Zeitersparnis dank intelligenter Dienstplanung
Fehlerfreie Schichtplanung mithilfe von Ampelsystem
Flexibilität & Anpassbarkeit nach Ihren Bedürfnissen
Reduzierter Kommunikations- und Verwaltungsaufwand
Standortunabhängige Personalplanung mit Mobile App
Mit unserem Schichtplan können Sie einfach die unterschiedlichsten Arbeitsbereiche für Ihre Standorte erstellen und definieren. Durch zugewiesene Farbmarkierungen, verlieren Sie nie den Überblick und können so sorgfältig und strukturiert planen. Für jeden Arbeitsbereich können auch weitere Unterbereiche erstellt und so die Detailplanung verfeinert werden. Jeder Mitarbeiter wird seinem Arbeitsbereich zugewiesen, damit klar definiert ist, wer wo eingesetzt werden kann. Mitarbeiter können sogar mehreren Arbeitsbereichen zugewiesen werden und das auch auf mehreren Standorten.
Die Funktion „Skills“ ist ideal, wenn für verschiedene Arbeitsbereiche des Unternehmens ein besonderes Know-How benötigt wird. Wenn nur Mitarbeiter mit einer bestimmten Spezialisierung/Ausbildung den Task übernehmen können, kann diese Anforderung unter Skills anlegt und zu den entsprechenden Arbeitsbereichen hinzugefügt werden. So haben Sie bei der Planung immer im Blick, welcher Mitarbeiter über welche Fähigkeiten verfügt.
Diese Funktion dient dazu, dass jeder Mitarbeiter seine Verfügbarkeiten angeben kann. So können die Mitarbeiter direkt durch den Schichtplaner kommunizieren, wann sie einsatzbereit sind. Eine digitale Zeiterfassung ist hierbei entscheidend, da sie nicht nur zur Aufzeichnung von Arbeitszeiten dient, sondern auch für die Planung von Schichten und die Berücksichtigung von Abwesenheiten, wie Urlaub oder Krankheit, wichtig ist.
Verfügbarkeiten können ganz einfach per Click and Drag verkürzt oder verlängert werden. Zusätzlich können die Mitarbeiter Notizen für den Schichtplaner hinterlassen, um den Grund für die kürzere Verfügbarkeit beschreiben. Dies vereinfacht den Kommunikationsprozess zwischen dem Mitarbeiter und dem Schichtplanenden, da dieser durch einen Doppelklick auf den Zeitraum in der Kalenderansicht in die Notizen einsehen kann.
Weiter bietet die Funktion „Verfügbarkeit“ die Möglichkeit, sich für Schichten zu bewerben, Schichten zu tauschen oder Schichten abzunehmen, wenn diese Option durch die Benutzerrechte vorab frei geschalten wurde. Trotz der flexiblen Anwendung für die Mitarbeiter, behält der Schichtplanende die volle Kontrolle über die Schichteneinteilung.
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Der Kalender bietet mehrere Funktionen, die Sie bei der Anlegung der Schichten unterstützen.
Beim Schichtplan erstellen kann der Arbeitsbereich auswählt werden, für den Sie die Schicht planen wollen. Falls ein bestimmter Skill benötigt wird, wählen Sie diesen über den Drop-Down Button aus und geben Sie weiters die Anzahl der gewünschten Mitarbeiter an. Zusätzlich wird die Dauer, sowie der Tag der Schicht zusammen mit der Länge und dem Zeitpunkt der Pause festlegt.
Außerdem können Sie wählen, wann und wie oft („Intervall“) die Schicht wiederholt werden soll. Dies kann täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich erfolgen. Mit der Funktion “Endet” – kann ganz einfach ein Datum gesetzt werden, ab wann die Wiederholung nicht mehr übernommen wird. Einfach speichern und das System legt automatisch die zukünftigen Schichten an.
Mit TimeTrack Schichtplanungs-Software Sie sich jeden Tag denselben Schichtplan einzutragen!
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Erstellen Sie mit einem Klick einen übersichtlichen Dienstplan für alle Arbeitsbereiche in Ihrem Unternehmen.
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Damit Sie nicht den Überblick bei der Planung verlieren, stehen Ihnen mehrere Gruppierungen zur Verfügung, mit denen Sie die Schicht besser planen können. Sie können auf folgende Gruppen zugreifen: Mitarbeiter, Skills und Arbeitsbereiche.
Um die Benutzer sinnvoll einzuteilen, zeigt der Filter „Arbeitsbereich“ alle verfügbaren Benutzer und der Filter „Skills“ alle qualifizierten Mitarbeiter für diese Schicht an.
Das System hilft Ihnen auch einen Überblick zu behalten, wie viele Arbeitsstunden des Mitarbeiters diese Woche schon verplant sind. Wenn die Soll-Arbeitsstunden Ihrer Mitarbeitern überschritten werden, wird dieser Umstand Rot markiert. Sollte die Schicht nicht mit der Verfügbarkeit des Benutzers übereinstimmen, werden jene Tage in Gelb hervorgehoben.
Auch bei der Kalenderansicht können Filter gesetzt werden. So kann zum Beispiel separat oder gemeinsam nach Frühschichten und Spätschichten gefiltert und zugeteilt werden. So gestalten Sie die Planung übersichtlich und unkompliziert.
Mit TimeTrack schleichen sich nun keine Fehler mehr ein! Die Software erkennt einen Planungsirrtum und weist umgehend durch folgende Warnungen darauf hin: Arbeitsbereiche, Skills, reguläre Arbeitszeiten, Arbeitszeitmodell (bei geregelten Arbeitszeiten des Mitarbeiters), Feiertage oder Abwesenheiten (z.B.: Urlaub oder Krankenstand). So macht das System deutlich, dass der Mitarbeiter nicht zur Verfügung steht oder nicht qualifiziert ist, ohne die Planung zu behindern.
Sie können auch einstellen, welche Warnungen Ihnen anzeigt werden sollen.
In den Schichtplan kann unterschiedlich eingesehen werden. Ob Wochenansicht oder Ansicht für die nächsten 30 Tage – Sie entscheiden, welche Darstellung Sie beim Planungsprozess optimal unterstützt. Außerdem können Sie auch auf die Ressourcenansicht wechseln. Hier werden die Schichten angezeigt, denen der ausgewählte Mitarbeiter zugeordnet ist.
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Um den Schichtplan erneut zu verwenden, hilft Ihnen die Funktion „die Schichtpläne kopieren“. So können Sie einfach die Schichten der vorigen Woche für die folgenden Wochen anwenden. Die automatische Erstellung und Anpassung von Schichtplänen erleichtert besonders in dynamischen Arbeitsumgebungen die Planung. Sie können die Schichten und Belegungen oder nur die Schichten ohne Belegungen kopieren.
Der Schichtplan kann auch einfach exportiert werden. Wählen Sie die gewünschte Ansicht des Exportes (Liste, Kalender, Ressource) durch nur einen Klick auf den Download Button der zu exportierenden Schicht aus. Sie können Filter setzen, um bestimmte Arbeitsbereiche bzw. Tags näher anzuschauen.
Um die Mitarbeiter rechtzeitig über ihre Schichten zu benachrichtigen, können Sie diese an alle zugewiesenen Mitarbeiter eine E-Mail an ihre E-Mail Adresse schicken. Sollte eine spezielle Schicht im Nachhinein bearbeitet werden müssen, können auch nur die betroffenen Benutzer mit einer separaten E-Mail benachrichtigt werden.
Kann ein Mitarbeiter mehreren Abteilungen zugeteilt werden?
Ja, es ist möglich einen Mitarbeiter mehreren Abteilungen bzw. Standorten zuteilen. Sie finden diese Option unter “Arbeitsbereiche” in Modul Planung.
Können mehrere Personen die Schichtplanung übernehmen?
Ja! Schichten können von mehreren Personen erstellt und geplant werden, sofern sie die Berechtigung dazu haben.
In welchem Abo Modell ist Schichtplan inkludiert?
Der Schichtplan wird im Premium-Abo Modell angeboten. Hier können Sie sehen, welche weiteren Funktionen in diesem Abo Modell enthalten sind https://www.timetrackapp.com/preise/.
Wie bekommt der Mitarbeiter einen Schichtplan?
In unserem System bieten wir dafür mehrere Möglichkeiten an. Die Mitarbeiter können ihre Schichten entweder über die mobile App oder die Web-App selbst einsehen.
Wenn der Schichtplaner die Mitarbeiter selbst informieren will, genügt es, den jeweiligen Schichtplan zu exportieren und per E-Mail zu versenden. Das System bietet auch die Möglichkeit, auf „Benutzer benachrichtigen“ zu klicken, wodurch der Schichtplan automatisch an den Mitarbeiter gesendet wird.
Gibt es eine automatische Planung?
Aktuell arbeiten wir gemeinsam mit der Technischen Universität in Wien an einem Algorithmus, der die automatisch Schichtbelegung und automatische Schichtplanerstellung ermöglichen wird. Diese Funktion wird bald zur Verfügung stehen.
Was ist der Unterschied zwischen Schichtplan und Dienstplan?
Ein Schichtplan ist ein Teil des Dienstplans. Der Schichtplan legt fest, welche Mitarbeiter zu welchen Zeiten arbeiten, während der Dienstplan auch andere Aspekte wie Urlaubszeiten, Schulungen und Besprechungen umfassen kann.
Was ist der Unterschied zwischen Schichtplan und Arbeitsplan?
Obwohl die Begriffe Arbeitsplan und Schichtplan oft synonym verwendet werden, gibt es wesentliche Unterschiede. Ein Arbeitsplan bezieht sich in der Regel auf die Planung der Produktion und die Einteilung der Arbeitsschritte in der Fertigung oder im Handwerk. Er dient nicht der Einteilung der Arbeitszeiten der Mitarbeiter. Ein Schichtplan hingegen ist speziell darauf ausgelegt, die Arbeitszeiten der Mitarbeiter zu organisieren und sicherzustellen, dass alle notwendigen Aufgaben innerhalb der Betriebszeiten abgedeckt sind.
Was ist ein Schichtplan?
Ein Schichtplan ist ein unverzichtbares Werkzeug der Personaleinsatzplanung, das die Arbeitszeiten der Mitarbeiter in einem Unternehmen regelt. Er legt fest, wann und an welchem Ort die Mitarbeiter ihre Aufgaben im Betrieb erfüllen sollen. Ein gut strukturierter Schichtplan ist entscheidend, um die Arbeitsleistung effizient zu verteilen und die Betriebszeiten zu maximieren. Durch eine klare Einteilung der Schichten können Unternehmen sicherstellen, dass immer genügend Personal zur Verfügung steht, um den reibungslosen Ablauf der Geschäftsprozesse zu gewährleisten.
Wie funktioniert ein Schichtplan?
Ein Schichtplan funktioniert, indem Arbeitszeiten in Schichten eingeteilt werden, die von verschiedenen Mitarbeitern abgedeckt werden. Jede Schicht hat einen bestimmten Beginn- und Endzeitpunkt sowie bestimmte Aufgaben oder Verantwortlichkeiten, die während dieser Zeit erledigt werden müssen. Der Schichtplan wird so gestaltet, dass die Arbeitsbelastung gleichmäßig auf die Mitarbeiter verteilt wird und die betrieblichen Anforderungen erfüllt werden.
Wer erstellt Schichtplan?
In den meisten Unternehmen obliegt es dem Arbeitgeber, die Dienstpläne zu erstellen. Denn rechtlich gesehen hat er die Befugnis, festzulegen, wann seine Mitarbeiter ihre Arbeit leisten sollen.
Was gibt es für 4 Schichtmodelle?
Die vier gängigsten Schichtmodelle sind:
Was ist das gesündeste Schichtsystem?
Das gesündeste Schichtsystem ermöglicht regelmäßige Wechsel zwischen den Schichten, ausreichend Ruhezeiten und berücksichtigt individuelle Schlafbedürfnisse. Es gibt kein universelles „gesündestes“ Schichtsystem, da dies von verschiedenen Faktoren wie individuellen Präferenzen, Arbeitsanforderungen und Gesundheitsfaktoren abhängt.
Welche Nachteile hat Schichtarbeit?
Wie funktioniert das 21 Schichtsystem?
Das 21-Schichtsystem ist eine Schichtarbeit, bei der die Mitarbeiter in drei aufeinanderfolgenden Wochen arbeiten und dann eine Woche frei haben. In jeder Woche arbeiten die Mitarbeiter sieben Schichten, normalerweise in einem Rotationsmuster von Früh-, Spät- und Nachtschichten. Dieses System ermöglicht längere Ruhephasen zwischen den Arbeitsschichten und eine bessere Work-Life-Balance.
Wie hilft ein Schichtplan bei der Personalplanung?
Ein gut durchdachter Schichtplan ist ein wertvolles Instrument für die Personalplanung. Er ermöglicht die effiziente Koordination der Dienstpläne von Mitarbeitern in Vollzeit, Teilzeit und auf Minijob-Basis. Durch die präzise Einteilung der Schichten wird sichergestellt, dass immer genügend Mitarbeiter im Einsatz sind, um einen reibungslosen Betriebsablauf zu gewährleisten. Ein Schichtplan hilft auch dabei, personelle Engpässe zu vermeiden und die Verfügbarkeit von Ersatzpersonal bei Abwesenheiten zu koordinieren. Mit einem Online-Schichtplan können Unternehmen ihre Personalplanung noch effizienter gestalten und die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter optimal einteilen.
