Um einen guten Überblick über die Abwesenheiten aller Mitarbeiter zu behalten, sollten Sie einen gut strukturierten Abwesenheitskalender zur Hand haben. Hier können hier eine kostenlose Vorlage für Excel oder als PDF herunterladen.
Sehen Sie in einem kurzen Video, wie Sie die Abwesenheiten Ihrer Mitarbeiter digital und transparent verwalten können.
Wie funktioniert sie?
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Mit dem Abwesenheitskalender können die Abwesenheiten mehrerer Mitarbeiter ganz einfach verwaltet werden. Zuerst müssen die Namen aller Mitarbeiter eingetragen werden, sowie ihr Urlaubskontingent (nicht verbrauchte Urlaubstage aus dem Vorjahr + nicht verbrauchte Urlaubstage aus dem aktuellen Jahr). Danach kann gleich mit der Abwesenheitsverwaltung begonnen werden. Sie tragen Urlaubstage einfach mit unseren vorgegeben Kürzeln ein. Zudem können Sie auch Feiertage definieren. Bei jedem neuen Eintrag, berechnet der Excel Kalender den Resturlaub. So behalten Sie und Ihre Kollegen nicht nur einen Überblick über alle bevorstehenden Abwesenheiten, sondern Sie können auch jederzeit nachschauen, wie viele Urlaubstage Sie dieses Jahr noch übrig haben – so einfach kann Abwesenheitsverwaltung sein.
Das Besondere am Abwesenheitskalender von TimeTrack ist die Differenzierung zwischen regulären und nicht regulären Urlaubstagen. Wenn Mitarbeiter eine neue Abwesenheit eintragen, wählen Sie zwischen unseren vorgegebenen Kürzeln: “U” steht für Urlaub, “K” für Krankenstand, “ZA” für Zeitausgleich und “S” für sonstiger Grund. Je nachdem welchen Abwesenheitsgrund Mitarbeiter angegeben, wird der eingetragene Urlaub vom Resturlaub abgezogen oder nicht. Nur beim Abwesenheitsgrund “U” (Urlaub) werden Tage vom Resturlaub abgezogen. Bei allen anderen Gründen vermerkt der Kalender zwar die Abwesenheit, zieht aber keine Tage vom Urlaubskontingent ab.
Mitarbeiter, die in Teams arbeiten, wissen wie schnell man den Überblick über die Anwesenheiten seiner Kollegen verliert. Um sich Zeit zu sparen, sollte man die Abwesenheiten seines Teams am besten in einem übersichtlichen Kalender verwalten. Auf Dauer kann das manuelle Eintragen aller Abwesenheiten mühsam werden, insbesondere wenn man in einem größeren Unternehmen ist. Wenn Sie die Abwesenheitsverwaltung automatisieren möchten, wird es Zeit sich von der Excel-Tabelle zu verabschieden und auf eine Zeiterfassungssoftware umzusteigen. Mehr erfahren Sie hier.
Wenn Sie Ihre Abwesenheiten noch besser überblicken möchten, bietet sich eine Zeiterfassungssoftware als eine gute Alternative zu den Excel und PDF Vorlagen an. Ein Zeiterfassungssystem spart Ihnen Zeit beim Eintragen von Abwesenheiten und Sie können direkt im System Abwesenheiten genehmigen bzw. ablehnen. Alle genehmigten Abwesenheiten werden im Abwesenheitskalender gespeichert, damit Mitarbeiter den Überblick behalten können. Zudem gibt es ein Urlaubskonto, damit Mitarbeiter immer nachschauen können, wie viele freie Tage sie bis dato offen haben.
Obwohl die Abwesenheitskalender Vorlage viele Vorteile mit sich bringt, kann das Ausfüllen langfristig mühsam sein. Genau hier hilft TimeTrack: Mit nur ein paar Klicks können Mitarbeiter ganz einfach ihre Abwesenheiten erstellen und beantragen. Sobald die Abwesenheit genehmigt wurde, wird diese automatisch in den Abwesenheitskalender aufgenommen. Danach können Kollegen ganz einfach darauf zugreifen, um Projekte und Aufgaben effizient zu planen.
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