Schichtarbeit, welche im folgenden Unterkapitel erläutert werden, gibt, gibt es einige Hauptarten, zwischen welchen man differenzieren kann. Grundsätzlich wird die Schichtarbeit für die Verlängerung der Arbeitszeit pro Tag eingesetzt.

Durchgehende Schichtarbeit

Viele Berufe erfordern eine ständige Besetzung beziehungsweise durchgehende Schichtarbeit, wie zum Beispiel der Beruf von Krankenschwestern, Einsatzkräften in der Polizei oder bei der Inbetriebnahme von Maschinen in der Produktion. Die Schichtarbeit ermöglicht die Betriebszeit eines Unternehmens exakt zu planen. Hierbei ist der Dienstplan von großer Hilfe, da die Anfänge und Enden von Schichten übersichtlich dargestellt werden können, was zu einer Vermeidung von Lücken in der Planung beiträgt.

Frühdienst und Spätdienst

Neben durchgehender Schichtarbeit gibt es auch Branchen und Unternehmen, bei welchen keine ständige Besetzung, sondern nur eine Besetzung in der Früh und am Abend benötigt wird, oder anders: Frühdienst und Spätdienst.

Bereitschaftsdienst

In anderen Unternehmen hingegen ist der Bereitschaftsdienst gefragt, welcher den Dienst in Notfällen voraussetzt. Dieser muss nicht unbedingt am Arbeitsplatz erfolgen, sondern kann auch zuhause in Form von Telefondienst erfolgen.

TimeTrack – Formen von Schichtarbeit

Kapitel 3: Arten von Schichtmodellen

Bevor die verschiedenen Schichtmodelle erläutert werden, ist es notwendig zu verstehen, was kein Schichtmodell ist: Gibt es eine Schicht pro Tag, so versteht man darunter üblicherweise kein Schichtmodell, da dies bloß einen regulären Arbeitstag beschreibt. Eine Schicht dauert normalerweise acht Stunden.

Was sind Schichtmodelle?

Unter Schichtmodellen versteht man also mindestens zwei Schichten pro Tag.

Zwei-Schicht-Modell

Das Zwei-Schicht-Modell ist die einfachste Form der Schichtmodelle. Dieses umfasst das doppelte von einer Schicht, was zu einer 16 Stunden Schichtarbeit führt, wobei die Arbeitnehmer:innen jeweils acht Stunden pro Tag arbeiten. Dieses Modell vermeidet die Nachtarbeit, welche sich aufgrund von Zuschlägen teuer auf das Budget von Arbeitgebern auswirken kann. Die Arbeitszeit wird stattdessen in eine Frühschicht, welche in der Regel von 06:00 bis 14:00 dauert, und in eine Spätschicht von 14:00 bis 22:00 aufgeteilt. Wenn die Schicht am Ende des Tages abgebrochen, beziehungsweise nicht weitergeführt wird, so ist das eine nicht kontinuierliche Schichtarbeit.

Drei-Schicht-Modell

Ist ein Rund-um-die-Uhr Betrieb erwünscht, so ist das 3-Schicht-Modell eine geeignete Lösung. Die Arbeitnehmer:innen wechseln sich in drei Schichten ab, nämlich in der Frühschicht, Spätschicht und Nachtschicht. Diese Art von Schichtmodell ist in der Security-Branche oder bei der Feuerwehr vertreten.

Vier-Schicht-Modell

Für manche Unternehmen ist es sogar optimal mehr als drei Schichten zu haben. Hier spricht man dann von einem Vier-Schicht-Modell oder gar einem Fünf-Schicht-Modell. Diese Modelle ermöglichen Arbeitgebern und Arbeitgeberinnen mehrere Arbeitskräfte für dieselbe Schicht einzuteilen, denn manchmal werden zu bestimmten Zeiten mehrere Schichtgruppen gebraucht. Andererseits ist dieses Modell auch gängig, wenn mehrere Mitarbeiter:innen für jeweils kurze Schichten benötigt werden.

Fünf-Schicht-Modell

Ein Fünf-Schicht-Modell kann zu einer geringeren durchschnittlichen Arbeitszeit der Mitarbeitenden führen. Zum Beispiel würden Mitarbeiter:innen, die normalerweise 35h/Woche arbeiten, nur 30h/Woche arbeiten. Somit haben sie -5 Stunden auf ihrem Stundenkonto. Darauffolgend müssen die Mitarbeitenden demnach diese 5 Stunden aufholen und Zusatzschichten arbeiten. Man spricht auch von Bringschichten. Die Mitarbeiter:innen haben hierbei im Normalfall die Freiheit je nach Schichtrotation bei Krankheit oder Urlaub anderer Kollegen und Kolleginnen diese Schicht zusätzlich zu ihrer bestehenden Schicht auszuführen.

Kapitel 4: Unterteilung der Schichtsysteme

Es gibt sehr viele Unterscheidungen, welche bei Schichtsystemen getroffen werden, wie zum Beispiel nach den Durchlaufzeiten, der Einteilung der Schichten oder der Dauer der Schichten.

Durchlaufzeiten

Wie bereits erwähnt, spricht man von einer nicht kontinuierlichen Schicht, wenn die Schicht nach Ende dieser abgebrochen wird.

Vollkontinuierliche Schichtarbeit

Wenn eine ganze Woche durchgehend in Schichten gearbeitet wird, spricht man von einer vollkontinuierlichen Schichtarbeit oder abgekürzt auch Vollkonti-Schicht.

Teilkontinuierliche Schichtarbeit

Es gibt jedoch auch die Mitte von beiden: Das teilkontinuierliche Schichtmodell oder auch das Teilkonti-Modell. Bei diesem wird genauso wie bei dem vollkontinuierlichen Modell 24 Stunden täglich gearbeitet, jedoch sind hierbei die Wochenenden ausgeschlossen.

Kontischicht

Eine Kontischicht ist auch eine praktische Lösung für besonders Personal in Krankenhäusern oder die Produktion und die Arbeit mit Maschinen, die durchgängig bedient werden müssen. Jede/r Arbeitnehmer:in muss jede 6 Stunden eine 30-minütige Pause einnehmen. Die Kontischicht macht sich daraus einen Nutzen und teilt die Mitarbeiter:innen in 6-stündige Schichten ein, welche danach abgelöst werden. Um den ganzen Tag mit Mitarbeiter:innen zu füllen, teilt man für einen Tag demnach 4 Mitarbeiter:innen zu je 6 Stunden ein.

TimeTrack – Durchlaufzeiten

Mögliche Arten der Schicheinteilung

Weitere Unterscheidungsmöglichkeiten erfolgen nach der Einteilung der Schichten: Es gibt die konstante Schichtarbeit und die Wechselschicht.

Konstante Schichtarbeit

Bei der konstanten Schichtarbeit erfolgt die Einteilung des Mitarbeitenden immer in derselben Schicht. Der/Die Arbeitnehmer:in wird entweder immer in der Dauerfrühschicht, Dauerspätschicht oder Dauernachtschicht eingesetzt. Ein Beispiel zur Veranschaulichung: Ein/e Mitarbeiter:in arbeitet jeden Tag in der Frühschicht.

Wechselschicht

Über eine Wechselschicht spricht man, wenn das Gegenteil der Fall ist, nämlich wenn der/die Arbeitgeber:in seine Mitarbeiter:innen regelmäßig in geplanten Intervallen in unterschiedliche Schichten einteilt. Die Änderung des Schichtplans ändert sich in einem im Voraus bestimmten Rhythmus. Eine Wechselschicht führt zu einer gleichmäßigen Belastung aller Mitarbeiter:innen. Besonders wenn die Rede von einer Nachtschicht ist, ist es wichtig, seine Mitarbeitenden die Tage darauf in Freischichten einzuteilen, um ihnen genügend Ruhe zu geben.

Flexible Schichten mit Option zu Schichttausch

Wie bereits erwähnt, wirkt sich die Dienstplangestaltung erheblich auf die Mitarbeiterzufriedenheit aus. Es kommt nicht selten vor, dass um die eine oder andere Schicht gestritten wird. Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen hierbei ein Tool zur Kommunikation zu bieten, um gegebenenfalls die Schichten zu tauschen, ist die optimale Lösung. In TimeTracks Dienstplan kann man sich für Schichten, welche einem Kollegen zugeteilt wurde, bewerben. Der Tausch kann jedoch nicht von den Mitarbeitern selbst erfolgen, es sei denn ihnen wurde die entsprechende Berechtigung zugeteilt. Falls dies nicht der Fall ist, muss die Bewerbung und der daraus folgende Schichttausch von dem Admin genehmigt werden. Diese Funktion erlaubt eine einwandfreie Kommunikation unter Mitarbeitern/Mitarbeiterinnen, Teamleitern/ Teamleiterinnen und Arbeitgebern/Arbeitgeberinnen und vermeidet ständiges Hin- und Her zwischen Kollege/Kollegin und Schichtplaner:in.

Zusammenfassung aller Schichtarten

Grundsätzlich spricht man von Früh-, Spät- und Nachtschicht. Die gängigsten Schichten sind die Frühschicht und Spätschicht, dennoch ist es notwendig auch die anderen Arten von Schichten zu kennen, da sich eine von ihnen möglicherweise als nützlich erweisen könnte. Der Schichtplan variiert in jedem Unternehmen, weshalb die Zeiten der Schichten unterschiedlich eingeteilt sein können.

Frühschicht

Die Frühschicht ist gleichzeitig die erste Arbeitsschicht. Typischerweise dauert diese Schicht von 06:00 Uhr bis 14:00 Uhr. In Bäckereien hingegen beginnen Frühschichten schon um 04:00 Uhr oder 05:00 Uhr.

Spätschicht

Wenn in einem Unternehmen die Rede von einer Spätschicht ist, so dauert diese meistens von 14:00 Uhr bis 22:00 Uhr.

Nachtschicht

Die Nachtschicht ist die letzte Schicht und dauert normalerweise von 23:00 Uhr bis 06:00 Uhr. In Bäckereien dauert die Nachtschicht von 22:00 Uhr bis 05:00 Uhr.

TimeTrack – Schichtarten

Sonstige Schichten

Teilweise wird die Schichtarbeit auch nach der Tagesschicht und Mittagsschicht unterschieden. Unter der Tagschicht oder auch Normalschicht versteht man meistens die reguläre Arbeitsschicht von 06:00 Uhr bis 18:00 Uhr. Manche Unternehmen teilen ihre Mitarbeiter:innen in keine konkreten Schichten, sondern teilen sie für den Bereitschaftsdienst oder Telefondienst für den ganzen Tag oder die ganze Nacht ein.

Kapitel 5: Arten von Bereitschaftsdiensten

Viele Arbeitnehmer:innen plagen sich mit den Fragen, ob Ihr Bereitschaftsdienst gezahlt wird, wie viel gezahlt wird und wie es bei Diensten ohne Einsatz ausschaut. Das Wichtigste vorweg: Wie hoch die Bezahlung ist, hängt von der Art des Bereitschaftsdienstes ab. Bevor die Schichtzulagen für den Bereitschaftsdienst erläutert werden, ist es demnach notwendig zwischen den verschiedenen Arten von Bereitschaftsdienst zu unterscheiden. Neben dem Bereitschaftsdienst gibt es auch die Arbeitsbereitschaft und die Rufbereitschaft.

Bereitschaftsdienst

Der Bereitschaftsdienst findet außerhalb der regulären Arbeitszeiten an einem bestimmten, von dem/der Arbeitgeber:in festgelegten Ort, statt. Mitarbeitende müssen in dieser Zeit keine berufsbezogenen Tätigkeiten verrichten, sondern haben sich nur an dem Standort aufzuhalten bis ihre Leistung gebraucht wird. Was den Bereitschaftsdienst angeht, so ist eine Vielzahl an Berufsgruppen davon betroffen:

Katastrophenschutz, Polizei, Justiz, Sicherheitsdienst
Rettungsdienst, tierärztliche Versorgung
Energieversorger, Wetterdienste, Gebäudetechnik
psychologische Dienste (z.B. Telefonseelsorge)

Arbeitsbereitschaft

Die Arbeitsbereitschaft findet immer innerhalb der Arbeitszeiten statt. In dem festgelegten Zeitraum verrichten Arbeitnehmer:innen nur dann Arbeit, wenn es gefordert wird. Beispiele für die Arbeitsbereitschaft sind Call-Center, bei dem die Mitarbeitenden nur dann arbeiten, wenn Anrufe getätigt werden, was bedeutet, dass sie zwischen den Anrufen Zeit zum Ausruhen haben sollten.

Rufbereitschaft

Das letzte Beispiel gehört gleichzeitig auch zur Rufbereitschaft, welche auch als Jourdienst bekannt ist. In dieser ist der/die Mitarbeiter:in dazu verpflichtet, immer erreichbar zu sein. Meistens erfolgt die Rufbereitschaft als Telefondienst. Die Rufbereitschaft hat zum Vorteil, dass der/die Mitarbeiter:in selbst bestimmen kann, wo er/sie sich aufhält und was er/sie währenddessen macht. Die Aufgabe des Mitarbeitenden liegt darin bei Bedarf schnell an den Arbeitsort fahren zu können. Deshalb ist es zu empfehlen, sich während der Rufbereitschaft nicht zu weit vom Arbeitsplatz entfernt aufzuhalten. Rufbereitschaft ist keine Arbeitszeit, sie muss aber angemessen entlohnt werden. Die Vereinbarung eines geringeren Entgelts als für normale Arbeitszeit ist jedenfalls zulässig und auch zu empfehlen. Sobald der/die Mitarbeiter:in benötigt wird bzw. angerufen wird, befindet er/sie sich im Einsatz. In diesem Moment beginnt die Arbeitszeit, während die Rufbereitschaft endet.

Die Rufbereitschaft kann auch während der Ruhezeit ausgemacht werden, was jedoch nur 10 Mal im Monat der Fall sein darf. Wenn in dieser Zeit gearbeitet werden muss, kann in Ausnahmefällen die tägliche Ruhezeit auf acht Stunden minimiert werden, gegeben, dass eine in den nächsten zwei Wochen folgende Ruhezeit mindestens 4 Stunden länger dauert. Wenn auch nicht die Ruhezeit von acht Stunden eingehalten wird, wie beispielsweise aufgrund von einem weiteren Arbeitseinsatz, muss unmittelbar nach dem Einsatz unbedingt eine Ruhezeit von acht Stunden erfolgen, auch wenn dadurch die nächste Schicht nicht eingehalten werden kann. Diese Schicht wird dennoch bezahlt.

Bei der Rufbereitschaft unterscheidet man zwischen der Arbeitszeit und der Ruhezeit. Falls in der Rufbereitschaft die Dienste des Mitarbeiters bzw. der Mitarbeiterin nicht benötigt wurden, zählt diese Zeit als Ruhezeit. Da Ruhezeiten normalerweise nicht bezahlt werden und Rufbereitschaften bei nicht entsprechender Bezahlung für Arbeitnehmer:innen unattraktiv sind, wird meistens eine Pauschale festgelegt. Je nach Arbeitsvertrag variieren die Höhe der Bezahlung.

Bezahlung bei Bereitschaftsdiensten

Im Gegensatz zur Rufbereitschaft zählt der Bereitschaftsdienst als Arbeitszeit. Grund dafür ist, dass beim Bereitschaftsdienst der Arbeitsort vorgegeben wird, wohingegen man sich bei der Rufbereitschaft auch zu Hause aufhalten kann. Da jedoch nicht den ganzen Dienst über gearbeitet wird, sondern nur im Fall von Einsätzen, erfolgt die Bezahlung unterschiedlich. Viele Arbeitgeber:innen arbeiten mit dem Heranziehungsanteil: Die Bezahlung der Arbeitnehmer:innen entspricht dem Prozentsatz, wie viel der Zeit des Bereitschaftsdienstes tatsächlich gearbeitet wurde. Falls der/die Arbeitnehmer:in 30% seines/ihres Bereitschaftsdienstes gearbeitet hat, werden 30% der Vergütung für Vollarbeit ausgezahlt. Manche Arbeitgeber:innen präferieren im Arbeitsvertrag festgelegte Pauschalen statt mit dem Heranziehungsanteil abzurechnen. Diese Pauschalen müssen jedoch angemessen sein und dürfen die Mindestlohngrenze nicht unterschreiten. Bei Arbeit an Feiertagen oder in der Nacht kommen zusätzliche Zuschläge hinzu.

Besonders einfach kann der Überblick über ausstehende Zuschläge und den dementsprechenden Arbeitszeitmodellen Ihrer Mitarbeiter:innen mit TimeTrack geschaffen werden. In TimeTrack können Sie eine unternehmensspezifische Zuschlagsregelung festlegen, welche bei der Lohnabrechnung automatisch berücksichtigt wird. Sie können Feiertags-, Sonntags-, Überstunden- und Nachtzuschläge abbilden. TimeTrack lässt Sie genau definieren, wann welche Zuschläge anfallen sollen. Sie können auch eine Gewichtung anlegen, bei der Sie gewissen Zuschlägen Vorrang geben.

TimeTrack – Bezahlung beim Bereitschaftsdienst

Kapitel 6: Arbeitswissenschaftliche Faktoren

Welche Auswirkungen hat die Schichtarbeit auf die Gesundheit? Bestimmte Schichtarten tragen negative Folgen mit sich, welche keinesfalls zu unterschätzen sind. Von einer Früh-, Spät- und Nachtschicht können vor allem Frühschichten und Nachtschichten den Mitarbeitenden gesundheitliche Schäden herbeiführen. Eine gute Dienstplanung hilft bei der Reduzierung dieser Folgen und trägt zu einer guten Work-Life-Balance bei. Im Folgenden werden allgemein die Auswirkungen von Früh- und Nachtschichten erläutert.

Folgen der Schichtarbeit auf die Gesundheit

Arbeitgeber:innen sollten bei der Dienstplanung diese Aspekte in Betracht ziehen und ihren Mitarbeitenden so gut wie möglich zuvorkommen.

Negative Folgen von Frühschichten

Viele assoziieren Frühschichten mit Bäckereien oder Konditoreien, doch auch in Pflegeeinrichtungen, der Industrie oder im Security-Bereich sind Frühschichten ständig von Gebrauch. Frühschichten bedeuten jedoch nicht nur, dass man früher mit der Arbeit fertig ist, sondern tragen auch gewisse Nachteile mit sich. Es ist besonders wichtig seinen Mitarbeitern genügend Ruhezeit zwischen den Schichten zu geben, da Frühschichten häufig zu Schlafmangel und Tagesmüdigkeit führen.

Negative Folgen von Nachtschichten

Arbeitnehmer:innen, die in der Nachtschicht arbeiten, kämpfen andererseits gegen ihren Biorhythmus an und leiden oft an Schlafstörungen. Wohingegen bei den anderen Arten von Schichtarbeit keine besonderen Maßnahmen aufgrund des Wach- und Schlafrhythmus’ zu ergreifen sind, wurden zum Nachtdienst sogar gesetzliche Richtlinien festgesetzt, damit die Ruhe der Arbeitnehmer:innen gewährleistet wird.

TimeTrack – Negative Folgen von Schichtarbeit

Besondere Regelungen beim Nachtdienst

Besonders viele arbeitswissenschaftliche Faktoren sind bei der Nachtarbeit zu beachten, da es erhebliche Auswirkungen der Schichtarbeit auf die Gesundheit Ihrer Mitarbeiter:innen haben kann.

Arbeitsdauer beim Nachtdienst

Ein Nachtdienst darf nicht über acht Stunden dauern. Die Arbeitszeit kann in Nachtschichten auf maximal 10 Stunden verlängert werden, falls innerhalb von 4 Wochen durchschnittlich immer weniger als acht Stunden pro Tag gearbeitet wurde. Besonders die Ruhezeit nach dem Nachtdienst wird von den Arbeitnehmern und Arbeitnehmerinnen sehr wertgeschätzt und ist besonders wichtig für ihre Gesundheit und die Work Life Balance.

Wer sind Nachtarbeiter:innen?

Laut dem Arbeitszeitgesetz versteht man unter Nachtarbeiter:innen jene Personen, welche mindestens 48 Nachtschichten im Jahr verrichten. Jede drei Jahre haben Nachtarbeiter:innen Anspruch auf eine arbeitsmedizinische Untersuchung, bei welcher geprüft werden soll, ob der/die Arbeitnehmer:in weiterhin zur Nachtarbeit befähigt ist. Falls ersichtlich wird, dass der/die Betroffene aus gesundheitlichen Gründen nicht mehr in der Nacht arbeiten sollte, erfolgt normalerweise eine Versetzung auf einen Tagesarbeitsplatz. Falls Nachtarbeiter:innen das 50. Lebensjahr erreicht haben oder bereits seit über 10 Jahren diese Arbeit verrichten, dürfen sie jährlich eine ärztliche Untersuchung beanspruchen.

Seit 1994 wurden die bis dahin 60 erlaubten Wochenstunden auf 48 Stunden minimiert. Laut der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin werden maximal vier Nachtschichten hintereinander empfohlen.

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Ruhezeit

Was die Ruhezeit angeht, so muss diese 11 Stunden dauern. In dieser Zeit soll weder Bereitschaftsdienst gelten noch Arbeit erfolgen. Wie bei den meisten gesetzlichen Regelungen gibt es jedoch auch hier Ausnahmen, welche in Krankenhäusern und anderen Pflegeeinrichtungen gelten. Hier darf die Ruhezeit um eine Stunde gekürzt werden, wenn sie innerhalb von einem Monat durch eine 12-stündige Ruhezeit ausgeglichen wird. Ruhezeiten sind besonders wichtig um Zeit mit der Familie zu verbringen und eine Work Life Balance aufrecht zu erhalten.

Nachtschwerarbeit

Bei dem Nachtdienst unterscheidet man zwischen sowohl Nachtarbeit als auch Nachtschwerarbeit. Unter Nachtschwerarbeit versteht man Nachtarbeit, welche bei belastender Hitze, in begehbaren Kühlräumen, bei dauernd starkem Lärm, unter Einwirkung von Erschütterungen oder an Bildschirmarbeitsplätzen verrichtet wird. Arbeitgeber:innen müssen darauf achten dem Krankenversicherungsträger über diese Art von Arbeit immer am Monatsanfang zu berichten.

TimeTrack – Was ist Nachtschwerarbeit?

Kapitel 7: Dienstplangestaltung

Unübersichtlich, fehleranfällig, zeitaufwendig – Diese Eigenschaften werden oft Dienstplänen zugeschrieben: Aber nur, wenn sie händisch oder mit Excel erstellt werden. Dabei ist es mit den richtigen Tools doch so einfach einen Dienstplan zu erstellen. In diesem Kapitel erfahren Sie auf welche Faktoren Sie auf jeden Fall Acht geben sollten, um erfolgreich Dienste zu planen.

Ablauf einer Dienstplangestaltung

Folgende Punkte müssen Sie unbedingt bei Ihrer Dienstplangestaltung beachten, da es ansonsten zu schwerwiegenden Konsequenzen kommen könnte:

1. Zielsetzung

Jeder Plan verfolgt ein Ziel, so auch der Dienstplan. Bevor Sie Ihren Dienstplan drauf los erstellen, gilt es vorerst das Ziel zu definieren. Möchten Sie besonders kostengünstig planen oder benötigen Sie eine durchgehende Besetzung der Schicht? Es liegt an Ihnen das Ziel zu setzen.

2. Benötigte Qualifikationen definieren und einplanen

Teilen Sie die richtigen Mitarbeiter mit den gewünschten Qualifikationen richtig ein. Besteht ein Unternehmen aus vielen Mitarbeitern bzw. Mitarbeiterinnen, geht der Überblick über deren Know-How schnell verloren.

3. Mitarbeiter:innen den entsprechenden Schichten zuteilen

Nun müssen die benötigten Mitarbeiter:innen in den entsprechenden Zeitintervallen eingeteilt werden. Falls ein Unternehmen sehr groß ist oder gar mehrere Standorte hat, geschehen bei der händischen Planung oder jener mit Excel im Nu Fehler.

a) Mitarbeiterverträge berücksichtigen

Je nachdem wie viele Stunden Ihre Mitarbeitenden arbeiten, gestaltet sich die Dienstplanung anderes. Besonders wichtig sind die Regelungen bezüglich Urlaub, Arbeitszeitkonten, Überstunden, Zuschlägen bei Nachtarbeiten und Arbeit an Feiertagen und Zulagen bei besonderen Diensten, wie zum Beispiel bei dem Bereitschaftsdienst.

b) Verfügbarkeiten der Mitarbeiter:innen beachten

Neben diesen Schritten müssen zusätzlich sowohl die Bedürfnisse als auch Verfügbarkeiten der Mitarbeiter:innen berücksichtigt werden, was bei persönlicher Absprache sehr viel Zeit in Anspruch nimmt.

c) Einwilligung der Arbeitnehmer:innen

Einen Dienstplan zu planen und dessen Ausführung zu erwarten, ohne davor eine Bestätigung des Erhalts seitens der Mitarbeitenden zu bekommen, kann problematisch werden. Klären Sie bei der Dienstplanerstellung unbedingt ab, ob ihre Mitarbeiter:innen bestimmte Wünsche haben oder ihre Verfügbarkeiten sich geändert haben. Bitten Sie Ihre Mitarbeitenden um ihr Einverständnis zum Dienstplan, damit dieser daraufhin problemlos ausgeführt werden kann.

d) Interessenskonflikte

Besonders bei großen Teams kann man, egal wie sehr man es auch will, nicht die Wünsche jedes Mitarbeiters beachten. Manchmal sind die Präferenzen mancher Arbeitnehmer:innen nicht mit den gesetzlichen Bestimmungen vereinbar. Hier gilt es Prioritäten zu setzen und beispielsweise Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen, welche gerne mehr als 4 Nächte hintereinander arbeiten würden, dennoch einen Ruhetag zuzuweisen.

4. Gesetzliche Bestimmungen berücksichtigen

Bei der Dienstplangestaltung müssen vor allem das Arbeitszeitgesetz, die Mindestruhezeit zwischen Schichten, die maximale tägliche und wöchentliche Arbeitszeit und Ausgleichstage für Arbeit an Sonn- und Feiertagen berücksichtigt werden. Des Weiteren müssen in manchen Fällen auch das Mutterschutzgesetz, das Jugendarbeitsschutzgesetz, das Schwerbehindertengesetz und das Mindestlohngesetz beachtet werden.

a) Arbeitswissenschaftliche Faktoren miteinbeziehen

Falls Ihr Unternehmen auf kontinuierliche Arbeit setzt und somit teils auch Nachtschichten erfordert, ist es notwendig, dass Sie Ihren Mitarbeitenden die gesetzlich vorgegebenen Ruhetage geben. Besonders bei Nachtschichten ist dies relevant.

5. Dienstpläne robust gestalten

Da nicht immer alles nach Plan verläuft, ist es notwendig, dass Sie Ihre Dienstpläne so robust wie möglich gestalten. Es muss klar sein, wer bei welchem/welcher Mitarbeiter:in bei dessen Ausfall einspringen kann. Investieren Sie in diesem Aspekt gerne Zeit, denn es wird sich im Falle des Falles auszahlen. Sie sparen sich viel Zeit, die ansonsten bei im Nachhinein erstellen Änderungen verloren ginge.

6. Dienstpläne früh bekannt geben

Vergessen Sie nicht, dass Ihre Mitarbeitenden neben dem Berufsleben auch ein Privatleben haben und einer Work Life Balance bedürfen! Besonders Mitarbeiter:innen mit Kindern, in Ausbildung oder mit sonstigen Verpflichtungen sind nicht immer verfügbar und tun sich ohnehin schwer, alles unter einen Hut zu bringen. Kurzfristige Planänderungen man keiner; lieber weiß man früher Bescheid, um sich auf die kommenden Tage/Wochen dementsprechend einstellen zu können.

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TimeTrack – Ablauf einer Dienstplangestaltung

Warum sich das Leben schwer machen? Es gibt für alles eine Lösung, die nur darauf wartet, von Ihnen in Anspruch genommen zu werden. Zahlreiche Unternehmen sind mittlerweile auf eine Softwarelösung wie TimeTrack umgestiegen, welche auch Ihnen das Leben erleichtern wird. TimeTrack nimmt einem nicht nur sehr viel Last von den Schultern und schenkt somit viel Zeit, die anderweitig verbracht werden kann, sondern schaut Ihnen bei der Dienstplanung immer über die Schulter und warnt Sie bei sich überlappenden Schichten.

Mit dem Dienstplaner von TimeTrack können Sie Schichten flexibel planen und Arbeitsbereiche und Skills definieren. Sparen Sie sich den Aufwand jede/n Mitarbeiter:in persönlich nach Verfügbarkeiten zu fragen und profitieren Sie von der Möglichkeit Ihre Mitarbeiter:innen mit nur einem Klick über den neuen Schichtplan per E-Mail benachrichtigen zu können.

Kapitel 8: Strategien zur Dienstplanerstellung

All die oben genannten Faktoren bei der Dienstplangestaltung zu beachten kann schwierig werden. Verschiedene Strategien bieten sich Ihnen an, um einen Dienstplan zu erstellen. Doch nur einzelne sind auch tatsächlich effizient.

Dienstplanerstellung auf Basis des letzten Dienstplans

Viele Unternehmer:innen erstellen den Dienstplan kurzerhand auf Basis des letzten Dienstplans. Der alte Dienstplan dient als Vorlage, in der die Verfügbarkeiten der Mitarbeiter händisch ersetzt werden. Neben der aufwändigen Schreibarbeit hat diese Methode auch zum Nachteil, dass die langfristige Planung schlecht erfolgt und sehr fehleranfällig und unübersichtlich ist. Diese Methode wird nicht empfohlen.

Dienste nach Soll-Ist-Planung planen

Andere Arbeitgeber:innen gliedern ihre Dienstpläne nach einer Soll-Ist-Planung. Diese gibt, je nach Modell, die zu leistenden und die bereits geleisteten Arbeitsstunden pro Tag, Woche oder gar Monat an. Bei dem Namen jedes Mitarbeiters steht die Soll-Anzahl an Arbeitsstunden. Diese werden mit der Ist-Anzahl verglichen. Auf diese Weise werden die Plus- und Minusstunden einfach und übersichtlich angezeigt. Dies ist ein guter Ansatz, jedoch händisch oder mit Excel mühsam auszuführen.

In innovativen Softwares wie TimeTrack ist die Soll-Ist-Planung integriert. In dem Mitarbeiterbericht von TimeTrack sehen Admins und weitere Berechtigte alle Mitarbeiter auf einem Blick und können schnell und einfach die Soll- und Ist-Stunden überblicken.

Erstellung auf Basis der Wünsche der Mitarbeiter:innen

Manche Unternehmensführer gestalten die Dienstpläne ausschließlich nach den Wünschen der Mitarbeiter:innen. Diese Methode ist jedoch ineffizient und zieht keine Ziele in Betracht außer die Mitarbeiterzufriedenheit. Während Mitarbeiter:innen das Recht darauf haben, Wünsche bezüglich der Dienstplanung zu äußern, bedeutet das nicht, dass die Wünsche unbedingt umgesetzt werden müssen.

Dienste mit Software-Lösungen planen

Die modernste Methode Dienstpläne zu erstellen ist es eine Software-Lösung zu verwenden. Mit TimeTracks innovativem Dienstplan kann man eine Reihe von Features personalisieren. Die Liste der anpassbaren Funktionen reicht von Standorten und Arbeitsbereichen bis hin zu den Skills und Verfügbarkeiten der Mitarbeiter:innen. Weiters kann man Schichten praktisch wiederholen und muss sich um Überlappungen der Schichten dank der zuverlässigen Warnungen TimeTracks keine Gedanken machen.

Der automatische Dienstplan

Haben Sie keine Lust mehr stundenlang an der Dienstplanerstellung zu sitzen? Wir haben die perfekte Lösung für Sie: Die automatische Planung von TimeTrack. Der automatische Dienstplan berechnet dank seinem innovativen Algorithmus den idealen Dienstplan für Sie und Ihre Mitarbeiter:innen! TimeTracks automatischer Dienstplan wurde in Kooperation mit der Technischen Universität in Wien erstellt und enthält einen höchst fortgeschrittenen Algorithmus, welcher sich ganz an Ihre Prioritäten anpasst. Ein Planer braucht für die Anwesenheitsplanung mehrere Stunden oder Tage, wohingegen dieser Algorithmus nur ein paar Minuten braucht um den perfekten Dienstplan zu erstellen.

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Wer darf Dienstpläne erstellen?

Es bleibt jedem Unternehmen selbst überlassen, wer die Aufgabe der Dienstplanung übernimmt. Dennoch sind die Pflichten und Qualifikationen eines Dienstplaners bzw. einer Dienstplanerin nicht zu unterschätzen.

Dienstpläne von Arbeitgeber:innen

Üblicherweise haben Arbeitgeber:innen die Befugnis zur Dienstplanerstellung, da Sie das Weisungsrecht besitzen. Dennoch heißt das nicht, dass sie allein das Sagen haben. Sowohl der Betriebsrat als auch Arbeitnehmervertreter:innen dürfen beim Dienstplan mitbestimmen. Der/Die Arbeitgeber:in müssen deren Wünsche oder Forderungen mit einbeziehen.

Dienstpläne von Schichtplaner:innen

Bei bestimmten Branchen oder größeren Unternehmen hat der/die Arbeitgeber:in nicht genügend Zeit oder Expertise, um den Dienstplan selbst zu gestalten. Meist wird der Dienstplan demnach von einer anderen Person, wie zum Beispiel einer untergeordneten Führungskraft, geplant. Das kann der/die Unternehmensführer:in selbst bestimmen. Doch wer auch immer der/die Dienstplaner:in sein mag, es ist essentiell, dass den Mitarbeitenden die/der Verantwortliche klar kommuniziert wird. Denn bei Krankheit oder Urlaub müssen die Mitarbeiter:innen wissen, an wen sie sich zu wenden haben. Der/Die Dienstplaner:in hingegen muss sich bewusst sein, dass die Dienstplangestaltung nicht zu unterschätzen ist und erheblich zum Arbeitsklima und der Mitarbeiterzufriedenheit beiträgt.

Einfache Schichtplanung mit TimeTrack

Bei der digitalen Dienstplangestaltung mit Timetrack ist die Möglichkeit Verfügbarkeiten anzugeben besonders praktisch, da diese Funktion erheblich die Transparenz in einem Unternehmen erhöht und dadurch bei der Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit hilft. Ihre Mitarbeiter:innen können schnell und einfach ihre Verfügbarkeiten angeben und dem Schichtplaner kommunizieren wann sie ganztags und wann nur limitiert arbeiten können. Falls ein/e Mitarbeiter:in eine Schicht gerne tauschen würde, kann er/sie sich selbst bei einer neuen Schicht bewerben. TimeTrack reduziert die ansonsten zeitaufwendige Kommunikation und spart enorm viel Zeit. Besonders für große Betriebe, bei denen der Schichtplaner Dienstpläne für Hunderte von Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen erstellen muss ist TimeTrack von großem Vorteil.

TimeTrack – Schichtplaner

DSGVO konforme Dienstplangestaltung

Nicht nur bei der Dienstplanung muss man gesetzlichen Vorschriften nachkommen, sondern auch im Nachhinein, wenn man den Dienstplan aushängt. Arbeitgeber:innen müssen der Dienstplan Aushangfrist und der Aushangpflicht nachkommen. Heutzutage stehen Dienstpläne sowohl frei zugänglich im Büro oder elektronisch frei zur Einsicht. Während letztere Methode die bewährteste Lösung ist, birgt das Aushängen im Büro seine Risiken. Denn trotz der zahlreichen Softwares werden Dienstpläne noch immer frei zugänglich im Büro ausgehängt, was jedem Mitarbeitenden erlaubt den Dienstplan anderer einzusehen. Jedoch ist laut der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) die Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte ohne der Zustimmung der betroffenen Person nicht erlaubt. Diese Regelung muss bei dem Aushängen des Dienstplanes unbedingt beachtet werden. Falls eine Person seine Zustimmung verweigert, so muss das respektiert und eine Alternative gefunden werden.

Elektronische Softwares, wie TimeTrack, sind hierbei eine ideale Lösung, da bei Verwendung einer idealen Software die Berechtigungen der Mitarbeiter:innen eingeschränkt werden können, was die Einsicht der Daten von Kollegen verhindert. Somit wird das Problem des Verstoßes gegen die Datenschutz-Grundverordnung einfach gelöst und umgangen.

Aber bevor ein Dienstplan überhaupt ausgehängt wird, muss er zuerst geschrieben werden. Auch bei dem Schreiben von Dienstplänen gibt es viele Aspekte, die es zu beachten gilt, um maximale Klarheit zu gewährleisten.

Welche Informationen enthält ein Dienstplan?

Während manche Informationen im Dienstplan je nach Bedarf hinzugefügt werden können, müssen andere enthalten sein, um eine organisierte und effiziente Planung zu ermöglichen.

Dienstplan Checkliste

Das Zeitintervall, in dem der Dienstplan ausgeführt werden soll, muss unbedingt enthalten sein.
Die Namen der Mitarbeitenden müssen unbedingt in dem Dienstplan sein. Je nach Unternehmen können entweder nur Vor- oder Nachname, beides, oder der Vorname und ein abgekürzter Nachname verwendet werden (Bsp. Max M.)
Qualifikationen und sonstige Skills der Mitarbeiter:innen sind sehr hilfreich bei der Dienstplanerstellung.

Die Soll- und Ist-Arbeitszeit sind sowohl für den/die Arbeitgeber:in als auch Arbeitnehmer:innen relevant.
Nachweis und Übersicht für Überstunden oder Feiertage, die ausgeglichen werden sollten

Feiertage, Urlaub, Krankheit oder sonstige Abwesenheiten sollten in dem Dienstplan enthalten sein, damit keine Fehler in der Planung entstehen.
Falls nicht mündlich kommuniziert, sollte im Dienstplan der Name des Erstellers dessen vorhanden sein, damit bei Anmerkungen oder Wünschen seitens der Mitarbeitenden diese wissen an wen sie sich richten sollen.
Eine Legende über Dienstplan Abkürzungen ist außerdem auch sehr hilfreich und vermeidet Missverständnisse.

Abkürzungen im Dienstplan

Um in einem Dienstplan nicht zu viel Text stehen zu haben, greifen viele Dienstplaner zu Dienstplan Abkürzungen. Doch aufgrund fehlender oder unklarer Legenden der Dienstpläne sind die Abkürzungen für die Arbeitnehmer:innen meistens verwirrend. Die daraus resultierenden Missverständnisse könnten die Organisation und das Einhalten des Dienstplanes gefährden. Deshalb ist es wichtig, seine Mitarbeitenden über die Legende des Dienstplanes aufzuklären beziehungsweise diese klar im Dienstplan hinzufügen.

Wir haben die wichtigsten Dienstplan Abkürzungen für Sie zusammengefasst. Es gilt zu beachten, dass Dienstplan Abkürzungen frei gestaltet werden können. Die folgenden Abkürzungen sind die gängigsten, können jedoch von Unternehmen zu Unternehmen eine andere Bedeutung haben.

Die wichtigsten Abkürzungen sind jene, welche den Mitarbeiter:innen indizieren, wann sie genau arbeiten.

Das F steht in einem Dienstplan meistens für den Frühdienst.
Das S steht für den Spätdienst.
Das N steht für den Nachtdienst.

Des weiteren ist es auch von großer Bedeutung zu wissen, wann welcher Mitarbeiter aufgrund von Urlaub oder Krankheit fehlend ist.

FB bedeutet Fortbildung
Url bedeutet Urlaub
ZA bedeutet Zeitausgleich
K bedeutet Krank

Man unterscheidet bei Krankheitsfällen auch, ob der Betroffene bereits ein ärztliches Attest vorgewiesen hat oder nicht.

ka bedeutet krank mit Attest
koa bedeutet krank ohne Attest

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TimeTrack – Dienstplan Abkürzungen

Es ist wichtig sich darüber im Klaren zu sein, welchen Plan man betrachtet. Die Abkürzungen in einem Anwesenheitsbericht und einem Dienstplan können dieselben Buchstaben sein, doch die Bedeutung derer unterscheidet sich maßgeblich. Es ist wichtig, die Abkürzungen differenzieren zu können. In Eile kann man schnell ein F für Frühdienst mit einem F für Frei verwechseln.

Branchenspezifische Dienstpläne

Dienstpläne sind eine große Hilfe für allerlei Unternehmen, vor allem für jene, in welchen die Koordination von mehreren Schichten von großer Bedeutung ist. Dienstpläne erlauben es, die Anwesenheiten und Abwesenheiten der Mitarbeitenden zu überblicken, aber auch deren Wünsche bezüglich der Schichteinteilung zu berücksichtigen.

Während manche Branchen Dienstpläne zur Organisation auf freiwilliger Basis verwenden, haben andere Branchen keine andere Wahl. Besonders Pflegepersonal oder Einsatzkräfte wie Polizisten oder Feuerwehrkräfte müssen laut Gesetz jeden Tag den ganzen Tag zur Verfügung stehen. Aber auch Branchen wie die Industrie, in welcher bestimmte Maschinen 24/7 in Betrieb genommen werden müssen, sind auf den Dienstplan angewiesen.

Hier ein kurzer Überblick von Beispielen auf Dienstpläne angewiesener Branchen/ Berufen:

Pflegeeinrichtungen: Krankenhäuser bedürfen einer konstanten Besetzung in sowohl Pflegepersonal als auch Einsatzkräften wie Rettungssanitäter. Diese Einrichtungen arbeiten in Voll-Konti-Schichten, was sich in der Dienstplanerstellung darin zeigt, dass eine Früh-, Spät- und Nachtschicht notwendig ist.
Einsatzkräfte: Bei Einsatzkräften wie der Polizei oder Feuerwehr sind Nachtschichten unumgänglich. Besonders Acht muss auf die Gesundheit der Mitarbeitenden gegeben werden, da ständige Nachtschichten den Biorhythmus verändern und gesundheitliche Schäden mit sich führen.
Industrie: In der Industrie und Produktion wird oft mit sehr teuren Maschinen gearbeitet. Diese Maschinen müssen rund um die Uhr in Betrieb genommen oder überwacht werden, da es ansonsten zu schwerwiegenden Verlusten kommen könnte.
Security: Täglich setzen sich tausende Security-Angestellte für die Sicherheit der Gesellschaft ein. Bei besonders wichtigen Objekten ist eine ständige Überwachung von großer Bedeutung.

Weitere Berufe, welche ohne einer guten Dienstplangestaltung nicht fungieren könnten, sind: Angestellte von Energieversorgern, Personal im Verkehrswesen, Angestellte im Funkdienst oder Berufstätige der Hotellerie. Vor allem in letzter Zeit stieg der Bedarf nach Erwerbstätigen im CallCenter, auch nachts oder im Bereitschaftsdienst.

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TimeTrack – Vom Dienstplan abhängige Branchen

All dies sind Branchen, welche ohne einen Dienstplan nur schwer oder gar nicht Schichten planen können. Es ist besonders für diese Branchen wichtig, dass es zu keinem Kollaps der Dienstplangestaltung kommt, da dies zu schlimmen Folgen für die Gesellschaft führen könnte.

Nicht nur die Dienstpläne verschiedener Branchen weisen Unterschiede auf, sondern auch die Schichtlängen: Bezüglich der Frühschicht versteht man üblicherweise eine Arbeit, die um 06:00 Uhr früh beginnt, doch in Bäckereien beginnen diese bereits um 04:00 Uhr oder 05:00 Uhr. Was Nachtschichten angeht, müssen diese nicht unbedingt wie üblicherweise zwischen 23 Uhr und 6 Uhr morgens stattfinden, denn sie können auch früher beginnen. Das ist besonders in Krankenhäusern der Fall.

In TimeTrack kann man die Kalenderansicht jederzeit an die individuellen Bedürfnisse anpassen. Dies ist besonders praktisch, wenn man seine Dienste nur bis 06:00 Uhr ansetzen will und alle Uhrzeiten danach irrelevant sind. Zwecks besserer Übersicht kann man diese Uhrzeiten ausblenden. Je nach Branche sind die Uhrzeiten, zu denen Dienstpläne stattfinden, unterschiedlich, weshalb die Anpassbarkeit in TimeTrack vom Vorteil ist.

Flexible Dienstpläne

Vor allem in großen Unternehmen gestaltet sich die Dienstplangestaltung aufgrund der unterschiedlichsten Arbeitszeitmodelle der Mitarbeitenden schwierig. Ein flexibler Dienstplan versucht den Arbeitszeitmodellen von Vollzeit- und Teilzeit-Angestellten oder gar Minijobbern nachzukommen und einen möglichst effizienten Dienstplan zu gestalten, bei dem alle benötigten Positionen ideal besetzt sind. Flexible Dienstpläne werden heutzutage in Form von Softwares angeboten. Diese Software spezialisieren sich teils seit Jahren auf die Dienstplangestaltung und versuchen Zuständigen das Leben so leicht wie möglich zu gestalten. TimeTrack ist seit über 7 Jahren in Entwicklung und passt sich Ihren Wünschen ideal dank seiner Personalisierbarkeit an. Das ist besonders praktisch, wenn man eigene Anfangs- und Endzeit von beispielsweise Frühschichten hat und diese auch dementsprechend in dem Kalender hinterlegt haben will. Mit TimeTrack kann jeder Mitarbeitende seine Verfügbarkeiten angeben, um dementsprechend Dienste zugeteilt zu bekommen.

Kapitel 9: Gesetzliche Bestimmungen beim Dienstplan

Gesetzliche Bestimmungen

Neben all den organisatorischen Aspekten sind auf keinen Fall die gesetzlichen Vorgaben zur Dienstplangestaltung zu vergessen. Wir haben alle wichtigen Regelungen für Sie zusammengefasst.

Aufzeichnung der Arbeitszeiten

Dienstpläne sind nicht nur ein hilfreiches Mittel zur Schichtplanung, sondern gewährleisten einen guten Überblick über die abgeleisteten und noch abzuleistenden Stunden der Mitarbeiter:innen. Jede/r Arbeitgeber:in ist gesetzlich dazu verpflichtet die Arbeitsstunden seiner Mitarbeiter:innen aufzuzeichnen. Laut dem EuGH Urteil zur Arbeitszeiterfassung besteht seit 2019 eine generelle Aufzeichnungspflicht von Arbeitszeiten. Arbeitnehmer:innen wird empfohlen dies mittels eines “objektiven, verlässigen und zugänglichen Zeiterfassungssystems“ umzusetzen. Bei der Aufzeichnung ist es belanglos aus wie vielen Personen das Unternehmen besteht. Seien es 100 Mitarbeiter:innen oder nur eine/r, man muss die Arbeits- und Ruhezeiten aufzeichnen.

Die Arbeitszeitaufzeichnung muss die Anfangszeit, die Endzeit und die Anzahl der abgeleisteten Stunden beinhalten. Sie muss außerdem in jeder Filiale vor Ort vorhanden sein, denn Arbeitszeiten bloß in der Zentrale zu speichern ist nicht erlaubt. Was Pausen angeht, so gehören sie nicht zur Arbeitszeit und müssen nicht aufgezeichnet werden. Dennoch wird die Aufzeichnung der Pausenzeiten empfohlen, da diese das Nachvollziehen von den Arbeitszeiten erleichtern. Mitarbeiter:innen müssen die Arbeitszeiten nicht sofort aufzeichnen, sondern sie haben eine Woche Zeit, um die geleistete Zeit zu dokumentieren. Was den/die Arbeitgeber:in angeht, so muss er/sie die Aufzeichnung beziehungsweise die Stundenzettel mindestens zwei Jahre aufbewahren.

Informieren Sie sich in unserem Lexikon über das Arbeitszeitgesetz!

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Die richtige Aufzeichnung von Arbeitszeiten ist sehr rentabel für sowohl Arbeitgeber:innen als auch Mitarbeiter:innen. Die Aufzeichnung der Arbeitszeiten gewährleisten dem/der Arbeitgeber:in einen guten Überblick über die Stunden seiner Mitarbeiter:innen, was es ermöglicht die Kontrolle über Minus- oder Überstunden zu behalten. Doch auch für die Mitarbeiter:innen ist eine Aufzeichnung vorteilhaft, da diese dadurch immer einen Nachweis ihrer abgeleisteten Stunden haben. Bloß die Arbeitszeiten zu erfassen ist jedoch nur die erste Hälfte einer guten Arbeitszeiterfassung. Mit dem richtigen Ablaufplan, weiß man welche Aufgabe wann ausgeführt wurde und in welche Aufgaben wie viel Zeit investiert wurde. So kann man sogar feststellen, ob man in Zukunft Anpassungen vornehmen muss, um die Effizienz zu steigern, da sich beispielsweise eine Aufgabe dem Zeitaufwand entsprechend nicht lohnt. Oder aber man merkt bei der Analyse der Arbeitszeiten, dass Tätigkeiten, welche von höchster Priorität sein sollten, kaum ausgeführt wurden. Eine vollständige Arbeitszeiterfassung gewährleistet Transparenz und Fairness zwischen Arbeitgeber:innen und Arbeitnehmer:innen. Da man sowohl manuell, auf Excel oder per Software seine Arbeitszeiten erfassen kann, ist es wichtig sich für die richtige Art von Zeiterfassung zu entscheiden, da diese mit der falschen schnell zu einem Zeitfresser wird.

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TimeTrack – Vorteile vom Aufzeichnen der Arbeitszeiten

Egal ob man die Arbeitszeiten nun trotz der rechtlichen Bestimmungen oder für eigene Vorteile aufzeichnet, es gibt einige zusätzliche Gesetze und Ausnahmen zu beachten.

Arbeitszeiterfassung mit TimeTrack

Mit TimeTrack können Sie schnell und einfach Ihre Arbeitszeiten erfassen und sich ansonsten verloren gegangene Nerven als auch Zeit sparen. Dank TimeTracks Stempeluhr bedarf es nur einem einzigen Klick und schon wird die Arbeitszeit erfasst. Die Arbeitszeiten können automatisch als Stundenzettel eingesehen und als PDF, Excel, CSV gespeichert als auch gedruckt werden. Als Admin kann man die Stunden all seiner Mitarbeiter:innen mittels dem Stundenbericht einsehen. TimeTrack bietet Ihnen und Ihren Mitarbeiter:innen eine zahlreiche Auswahl an Funktionen und ist sehr individuell anpassbar. Profitieren Sie noch heute von der idealen Zeiterfassungssoftware!

Maximale Arbeitsdauer

Bei der Dienstplanung ist vor allem auch die maximale Arbeitszeit oder auch Höchstarbeitszeit zu beachten. Oft fokussieren sich Dienstplaner:innen sehr stark darauf, die Schichten vollständig zu belegen und achten nicht auf die Arbeitszeitmodelle der Arbeitnehmer:innen oder die gesetzlichen Bestimmungen diesbezüglich.

Die maximale Arbeitszeitdauer wird durch Überstunden eingeleitet. Wenn die tägliche oder wöchentliche Normalarbeitszeit überschritten wird, spricht man von Überstunden. Bei Gleitzeit, Schichtarbeit oder sonstigen flexiblen Arbeitszeitformen orientiert man sich an den durchschnittlichen wöchentlichen Normalarbeitszeiten. Der/Die Arbeitgeber:in kann Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen Überstunden jedoch nicht nach Belieben, sondern nur in bestimmten Fällen einteilen:

Der/ Die Mitarbeiter:in muss der Verpflichtung für Überstunden nachkommen, wenn dies so im Arbeitsvertrag geregelt ist.
Die Anzahl an Überstunden ist rechtlich erlaubt.
Die maximale Arbeitsdauer wird nicht überschritten.

Die Höchstarbeitszeit umfasst sowohl die Arbeitszeit als auch die Überstunden. Um unterhalb der Höchstarbeitszeit zu sein, muss die durchschnittliche Arbeitszeit pro Woche innerhalb von 17 Wochen unter 48 Stunden betragen. Der Durchrechnungszeitraum kann verlängert werden, falls dies im Kollektivvertrag so bestimmt wurde. Man spricht von Mehrarbeit, wenn die Höchstarbeitszeit von acht Stunden pro Tag überschritten wird.

Zuallererst müssen die Arbeitgeber:innen die Arbeitszeit- und Ruhezeitregelung bekannt geben. Während die tägliche Normalarbeitszeit keine acht Stunden überschreiten darf, muss die wöchentliche Normalarbeitszeit (außer in Ausnahmefällen) unter 40 Stunden betragen. Solche Ausnahmefälle treten bei einem zusätzlichen Ruhetag, wie beispielsweise durch ein verlängertes Wochenende, ein. Die Normalarbeitszeit kann in diesen Fällen 9 Stunden betragen. Bei Einarbeitung von Fenstertagen darf die Normalarbeitszeit sogar auf 10 Stunden pro Tag erhöht werden, jedoch nur für 13 Wochen.

In den letzten Jahren ist eine wöchentliche Normalarbeitszeit von 38,5 Stunden die Regel geworden.

Ruhepausen

Obwohl Pausen nicht aufgezeichnet werden müssen, ist es wichtig, seinen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen genügend Ruhe zu geben. Der/Die Arbeitgeber:in ist laut dem Arbeitszeitgesetz für die Pauseneinhaltung seiner Mitarbeiter:innen zuständig. Pausen fördern die Work Life Balance der Mitarbeiter:innen.

Laut dem Arbeitsrecht gilt, dass alle 6 Stunden eine 30-minütige Ruhepause eingehalten werden muss. Es ist erlaubt, eine 30-minütige Pause in zwei 15-minütige Pausen aufzuteilen. Arbeitet man unter 6 Stunden, kann aber muss man keine Pause einhalten. Man kann natürlich immer eine freiwillige Pause mit dem/der Arbeitgeber:in besprechen. Ab neun Stunden Arbeit müssen 45 Minuten Pause gemacht werden. Auch die 45-minütige Pause kann in mehrere kürzere Pausen aufgeteilt werden, doch es ist wichtig zu beachten, dass eine Pause mindestens 15 Minuten dauern muss. Pausen, die unter 15 Minuten dauern, werden nicht als Pause angesehen und zählen zur Arbeitszeit. Ruhepausen können in Ausnahmefällen auf mindestens 15 Minuten verkürzt werden, vorausgesetzt dies wurde mit dem Betriebsrat oder Arbeitsinspektorat vorab besprochen. Ruhepausen dürfen nicht direkt am Anfang oder am Ende der Arbeitszeit gehalten werden, sondern müssen die Arbeitszeit unterbrechen. Den Mitarbeitenden steht es frei wo und wie sie ihre Ruhepausen verbringen, wobei die meisten sie beim Mittagessen verbringen.

TimeTrack – Pausenregelungen

Kurzpausen

Als Kurzpausen gelten Pausen unter 15 Minuten. Diese gehören zur Arbeitszeit. Wenn Arbeitnehmer:innen Tätigkeiten ausführen, die einen ununterbrochenen Fortgang voraussetzen, müssen statt normalen Pausen dennoch Kurzpausen erlaubt werden. Angestellte, die Nachtschwerarbeit verrichten, müssen in der Nacht auf jeden Fall eine mindestens 10 minütige Kurzpause einhalten. Sowohl Ruhepausen als auch Kurzpausen zählen zur Arbeitszeit und sind im Normalfall bezahlt.

Ruhezeiten

Unter Ruhezeiten versteht man die Zeit zwischen dem Ende und dem Beginn der Arbeit. Man spricht auch von ununterbrochener Ruhezeit. Laut dem Arbeitszeitgesetz muss die Ruhezeit mindestens 11 Stunden betragen, außer dies anders ist im Kollektivvertrag bestimmt. Ein Beispiel zur Veranschaulichung: Wenn um 17:00 Feierabend ist, so soll der nächste Einsatz erst um 04:00 in der Früh stattfinden. In Ruhezeiten soll dem/der Arbeitnehmer:in Zeit für Privates zur Verfügung stehen.

In dem Kollektivvertrag kann die ununterbrochene Ruhezeit auf acht Stunden verkürzt werden, wenn die in den nächsten 10 Tagen die tägliche oder wöchentliche Ruhezeit nachgeholt wird. Diese Verkürzung kann jedoch nur stattfinden, wenn im Kollektivvertrag explizit Maßnahmen angekündigt werden, die die Erholung der Arbeitnehmer:innen versichert. Wöchentlich muss die Ruhezeit mindestens 36 Stunden betragen. Dies findet bei den meisten Arbeitnehmern und Arbeitnehmerinnen in Form vom Wochenende statt.

Bekanntgabe des Dienstplans

Rechtliche Anordnungen zur Bekanntgabe des Dienstplanes gibt es bis dato noch nicht, was selbstverständlicherweise zu Unsicherheiten bei der Erstellung und Befolgung eines Dienstplanes führt. In der Praxis hat es sich etabliert, Dienstpläne mindestens die Hälfte der Dauer, die sie nachfolgend ausgeführt werden sollen, vorher bekannt zu geben. Andere Dienstplaner:innen geben ihren Dienstplan hingegen mindestens 4 Tage früher bekannt. Fakt ist: Umso früher desto besser. Mitarbeiter:innen freuen sich immer über eine frühe Bekanntgabe des Dienstplanes, da sie sich somit frühzeitig auf die kommenden auszuführenden Dienste einstellen können und private Angelegenheiten dementsprechend planen können. Außerdem erlaubt die frühe Bekanntgabe eines Schichtplans die rechtzeitige Akzeptanz dessen seitens der Mitarbeiter:innen, oder andererseits, deren Äußerung über bestimmte Wünsche oder gar Tausche in den Schichten.

Ankündigung von Änderungen im Dienstplan

Man kann nicht alles planen. Sehr oft entstehen Planänderungen aus verschiedensten Gründen. Falls Änderungen in einem Dienstplan notwendig sind, so können diese einseitig vom Dienstgeber angeordnet werden. Zu beachten ist, dass diese Änderungen laut § 12 Abs. 2 des Teilzeit- und Befristungsgesetzes unbedingt 14 Tage im Voraus stattfinden sollten.

Der/Die Dienstgeber:in kann im Dienstplan festgelegte Freizeitausgleiche jederzeit widerrufen.
Aufgrund von Personalmangel darf kein/e Arbeitgeber:in fordern, dass eine beurlaubte Person zur Arbeit kommt.
Wenn der Arbeitgeber eine Stundenerhöhung oder -verminderung nicht mindestens vier Tage vor der Ausführung anordnet, können diese vom Arbeitnehmer verweigert werden.

Obwohl es kein geltendes Gesetz bezüglich der Vorankündigungsfrist eines Dienstplans gibt, hält das Arbeitsgericht von Berlin es für angemessen Arbeitnehmer:innen einen Dienstplan 4 Tage vor Ausführung anzukündigen. Dies wurde im Urteil vom 5. Oktober 2012 beschlossen. In diesem Urteil wurde ein sehr interessanter Fall besprochen, welcher sowohl Arbeitgebern als auch Arbeitnehmern ihre Verpflichtungen klar gemacht hat.

Eine Mitarbeiterin eines Modegeschäfts, welche Teilzeit angestellt war, wurde spontan dazu aufgefordert kurzfristig ihre Schicht zu tauschen, weil eine Schaufensteraktion stattfand. Daraufhin weigerte sich die Mitarbeiterin und drohte mit einer Krankschreibung, wenn ihr der spontane Diensttausch aufgezwungen wird. Der Chef reagierte mit einer fristlosen Kündigung, wegen welche die Mitarbeiterin eine Kündigungsschutzklage eingereicht hat – und zwar mit Erfolg! Das Arbeitsgericht von Berlin besagte die Kündigung als unwirksam, da Arbeitgeber:innen das private Leben der Mitarbeiter:innen bei der Dienstplanung berücksichtigen müssen und keinen kurzfristigen Schichttausch durchführen dürfen, es sei denn es ist ein Notfall. In diesem Fall war die Schaufensteraktion nicht Grund genug.

Nicht nur wegen unterschiedlichen Terminen im Privatleben, sondern auch aufgrund von Krankheit kann es dazu kommen, dass man das ein oder andere Mal gebeten wird die Schicht eines anderen Kollegen zu übernehmen. Doch das bedeutet nicht, dass man den Schichttausch akzeptieren muss. Es liegt an dem/der Arbeitgeber:in für genügend Personal zu sorgen.

Muss ich einen Bereitschaftsdienst akzeptieren?

Wohingegen in manchen Branchen der Bereitschaftsdienst zum Alltag dazu gehört, ist es in anderen Branchen eher eine Ausnahme. Besonders in letzterem Fall kommen oft Fragen aufgrund von Unklarheiten auf. Einen Bereitschaftsdienst muss man dann ausführen, wenn dies in dem Arbeitsvertrag dementsprechend festgelegt wurde. Es muss explizit erwähnt werden, dass Bereitschaftsdienste Teil der Anstellung sind und Mitarbeiter:innen diese ausführen müssen. Falls der Vertrag diese Informationen nicht enthält, muss der Bereitschaftsdienst von sowohl dem/der Arbeitgeber:in als auch dem/der Arbeitnehmer:in beidseitig in den Vertrag eingeführt werden.

Lesen Sie im TimeTrack Lexikon alles zur Schichtarbeit!

Mehr zur Schichtarbeit

Aufgaben und Rechte des Betriebsrats

Nicht nur der/die Arbeitgeber:in hat Einfluss auf den Dienstplan, sondern auch der Betriebsrat. Ein Betriebsrat ist das Vertretungsorgan der Arbeitnehmer:innen. Laut dem Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) darf der Betriebsrat Entscheidungen bezüglich des Dienstplans treffen und die Einteilung der Schichten mitbestimmen. Die Mitbestimmung gilt vor allem in Bezug auf die tägliche Arbeitszeit und die Pausen. Der/ Die Arbeitgeber:in muss die Wünsche des Betriebsrats beachten und darf nur nach dessen Zustimmung den Dienstplan umsetzen. Falls es nicht möglich ist einen Dienstplan zu erstellen, den beiden Seiten akzeptieren, folgen strengere Maßnahmen wie die Lösung durch das Gericht.

Der Betriebsrat verfügt über Überwachungs- und Kontrollrechte, Informationsrechte, Interventionsrechte und das Beratungsrecht. Die Befugnisse des Betriebsrats können nicht ausgeweitet werden, weil sie gesetzlich festgelegt sind.

Im Bezug auf den Dienstplan darf der Betriebsrat in folgenden Punkten sein Mitspracherecht ausüben:

Einhaltung des Arbeitsschutzes
Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes
Festgelegte Anfangs- und Endzeiten der Arbeitszeiten
Einhaltung der Pausen während den Schichten
Dienstplanerstellung
Vertraglich geregelte Überstunden
Sonntags- und Feiertagsarbeit
Bereitschaftsdienst
Änderung der Arbeitszeitmodelle

Arbeitszeitgesetz

Die meisten Vorschriften bezüglich der Höchstarbeitszeit, der Einhaltung von Pausen und verschiedener Arbeitszeitmodelle werden in dem Arbeitszeitgesetz definiert. Dieses hat zum obersten Ziel für die Folgen der Schichtarbeit auf die Gesundheit bei den Arbeitnehmer:innen zu minimieren und die Work Life Balance zu fördern, weshalb laut dem Arbeitszeitgesetz die Arbeitszeit immer so gestaltet sein muss, dass sie keine Arbeitnehmer:innen auf irgendeine Art und Weise gefährdet. Um das zu versichern, wurden unter anderem zwingende Ruhepausen und Ruhezeiten festgelegt. Dies soll eine zu hohe zeitliche Beanspruchung vermeiden, da diese ansonsten erhebliche gesundheitliche Schäden mit sich führen, welche sich sowohl körperlich in Form von Rückenschmerzen, als auch psychisch als Depressionen oder Burn-Outs äußern.

Ausnahmen des Arbeitszeitgesetzes

Jedoch können leider nicht immer Ruhepausen, welche die negativen Auswirkungen der Schichtarbeit auf die Gesundheit mindern, eingehalten werden. Die Gesellschaft ist auf manche Branchen zu sehr angewiesen, um auf den darin Bediensteten verzichten zu können. Deshalb erlaubt das Arbeitszeitgesetz in Ausnahmesituationen gewisse Abweichungen des Arbeitszeitgesetzes. Beispielsweise dürfen Feuerwehrmänner und -frauen auf ihren Anspruch einer Ruhezeit zwischen zwei Schichten verzichten, falls sie bei einem Brand unbedingt gebraucht werden. Von dem Arbeitszeitgesetz nicht geschützte Arbeitnehmer:innen sind Beamte, Richter:innen und Soldaten/Soldatinnen. Ausnahmen, auf welche das Arbeitszeitgesetz nicht zutrifft, sind leitende Angestellte, Chefärzte, Beschäftigte im öffentlichen Dienst oder Kirchen und Arbeitnehmer:innen in der Pflegebranche oder Luftfahrt.

Des weiteren trifft die maximale Höchstarbeitszeit, Regelungen zu Ruhepausen, Ruhezeiten und Sonntags- oder Feiertagsruhe auf diese Arbeitnehmer:innen nicht zu.

Besondere Regelungen des Arbeitszeitgesetzes

Besonderer Schutz gilt schwangeren und stillenden Frauen als auch Jugendlichen. Was erstere angeht, so dürfen sie keine Überstunden machen. Sie dürfen außerdem nur acht Stunden pro Tag arbeiten. Unter Jugendlichen versteht man Personen zwischen 15 bis 17 Jahren. Diese dürfen ebenfalls keine Überstunden leisten und dürfen maximal auch nur acht Stunden arbeiten. Für Jugendliche gibt es außerdem eine besondere Pausenregelung. Bei einer Arbeitszeit zwischen 4,5 bis 6 Stunden müssen sie mindestens eine 30 minütige Pause machen, wohingegen sie bei mehr als 6 Stunden immer 60 Minuten lang Pause machen müssen. Näheres zu diesen Bestimmungen ist im Mutterschutzgesetz und Jugendarbeitsschutzgesetz einsehbar.

Kapitel 10: Arten von Schichtzuschlägen

Schichtzuschläge

Schichtzuschläge beschreiben das Entgelt, das zusätzlich zum Grundlohn gezahlt wird. Die Höhe der Schichtzuschläge hängt von vielen Faktoren, wie dem Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder der Betriebsvereinbarung und auch der Arbeit und dem Zeitraum, in dem die Arbeit ausgeführt werden soll, ab.

Schichtzuschläge sind nicht mit Schichtzulagen zu verwechseln. Diese stellen einen Ausgleich für die negativen Auswirkungen des Schichtbetriebs auf die Mitarbeiter:innen dar.

Arten von Zuschlägen

Grundsätzlich unterscheidet man zwischen 4 Arten von Zuschlägen, wobei die ersten 3 meist gruppiert werden und auch als SFN-Zuschläge bekannt sind.

Sonntagszuschläge
Feiertagszuschläge
Nachtzuschläge

und

Überstundenzuschläge

Da in bestimmten Branchen die Arbeit am Sonntag und/oder Feiertag unabdingbar ist, gibt es laut dem Arbeitszeitgesetz bestimmte Richtlinien, welche befolgt werden müssen. Betroffene Arbeitnehmer:innen müssen mindestens 15 Sonntage im Jahr frei haben. Außerdem müssen Arbeitgeber:innen ihren Nachtmitarbeitenden alle zwei Wochen einen Ersatzruhetag gewährleisten.

Falls ein/e Arbeitnehmer:in Arbeit an einem Sonntag, Feiertag oder in der Nacht verrichtet, so erhält er/sie Zuschläge, um einen Ausgleich zwischen ihm/ihr und Arbeitnehmern und Arbeitnehmerinnen, welche an diesen Tagen nicht gearbeitet haben, zu schaffen. Man unterscheidet zwischen Zuschlägen und Zulagen. Zulangen erhalten Arbeitnehmer:innen, die unter erschwerten Arbeitsbedingungen arbeiten mussten, wie zum Beispiel Nachtschwerarbeit.

TimeTrack – Zuschläge definieren

Bezahlung bei Überstunden

Überstundenzuschläge werden zusätzlich zum monatlichen Lohn als Prozentsatz des Stundenlohns gezahlt. bei Überstundenzuschlägen werden Arbeitnehmer:innen dafür belohnt, dass sie länger gearbeitet haben, als es im Vertrag ursprünglich vereinbart war.

Überstundengrundlohn

Überstunden werden entweder als Überstundengrundlohn und dem Überstundenzuschlag entlohnt. Der Überstundengrundlohn beschreibt den vereinbarten gezahlten Stundenlohn samt Zulagen, Zuschlägen, Prämien oder auch Schmutz-, Erschwernis- und Gefahrenzulagen.

Überstundenzuschläge

Je nach Land unterscheiden sich die Überstundenzuschläge. Wir listen Ihnen im Folgenden die Regelungen zu Deutschland, Schweiz und Österreich auf.

Überstundenzuschläge in Deutschland

Grundsätzlich besteht in Deutschland seitens der Arbeitnehmer:innen kein Anspruch auf einen Überstundenzuschlag. Falls Überstunden geleistet werden, werden diese entweder in Form von einem regulären Stundenlohn ausbezahlt oder man erhält einen Zeitausgleich. Tarifverträge können eine zwingende Auszahlung eines Zuschlags neben dem regulären Stundenlohn vorsehen. Auch aus dem Einzelarbeitvertrag und einer Betriebsvereinbarung kann sich für den/die Arbeitnehmer:in ein Anspruch auf einen Mehrarbeitszuschlag ergeben.

Überstundenzuschläge in der Schweiz

In der Schweiz erhalten Arbeitnehmer:innen einen Zuschlag auf Überstunden. Zusätzlich zum regulären Lohn ist dem/der Arbeitnehmer:in ein 25-prozentiger Zuschlag auszuzahlen. Diese Regelung ist nicht zwingend; in Ausnahmefällen kann auch ein Zeitausgleich vereinbart werden. Je nach Betrieb können unterschiedliche Vereinbarungen getroffen werden.

Überstundenzuschläge in Österreich

In Österreich erfolgt die Bezahlung von Überstunden auch in Form von Zuschlägen. Diese betragen mindestens 50% des Stundenlohns. Falls statt der Auszahlung ein Zeitausgleich ausgemacht wird, hat der/die Arbeitnehmer:in das Recht auf einen Zeitausgleich von 1,5 Stunden pro geleisteter Überstunde.

Zuschläge bei Nachtarbeit

Ebenso wie bei geleisteten Überstunden, bekommt man bei Arbeit in der Nacht gewisse Zuschläge. Je nach Vertrag und Branche versteht man unter Nachtarbeit unterschiedliche Anfangs- und Endzeiten. In den meisten Kollektivverträgen gilt Nachtarbeit als jene Arbeit, die zwischen 20:00 Uhr und 06:00 Uhr verrichtet wird. Sehen Sie dennoch sicherheitshalber Ihren Arbeitsvertrag ein, um etwaige Missverständnisse zu vermeiden. In Ihrem Vertrag muss außerdem ausgeschrieben sein, ob und wie hoch die Zuschläge für Nachtdienste sind.

Nachtzuschläge in Deutschland

In Deutschland versteht man unter Nachtarbeit jene Arbeit, die zwischen 23:00 Uhr und 06:00 Uhr morgens geleistet wird. Die Nachtarbeit muss dabei mindestens zwei Stunden dauern, außer im Tarifvertrag anders bestimmt. Nachtzuschläge bekommen jedoch nicht alle Nachtarbeiter:innen, sondern nur jene, welche regelmäßig Nachtschichten zugeteilt bekommen und diese an mindestens 48 Tagen im Jahr ausführen.

In Deutschland gibt es kein Gesetz, welches die Höhe des Nachtzuschlags fixiert oder es unbedingt voraussetzt. Das Gesetz gibt lediglich vor, dass die Nachtzuschläge und Zeitausgleiche „angemessen“ sein sollen. Falls der Tarif- oder Kollektivvertrag keinen Nachtzuschlag regelt, können Arbeitgeber:innen Nachtzuschläge selbst bestimmen.

Grundsätzlich beträgt ein Nachtzuschlag 25% bis 40% des Stundenlohns für Nachtarbeit, welche zwischen 00:00 Uhr und 04:00 Uhr verrichtet wurde. Diese Nachtzuschläge sind steuer- und sozialversicherungsfrei. Falls die Nachtarbeit die ganze Nacht durchgeführt wurde (man spricht auch von Dauernachtarbeit) betragen Nachtzuschläge meist 30% des Grundlohns.

Nachtzuschläge in der Schweiz

In der Schweiz ist Nachtarbeit nicht in allen Branchen üblich. Außerhalb der üblichen Branchen müssen sowohl Nachtarbeit als auch Arbeit an Sonntagen einzeln geprüft und bewilligt werden. In der Schweiz versteht man unter Nachtarbeit jene Arbeit, welche zwischen 23:00 Uhr und 06:00 Uhr stattfindet und mindestens eine Stunde dauert. Man unterscheidet hierbei zwischen gelegentlicher und wiederkehrender Nachtarbeit, da man in der Schweiz erst ab 25 Nachtschichten von Letzterem spricht. Falls bloß gelegentliche Nachtarbeit stattfindet, bekommen Nachtarbeiter:innen einen Zuschlag von 25%. Bei wiederkehrender Nachtarbeit gebührt ein Zuschlag von 10%. Zeitausgleiche müssen innerhalb von 365 Tagen stattfinden.

Nachtzuschläge in Österreich

Das österreichische Steuerrecht definiert nur jene Arbeitnehmer:innen als Nachtarbeiter:innen, welche zwischen 22:00 Uhr und 05:00 Uhr mindestens 3 Stunden arbeiten. Dies muss unbedingt regelmäßig und nicht nur einmalig erfolgen. Was das Arbeitsrecht angeht, spricht man von Nachtarbeit schon ab 20:00 Uhr. Die Höhe des Zuschlags wird in Kollektivverträgen geregelt, wobei in der Regel ein Nachtzuschlag von 100% vorgesehen ist. Steuerfrei sind bis zu EUR 360 pro Monat. Die Voraussetzung für die Auszahlung steuerfreier Zuschläge ist lückenlose Arbeitszeiterfassung.

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Zuschläge an Feiertagen

Während sich manche an Feiertagen ausruhen, müssen andere dennoch arbeiten. Je nach Land und Bundesland spricht man von anderen Feiertagen, weshalb es wichtig ist sich für die Feiertage in der entsprechenden Region zu informieren.

Feiertagszuschläge in Deutschland

In Deutschland ist Feiertagsarbeit nur in gewissen Branchen erlaubt, wie zum Beispiel Rettungsdienste oder Gastronomiebetriebe. Arbeitnehmer:innen haben keinen gesetzlichen Anspruch auf Feiertagszuschläge. Dieser muss in dem Tarifvertrag, Arbeitsvertrag oder der Betriebsvereinbarung geregelt sein. Arbeitgeber:innen bestimmten die Höhe des Zuschlags außer diese ist in dem Tarifvertrag bestimmt.

Feiertagszuschläge in der Schweiz

In der Schweiz versteht man unter Feiertagen sowohl Nationalfeiertage oder religiöse Feiertage. Man unterscheidet zwischen Feiertagen, welche mit dem Sonntag gleichgestellt und kantonalen Feiertagen gleichgestellt sind. Kantonale Feiertage werden auch kommunale Feiertage genannt. Im Gesetz sind Lohnzahlungen nur für den Bundesfeiertag definiert; Näheres zu anderen Feiertagen wird gesetzlich nicht erläutert, was nahelegt, dass Arbeitgeber:innen hierfür selbst Entscheidungen treffen sollen. Falls Arbeitnehmer:innen in der Schweiz an dem Bundesfeiertag arbeiten, sollen bei der Entlohnung die Richtlinien für Sonntagsarbeit befolgt werden.

Feiertagszuschläge in Österreich

Auch in Österreich gibt es keinen gesetzlich festgelegten Anspruch auf Zuschläge bei Feiertagsarbeit. Die Höhe des Zuschlags wird in einschlägigen Kollektivverträgen geregelt. Im Allgemeinen betragen Feiertagszuschläge 100%. Falls Arbeit an einem gesetzlichen Feiertag erfolgt, bekommt der Arbeitnehmer sowohl Feiertagsentgelt, Feiertagsarbeitsentgelt und manchmal sogar einen Feiertagszuschlag. Feiertagszuschläge sind frei von Steuern, falls sie nicht EUR 360 überschreiten. Ebenfalls wie bei Nachtzuschlägen müssen die Arbeitszeiten lückenlos erfasst werden.

Zuschläge an Sonntagen

Arbeit an Sonntagen wird zusätzlich zum Grundstundenlohn ausbezahlt, was ebenso wie bei Zuschlägen an Feiertagen und Nachtarbeit die Nachteile der Arbeitnehmer:innen ausgleichen soll. Wobei es bei Arbeit an Sonntagen normalerweise keine gesundheitlichen Nachteile wie bei Nachtarbeit gibt, soll hier die ansonsten mit Familie und Freunden verbracht Zeit ausgeglichen werden.

Je nach Land unterscheiden sich die gesetzlichen Maßnahmen zu Zuschlägen an Sonntagen. Wir haben für Sie die wichtigsten Informationen für sowohl Deutschland, die Schweiz und Österreich im Folgenden zusammengefasst:

Sonntagszuschläge in Deutschland

In Deutschland sind Zuschläge für Arbeit, welche an Sonntagen erfolgt, nicht gesetzlich vorgeschrieben. Arbeitnehmer:innen können dennoch selbstverständlich einen Anspruch darauf stellen, falls dies in dem Tarifvertrag oder sonstiger Betriebsvereinbarungen festgelegt wurde. Sonntagszuschläge betragen 50% des Grundlohns und sind steuerfrei und sozialbeitragsfrei, falls der Grundlohn maximal EUR 50 beträgt.

Sonntagszuschläge in der Schweiz

In der Schweiz werden genauso wie bei den Nachtzuschlägen Unterscheidungen getroffen. Bei Sonntagsarbeit unterscheidet man zwischen vorübergehender und dauernder Sonntagsarbeit. Vorübergehende Schichtarbeit wird geleistet, wenn Mitarbeiter:innen maximal 6 Sonntage im Jahr arbeiten. Wenn Sonntagsarbeit unter 5 Stunden dauert, erfolgt ein dementsprechend gleich langer Freizeitausgleich. Falls die Arbeit über 5 Stunden lang erfolgt, steht dem/der Mitarbeiter:in ein ganzer Ruhetag zu. Wenn Mitarbeiter:innen dauernd Sonntags arbeiten, haben sie keinen Anspruch auf einen Lohnzuschlag, sondern nur auf einen Freizeitausgleich.

Sonntagszuschläge in Österreich

Sollte Arbeit an einem Sonntag erfolgen, so stehen nähere Details in dem entsprechenden Kollektivvertrag. Normalerweise kriegen Arbeitnehmer:innen für Sonntagsarbeit einen 100% Zuschlag ausbezahlt. Diese sind steuerfrei, solange EUR 360 nicht überschritten werden.

Zuschläge mit TimeTrack berechnen

Über alle Mitarbeiter:innen und deren ausstehenden Zuschläge Übersicht zu behalten ist mit den falschen Tools wie Excel schwierig, unübersichtlich und zeitaufwendig. Mit der Zeiterfassungssoftware TimeTrack ist es alles andere als das. Als Admin kann man in den Einstellungen eine individuelle unternehmensspezifische Zuschlagsregel definieren. Die Lohnvorbereitung wird automatisch berechnet und kann in Form von Stundenzetteln und Zuschlagsberichten eingesehen, als auch als PDF, CSV oder Excel heruntergeladen und gedruckt werden.

In TimeTrack kann eine Vielzahl an Zuschlagsarten abgebildet werden:

Feiertagszuschläge
Sonntagszuschläge
Überstundenzuschläge
Nachtzuschläge
Zuschläge bei Zeiteinträgen mit bestimmten Hashtags

Falls einem/einer Mitarbeiter.in mehrere Zuschläge zustehen, kann man in TimeTrack einfach Gewichtungen für jede Zuschlagsregel festlegen. Diese Gewichtung bestimmt dann darüber, welcher Zuschlag priorisiert wird.

Fazit

Wenn Sie bis hierhin gelesen haben, küren wir Sie nun offiziell zu dem Dienstplan Profi! Sie verfügen nun nicht nur über theoretisches Wissen zum Dienstplan, sondern sind sich auch über alle Strategien zur Dienstplanung, Arten von Schichten und zum folgenden Gesetzen bewusst. Wir fassen Ihnen im Folgenden die wichtigsten Punkte kurz zusammen:

Ein Dienstplan ist ein Plan, welcher das Ziel verfolgt alle Arbeitskräfte nach ihren Qualifikationen und nach Bedarf zeitlich und räumlich einzuplanen. Die wichtigsten Bestandteile eines Dienstplans sind die Anfangs- und Endzeiten, der/die betroffene Mitarbeiter:in, der Einsatzort, das Einsatzdatum und die Tätigkeit. Bei fehlender Übersicht im Dienstplan, die beispielsweise durch die Nutzung eines falschen Tools leicht entstehen kann, kommt es schnell zu Fehlern in dem Dienstplan. Diese Mängel gefährden die Organisation der kommenden Schichten und somit auch das Unternehmen. Mit der Benutzung eines richtigen digitalen Dienstplans vermeiden Sie dieses Risiko und sparen sich viel Zeit.

Heutzutage unterscheidet man zwischen unterschiedlichen Arten von Schichtarbeit. Neben durchgehender Schichtarbeit sind auch Frühdienst, Spätdienst und Bereitschaftsdienst in den meisten Dienstplänen vertreten. Die Uhrzeiten, zu welchen Frühschichten und Nachtschichten stattfinden sind von Branche zu Branche abhängig, finden jedoch in der Regel jeweils von 06:00 Uhr bis 14:00 Uhr und von 23:00 Uhr bis 05:00 Uhr statt.

Je nach Unternehmen und dessen Zielsetzungen ist auch die Art von Schichtmodellen unterschiedlich. Wobei es in manchen Unternehmen vorteilhaft sein kann ein Zwei-Schicht-Modell zu verwenden, ist es in anderen gängiger ein 3-Schicht-Modell oder sogar Vier-Schicht-Modell zu verwenden. Während das Zwei-Schicht-Modell eine 16-stündige Arbeitszeit voraussetzt, ist bei 3-Schicht-Modellen ein Rund-um-die-Uhr Betrieb möglich.

Besonders bei Früh- und Nachtschichten, als auch kontinuierlichem Betrieb ist es für Arbeitgeber:innen wichtig auf die Auswirkuungen der Schichtarbeit auf die Gesundheit ihrer Mitarbeiter:innen zu achten. Dies bedeutet in der Praxis, dass ausreichend Ruhezeit zwischen den Schichten erfolgen muss, da ansonsten Ihre Mitarbeiter:innen an schwerwiegenden gesundheitlichen Folgen leiden müssen.

Das Arbeitszeitgesetz und andere gesetzliche Regelungen machen es sich zum Ziel auf die Folgen der Schichtarbeit auf die Gesundheit zu minimieren. In diesen Gesetzen sind etwaige zu befolgende Richtlinien vorgegeben, auf welche jede/r Dienstplaner:in achten muss.

Bei Schichtdienst ist vor allem das Thema Zuschläge sehr populär, da die meisten Arbeitnehmer:innen bei Schichtdienst an entweder Feiertagen und Sonntagen, oder aber in der Nacht arbeiten müssen. Die Gesellschaft ist selbst an diesen Tagen und auch in der Nacht von unterschiedlichsten Branchen abhängig. Als Ausgleich zu der Mühe der Arbeitnehmer:innen bekommen diese Zuschläge unter gewissen Voraussetzungen. Arbeitgeber:innen müssen Ihre Pflicht diesbezüglich ernst nehmen und sich genauestens informieren, wann welchem/welcher Mitarbeiter:in welcher Zuschlag gebührt. TimeTrack berechnet sämtliche Arten von Zuschlägen genau und zuverlässig, was Ihnen wiederum Zeit für Anderes schenkt.

Letzten Endes liegt es an Ihnen all diese Faktoren bei der Dienstplanung zu beachten. Warum sich aber nicht etwas Hilfe holen? Planen Sie noch heute Ihre Dienste mit TimeTrack und sparen Sie Zeit!

TimeTrack – Schichtarbeit