Urlaubsanträge mit einem Klick genehmigen
Resturlaub automatisch berechnen
Zusatzurlaub & Kontingente automatisch
Teamkalender mit Besetzungsregeln
Mobil per App beantragen
Die Urlaubsverwaltung von TimeTrack ersetzt Excel-Listen und E-Mail-Anträge durch einen digitalen Prozess: Mitarbeitende beantragen Urlaub per App oder Web, Vorgesetzte genehmigen mit einem Klick, und Resturlaub, Zusatzurlaub sowie Kontingente werden automatisch berechnet. Vertretungsregeln, Krankheit im Urlaub und der Export an DATEV oder Personio laufen im selben System. Sie eignet sich für Unternehmen im DACH-Raum mit 50 bis 2.000 Mitarbeitenden, die unterschiedliche Urlaubsmodelle, Teilzeit oder Schichtarbeit sauber abbilden müssen.
Vorteile
Urlaubsanträge per Klick
Beantragen, genehmigen oder ablehnen – per Web oder App, mit Vertretungsregeln je Rolle, Abteilung und Abwesenheitsart.
Automatische Saldoberechnung
Resturlaub und Übertrag automatisch berechnen – in Tagen oder Stunden, auf halbe Tage gerundet.
Flexible Urlaubsmodelle
Jährliche oder monatliche Gutschrift, tagesgenaue Aliquotierung und automatische Probezeit-Regelung.
Gesetzeskonforme Abwesenheitsarten
Urlaub, Krankenstand, Zeitausgleich – Krankheit im Urlaub wird automatisch gutgeschrieben, Feiertage nach Standort.
Kontingente & Zusatzurlaub
Obergrenzen pro Abwesenheitsart sowie Zusatzurlaub nach Alter, Dienstjahren oder Schwerbehinderung – automatisch.
Teamkalender & Lohn-Export
Alle Abwesenheiten auf einen Blick – mit Besetzungsregeln, Outlook-Abo und Export an DATEV oder Personio.
Mitarbeitende beantragen Urlaub, Krankenstand oder Zeitausgleich direkt per Web-App oder Smartphone, ohne E-Mail-Ketten oder Papierkram. Berechtigte Personen erhalten eine automatische Benachrichtigung und genehmigen oder lehnen den Antrag mit einem Klick ab. Wer genehmigt, ergibt sich automatisch aus der Hierarchie: direkte Vorgesetzte, Abteilungsleiter oder mehrere Verantwortliche pro Team oder Standort. Abwesenheitsarten wie Homeoffice lassen sich so einstellen, dass sie ohne Freigabe genehmigt sind.
Mitarbeitende beantragen Urlaub, Krankenstand oder Zeitausgleich direkt per Web-App oder Smartphone, ohne E-Mail-Ketten oder Papierkram. Berechtigte Personen erhalten eine automatische Benachrichtigung und genehmigen oder lehnen den Antrag mit einem Klick ab. Wer genehmigt, ergibt sich automatisch aus der Hierarchie: direkte Vorgesetzte, Abteilungsleiter oder mehrere Verantwortliche pro Team oder Standort. Abwesenheitsarten wie Homeoffice lassen sich so einstellen, dass sie ohne Freigabe genehmigt sind.
Nicht jedes Unternehmen hat dieselben Urlaubsregeln, TimeTrack bildet individuelle Urlaubsmodelle flexibel ab. Ob jährliche Gesamtgutschrift oder monatlich anwachsender Anspruch, tagesgenaue Aliquotierung bei Eintritten oder automatische Probezeit-Regelungen: alles wird einmalig konfiguriert und läuft danach vollautomatisch. Der Urlaubsanspruch lässt sich dabei in Tagen oder in Stunden führen, Bruchteile rundet TimeTrack automatisch auf halbe oder ganze Tage. Das spart HR-Teams mehrere Stunden manuelle Nachberechnung pro Monat.
Wie viel Urlaub jemandem zusteht, hängt selten nur von einer Zahl im Arbeitsvertrag ab. In TimeTrack legen Sie für jede Abwesenheitsart ein eigenes Kontingent fest und steuern es über Regeln, zum Beispiel maximal zwei Homeoffice-Tage pro Monat oder drei Tage Sonderurlaub pro Jahr. Kontingente gelten wahlweise pro Jahr, Quartal oder Monat und lassen sich gezielt einzelnen Mitarbeitergruppen zuweisen. Beim Urlaubsantrag sehen Mitarbeitende sofort, wie viele Tage noch verbleiben.
Viele Unternehmen gewähren zusätzlich zum regulären Urlaubsanspruch weitere Urlaubstage, etwa für jüngere oder ältere Mitarbeitende, nach Betriebszugehörigkeit oder freiwillig. TimeTrack berechnet diese Ansprüche automatisch aus den hinterlegten Merkmalen wie Geburtsdatum oder Eintrittsdatum. Jede Art von Zusatzurlaub wird getrennt vom gesetzlichen Anspruch im Urlaubskontingent geführt.
Neben Urlaub verwalten Sie in TimeTrack alle weiteren Abwesenheiten im selben System, von Krankenstand über Zeitausgleich bis Homeoffice. Wird jemand im Urlaub krank, passt TimeTrack den Urlaub automatisch an und zieht die Krankheitstage nicht vom Anspruch ab. Feiertage gelten je Bundesland und Standort, auch halbe Feiertage wie der 24. und 31. Dezember.
Im Urlaubskalender sehen Teamleiter und HR alle Abwesenheiten auf einen Blick, gruppiert nach Abteilung. Über Besetzungsregeln legen Sie fest, wie viele Mitarbeitende einer Abteilung gleichzeitig abwesend sein dürfen. Wird die Grenze erreicht, zeigt der Kalender direkt eine Warnung an.
Über 50 Benutzerrechte steuern, wer welche Abwesenheiten sieht, beantragt oder bearbeitet. Rechte vergeben Sie über Vorlagen pro Rolle; ändert sich die Vorlage, gilt das für alle zugeordneten Mitarbeitenden.
rlaub, Krankheit und Resturlaub fließen ohne Abtippen in die Lohnabrechnung. TimeTrack exportiert Abwesenheiten direkt im DATEV– oder BMD-Format und synchronisiert Mitarbeitende, Teams und Vorgesetzte mit Personio. Über die offene API lassen sich weitere HR- und ERP-Systeme anbinden.
Was ist eine Urlaubsverwaltung Software?
Eine Urlaubsverwaltung Software digitalisiert den Weg vom Urlaubsantrag bis zur Lohnabrechnung. Mitarbeitende beantragen Urlaub per App, Vorgesetzte genehmigen mit einem Klick, und Resturlaub, Übertrag und Zusatzurlaub werden automatisch berechnet. TimeTrack ersetzt damit Excel-Listen und E-Mail-Anträge.
Wie berechnet TimeTrack den Resturlaub?
TimeTrack berechnet den Resturlaub laufend aus Anspruch, genehmigten und geplanten Tagen. Bei Eintritt oder Austritt unterm Jahr wird der Anspruch tagesgenau oder pro Monat aliquotiert und auf halbe oder ganze Tage gerundet. Der Übertrag ins Folgejahr folgt den hinterlegten Übertragsregeln.
Kann ich festlegen, dass bei Urlaub eine Vertretung angegeben werden muss?
Ja. Sie definieren Vertretungsregeln für alle Mitarbeitenden, einzelne Rollen oder Abteilungen und je Abwesenheitsart. Pro Regel legen Sie fest, ob die Vertretung den Antrag bestätigen muss oder nur informiert wird. Mehrere Regeln können parallel gelten.
Was passiert, wenn Mitarbeitende im Urlaub krank werden?
Überschneidet sich eine Krankmeldung mit einem genehmigten Urlaub, passt TimeTrack den Urlaub automatisch an. Die betroffenen Tage werden nicht vom Urlaubsanspruch abgezogen und müssen nicht neu beantragt werden.
Kann TimeTrack Zusatzurlaub automatisch vergeben?
Ja. Zusatzurlaub nach Alter, Betriebszugehörigkeit oder Schwerbehinderung wird über Anspruchsregeln aus den Stammdaten berechnet. Freiwilliger Zusatzurlaub wird getrennt vom gesetzlichen Anspruch geführt.
Lässt sich die Urlaubsverwaltung mit DATEV oder Personio verbinden?
Ja. Abwesenheiten werden im DATEV-Format exportiert, und Mitarbeitende, Teams und Vorgesetzte werden mit Personio synchronisiert. Weitere Systeme binden Sie über die offene API oder Excel- und CSV-Exporte an.
